Una buena gestión del inventario es importante para satisfacer las demandas de nuestros clientes, generar ingresos y evitar pérdidas. Un estudio realizado en el sector textil del Perú el 2020 indica que un 65% de las empresas no contaba con un adecuado control en inventario de merma

¿Cómo es el proceso de inventario?

Primero analizaremos las distintas partes que componen el proceso. Un inventario es un registro detallado de los productos y bienes que una empresa tiene disponibles para la venta o para uso interno. Este registro debe incluir detalles como:

1. Identificación del producto: código, nombre y descripción.
2. Cantidad: número de artículos disponibles.
3. Ubicación: dónde se encuentra almacenado el producto.
4. Unidad de medida: como cajas, kilogramos, litros, etc.
5. Costo: el valor unitario del producto.
6. Precio de venta: esto permite calcular el margen de ganancia.
7. Fecha de entrada al almacén: lo que ayuda a llevar un control del tiempo que lleva en stock.
8. Fecha de caducidad o vencimiento: es especialmente importante en productos perecederos o con vida útil limitada.
9. Proveedor: información del proveedor del producto, como nombre, contacto y detalles del acuerdo comercial.

Control de inventarios: factores que influyen en la frecuencia

Se estima que solo el 6% de las empresas consigue una visibilidad completa de su cadena de suministro, lo que afecta el control de ventas. Esto pasa, en gran medida, por un manejo de inventario deficiente.

Si bien se recomienda hacer un inventario completo al menos una vez por año fiscal, debemos entender que la periodicidad del control de inventarios depende de varios factores. Estos son algunos de los principales:

Tipo de producto

Dependiendo de la naturaleza de los productos, el control de stock puede ser necesario con mayor o menor frecuencia. Por ejemplo, los productos perecederos requieren un control más frecuente que los no perecederos, para evitar pérdidas.

Tamaño del inventario

Las empresas con inventarios más grandes y diversificados requieren un control más frecuente para evitar el exceso o la falta de stock. A su vez pueden programarse inventarios consecutivos por sector, para darle continuidad a las operaciones.

Rotación

La velocidad a la que los productos se venden y son reemplazados en el inventario es otro factor a considerar. Una mayor rotación de inventario requiere un control más frecuente para satisfacer la demanda de los clientes y que la cadena logística no se vea interrumpida por falta de stock.

Estacionalidad y tendencias

Las fluctuaciones en la demanda del mercado y la estacionalidad también pueden influir. Durante los períodos de mayor demanda, como las temporadas festivas, puede ser necesario realizar un control más frecuente para establecer un suministro adecuado de productos.

Beneficios de la gestión de inventarios con un punto de venta

Es cierto que existen varias formas de llevar un inventario, como el uso de hojas de cálculo. Pero, hoy en día, hay métodos más prácticos para hacerlo: usar un software de punto de venta

• Centralización de datos de diferentes áreas, como compras, ventas, producción y almacén, con una visión unificada en tiempo real.
• Automatización de tareas de seguimiento de las existencias, generación de informes y actualización de registros.
• Gestión de múltiples almacenes o ubicaciones, facilitando el control de stock en toda la empresa.
• Análisis y pronósticos para identificar tendencias, patrones y demandas futuras.

Con el software de punto de venta podemos acceder a todos los datos que necesitamos para saber si estamos controlando el inventario con la suficiente frecuencia o, de ser necesario, implementar mejoras.