Mayor eficiencia, productividad, ahorro y rapidez son algunos de los valiosos atributos que el uso de tecnología entrega a las empresas. En ese sentido, un software de gestión y un programa contable son dos destacados ejemplos de herramientas tecnológicas claves para potenciar la eficiencia en las operaciones.
La utilización de programas informáticos es cada vez más común entre las empresas. De hecho, durante el 2021, el mercado de software y servicios empresariales a nivel global se valorizó en US$ 429.590 millones, y se espera que presente una tasa de crecimiento anual compuesta (CAGR) del 11,7 % entre 2022 y 2030.
Opciones hay para todos los gustos y necesidades. Por ejemplo, en lo que a modalidad respecta, puedes optar por sistemas cloud (más asequibles y útiles, ya que favorecen la conectividad) o locales. Sin embargo, en cuanto a funcionalidades, es necesario considerar los procesos que quieres abordar.
En ese sentido, hay dos plataformas que son de las más usadas por las empresas: sistemas de gestión y contables. Veamos en qué se diferencian.
Se trata de un programa que integra diversas funciones y herramientas para el desarrollo eficiente de las tareas administrativas, como inventarios, flujos de trabajo, gestión de desempeño, etc.
Debemos tener en cuenta que un programa de gestión no es lo mismo que un ERP (Enterprise Resource Planning), una precisión que vale la pena hacer porque tienden a confundirse.
Su principal diferencia radica en que el ERP abarca diversas áreas y las aborda de manera integral; mientras que el software de gestión permite optimizar ciertas labores, de manera aislada y sin la posibilidad de centralizar la información proveniente de otras plataformas.
Se trata de un sistema que permite almacenar la información financiera y contable de una organización, simplificando el registro de compras y ventas, gastos, remuneraciones, etc.
De igual forma, tiene la capacidad de generar informes contables como, por ejemplo, balance general, estados de resultados, estado de flujo de efectivo o estado de patrimonio, facilitando las tareas de análisis y evaluación de los contadores.
De este modo, a continuación, se mencionan las diferencias principales entre estos dos tipos de software:
En primer lugar, un programa de gestión se encarga de tareas del área administrativa de una empresa, vinculadas, por ejemplo, al registro de clientes, coordinación y seguridad; mientras que un software contable se enfoca en actividades relacionadas con el registro de transacciones, como cuentas por pagar o por cobrar, ingresos, gastos y pedidos.
Un programa de gestión se utiliza con el fin de asegurar que el funcionamiento diario de la empresa sea el adecuado, respondiendo oportunamente a las necesidades o contratiempos que se pudiesen presentar.
A su vez, un software contable busca facilitar la organización y análisis de la documentación contable de una organización como, por ejemplo, facturas, nóminas e impuestos, permitiendo mayor eficiencia y productividad.
La información que se almacena y controla en un software de gestión resulta más valiosa para cargos de dirección general y equipo administrativo, para que evalúen el desempeño operacional de la empresa.
Por otro lado, los registros y reportes de un programa contable son utilizados -principalmente- por contadores, para ordenar y procesar los datos vinculados a transacciones y obligaciones fiscales.
Habiendo aclarado las principales diferencias entre ambas plataformas, vale la pena mencionar que los ERP más completos del mercado integran módulos de gestión, contabilidad, órdenes de trabajo y muchas otras funcionalidades. Todo, para simplificar el manejo de las empresas y contar con información centralizada para optimizar la toma de decisiones.