Independientemente del tamaño de la empresa o rubro, contar con una buena gestión documental es imprescindible porque a diario se manejan documentos y flujos de información críticos para las labores cotidianas, como facturas, contratos, órdenes de compra, autorizaciones, recibos de pago de nómina, etc.
En líneas generales, se trata administrar el ciclo de vida de los flujos de documentos recibidos y creados en una empresa, facilitar el acceso a datos y archivos específicos considerando su resguardo e integridad.
En ese sentido, la gestión documental incluye diferentes funciones específicas de altísimo valor:
Cabe señalar que la gestión documental es transversal a toda la empresa, abarcando varías áreas y procesos, por lo que lo ideal es contar con un sistema que permita una gestión integral, centralizando la data para una optimización de los flujos de trabajo.
Las posibilidades antes descritas permiten identificar cuál es el objetivo de la gestión documental: mejorar el acceso, integridad y seguridad de la información.
Cuando es implementada de forma correcta, favorece la inmediatez y agilidad en los procesos donde la documentación es clave, como la toma de decisiones o la administración de contratos en el área de recursos humanos.
Adicionalmente, al gestionar de forma correcta la documentación se ahorran recursos y se incrementa la productividad. Consideremos, por ejemplo, que cifras recopiladas por Finances Online señalan que:
Por fortuna, el desarrollo tecnológico de los últimos años ha sido significativo y hoy las organizaciones pueden integrar un sistema de gestión documental online, una solución especialmente desarrollada para administrar eficientemente los documentos a lo largo de todo su ciclo de vida.
Al contar con un sistema de gestión documental obtenemos beneficios importantes, como fortalecimiento de la seguridad de la información, automatización de procesos, centralización de la documentación y accesibilidad 24/7. Eso, sin olvidarnos de la reducción de los errores humanos.
Una vez claro qué es gestión documental, cuáles son sus funciones y la importancia de implementarlo correctamente mediante un software especializado, surge la pregunta: ¿cuál es el sistema indicado?
En Defontana, conscientes sobre cuál es el objetivo de la gestión documental, hemos desarrollado un software especializado en la materia que permite crear documentos de manera masiva y parametrizada, guardarlos, jerarquizarlos y ordenarlos de forma simple.
La plataforma también integra la Firma Digital Simple y/o Avanzada, para facilitar la gestión de instrumentos de carácter público y/o privado. Además, se puede integrar a nuestro ERP, potenciando la escalabilidad de las organizaciones.
Con Defontana, hoy las empresas pueden digitalizar sus procesos de manera simple y escalable, algo de suma importancia para potenciar la competitividad y lograr un posicionamiento efectivo en el mercado.