El control de mermas es uno de los temas que más se posterga en un comercio y uno de los que más ganancia se lleva sin que nadie lo note. Productos que se vencen, se dañan, se pierden en la bodega o desaparecen sin registro reducen el margen todos los meses, y como no aparecen en una línea clara del estado de resultados, suelen confundirse con costos normales del negocio. Medirlas es el primer paso para reducirlas.
Esta guía explica qué tipos de merma existen, cómo implementar el control de mermas en cuatro pasos y qué hacer con los resultados.
La merma es la diferencia entre el inventario que debería existir según tus registros y el que realmente tienes. Puede ser conocida, cuando sabes por qué ocurrió (un producto vencido, un envase roto, una degustación), o desconocida, cuando no hay una explicación registrada: errores de ingreso, entregas incompletas de proveedores, robos o descuadres administrativos.
El problema es que cada unidad perdida se paga dos veces: primero cuando la compraste y luego cuando dejas de vender algo que ya habías financiado. Si tu margen es de 30%, perder $1.000.000 en mercadería exige vender unos $3.300.000 adicionales solo para recuperar esa ganancia.
Parte por acordar qué se considerará merma y en qué categorías: vencimiento, deterioro o daño, manipulación, hurto, errores administrativos y diferencias con proveedores. Asignar un código a cada causa permite después comparar períodos, productos y sucursales.
Cada vez que un producto sale del inventario sin venderse, registra la fecha, el producto, la cantidad, su valor, la causa y quién lo informó. La regla de oro es no ajustar nunca el inventario sin dejar constancia: un ajuste sin explicación es justamente lo que impide aprender de las pérdidas.
Divide el valor de las mermas del período por tus ventas (o por tus compras) y multiplícalo por 100. Calcúlalo por producto, por bodega y por sucursal, porque el promedio general suele esconder los puntos donde el problema es más grave.
Ordena las causas de mayor a menor valor y empieza por las dos o tres más importantes. Si predominan los vencimientos, revisa la rotación y aplica el criterio de que lo primero que vence sea lo primero en salir. Si son daños, mejora el almacenamiento y la manipulación. Si son diferencias con proveedores, refuerza el control en la recepción.
Ejemplo ilustrativo: un comercio vende $50.000.000 en el mes y registra mermas por $1.000.000, es decir, un índice de 2%. Al clasificarlas, descubre que $600.000 corresponden a vencimientos, $250.000 a daños y $150.000 a diferencias sin explicación. Con eso sabe que el 60% de la pérdida se concentra en productos que se vencen, y puede enfocar allí sus primeras acciones.
El primer error es medir solo en unidades: diez cajas de un producto barato no pesan lo mismo que diez de uno caro, por lo que conviene valorizar siempre las pérdidas. El segundo es no separar la merma conocida de la desconocida: la primera se corrige con procesos, la segunda requiere investigación y controles adicionales.
También es común que las bajas se hagan al final del mes o del año, cuando ya nadie recuerda qué ocurrió. Registrar en el momento mejora la calidad de la información y permite actuar a tiempo. Finalmente, consulta con tu contador cómo respaldar tributariamente las bajas de inventario, ya que requieren documentación adecuada.
Un buen control se nota en tres señales: el índice de merma baja mes a mes, el porcentaje de mermas sin explicación disminuye y el inventario físico coincide cada vez más con el del sistema. Si alguna de esas señales no mejora, revisa en qué paso del proceso se está perdiendo la información.
Haz una revisión mensual de 30 minutos con bodega, tienda y administración. Mira las tres causas principales, compara con el mes anterior y define una acción concreta para cada una. Cuando el análisis se convierte en rutina, las mermas dejan de ser una sorpresa de fin de año y pasan a ser una cifra que el equipo puede mover.
Controlar las mermas requiere comparar lo que compraste, lo que vendiste y lo que debería quedar. Por eso, conoce el ERP para comercio y retail de Defontana y revisa cómo reúne la información de tu negocio:
Es la pérdida de inventario por causas como vencimiento, deterioro, hurto o errores administrativos. Se mide como la diferencia entre el inventario registrado y el existente, valorizada al costo.
Se divide el valor de las mermas del período por las ventas (o por las compras) del mismo período y se multiplica por 100. Lo importante es usar siempre el mismo criterio para poder comparar en el tiempo.
Depende del rubro: un comercio de productos perecibles tendrá mermas mayores que uno de artículos no perecibles. Más que buscar un número universal, conviene fijar una meta propia y ver si el índice baja mes a mes.
Aplica la rotación de lo que vence primero, ajusta tus compras a la demanda real, define un stock máximo para los productos perecibles y programa promociones antes de que lleguen a su fecha límite.
Descarga el checklist de control de mermas y revisa con tu equipo qué prácticas ya tienes y cuáles faltan para medir y reducir tus pérdidas.