Se denomina Software Contable al programa informático encargado de procesar y registrar la contabilidad de una empresa o actividad productiva que cuente con diversos módulos funcionales, como cuentas por pagar, cuentas por cobrar, caja y bancos, siempre basado en los principios y normas de contabilidad que regulan la actividad. 

Es cierto que no existe como tal una normativa mexicana que exija su implementación, sin embargo, cada día son más los usuarios que adoptan esta herramienta en sus negocios.

Objetivos de un Software Contable

Los principales objetivos de este tipo de sistema son el simplificar y racionalizar los procesos contables, para ahorrar tiempo y recursos en su ejecución, mientras disminuye errores asociados al tratamiento manual de la contabilidad: redundancia de datos, cálculos mal realizados, etc. 

De esa manera, el contador es mucho más productivo y puede dedicar parte de su tiempo a labores de alto impacto, como el análisis de la información y la asesoría en el campo contable, tributario y financiero. 

Sujeto a ello, también está entre los objetivos del software contable mantener la contabilidad actualizada y disponible en todo momento (con reportes que se generan automáticamente), para optimizar al máximo la toma de decisiones financieras y cumplir oportunamente con los requerimientos de entes regulatorios, entidades bancarias, accionistas y autoridades fiscales. 

Funciones de un software contable

Las funcionalidades de un sistema contable pueden variar de un producto a otro, pero en términos generales, una solución tecnológica de calidad debería permitirnos realizar las siguientes operaciones: 

• Registrar, sistematizar y almacenar de forma segura todas las operaciones de la empresa. 
• La sistematización de la contabilidad debe hacerse en planes de cuentas predefinidos y/o en los que el usuario estime convenientes crear. 
• Generar reportes contables automáticamente, como libros contables, balance de 8 columnas, estados de resultados, etc. 
• Integrar la contabilidad con el sistema facturación electrónica. Esto es muy importante en Perú, ya que estamos en pleno auge de la implementación de la factura digital y ya más de 300.000 contribuyentes la han adoptado.
• Cargar masivamente datos de compras, ventas o comprobantes.
• Realizar cálculos automáticos. 
• Asociar planes de cuentas balances y estados de resultados a la normativa IFRS.
• Reutilizar y capturar información de transacciones anteriores, sin necesidad de registrarla nuevamente. 
• Personalizar diferentes niveles de usuario.

Es importante que, además de las funciones de un software contable que ya vimos, el sistema sea fácil de usar, escalable y flexible (que se adapte al plan contable de la empresa). 

Por otra parte, una de las recomendaciones es adquirir una solución que opere en la nube, para garantizar el acceso remoto a la información. 

En dado caso, a la hora de contratarlo tenemos que verificar la reputación y trayectoria del proveedor. No olvidemos que la data contable es de incalculable valor y, por lo tanto, debemos gestionarla en un sistema que nos ofrezca todas las garantías.