Las tecnologías en las empresas se han convertido en un recurso fundamental para optimizar y mejorar todos sus procesos: producción, cobranzas, ventas, contabilidad y más. Para cada aspecto, por supuesto, existen distintas herramientas que nos brindan un mundo de posibilidades, y una de ellas son los programas contables.
Importancia de la contabilidad en las empresas
Para comenzar, es importante comprender que –tal como lo señala el Servicio de Impuestos Internos (SII)– toda empresa debe llevar contabilidad completa (Libro Diario, Mayor, Inventarios y Balances), por lo que, en principio, una buena gestión contable es clave para operar dentro de los márgenes legales.
Sin embargo, más allá de la importancia de la contabilidad en las empresas a nivel legal, también nos aporta información valiosa sobre el estado de nuestro negocio. Nos permite saber si estamos generando pérdidas o ganancias, si tenemos deudas pendientes o cuentas por cobrar e, incluso, nos permite conocer los costos de producción para darle el valor correcto a nuestros productos y servicios.
Ahora bien, puesto que se trata de enormes volúmenes de datos -por ejemplo, al facturar o gestionar las declaraciones juradas (DDJJ)-, la gestión contable precisa de software especializados que permitan optimizar los procesos en el área, evitando errores y facilitando el cumplimiento de las obligaciones.
¿Qué son los programas contables?
Son software informáticos diseñados para sistematizar y simplificar las tareas de contabilidad de un negocio. Aunque suelen formar parte de un sistema más grande conocido como ERP (sistema de planificación de recursos empresariales), también pueden utilizarse de manera aislada.
Ahora bien, cuando se trata de programas contables en la nube podremos incrementar la eficiencia en torno a las operaciones del área, lo que se traduce en información confiable y mayor agilidad en los procesos.
Ventajas de contar con programas contables en la nube
Aunque son varias las ventajas que ofrecen este tipo de herramientas, algunas de las principales son:
1. Acceso remoto a datos y archivos
La pandemia por COVID-19 nos demostró que es importante tener la posibilidad de continuar con las operaciones aún en la distancia, y la gestión contable en línea nos permite registrar operaciones y generar reportes contables desde donde estemos, facilitando las labores del personal y la toma de decisiones en todo momento.
2. Entrada de datos en tiempo real
La entrada de datos es en tiempo real, más precisa y con facilidades como la posibilidad de actualizar la información en pocos clics sin tener que volver a crear archivos o hacer grandes cambios. En pocas palabras, podremos registrar y procesar formularios, reportes, facturas y recibos rápidamente.
3. Integraciones con otros software
Gran parte de las aplicaciones basadas en la nube permiten integraciones con otros programas empresariales, como un CRM o un ERP, evitando redundancias al tener una comunicación fluida entre sistemas. Esto también elimina las cargas manuales y los clásicos errores de digitalización.
4. Almacenamiento seguro
Los programas instalados localmente almacenan la información en el disco duro del equipo; mientras que los programas en la nube crean sus propias copias de seguridad, disminuyendo la probabilidad de perder los datos.
Si el dispositivo donde está almacenada la información de la empresa se perdiera o se dañara -algo que puede ocurrir-, tendría repercusiones legales, especialmente si se trata de libros contables, por lo que es indispensable resguardar esta data y los diversos Documentos Tributarios Electrónicos (DTE).
Gracias al módulo de contabilidad de Defontana podremos obtener todo lo necesario para optimizar la gestión contable de nuestro negocio, además de la posibilidad de hacer más eficientes los principales procesos de la organización gracias a la posibilidad de integrarse con sistemas como un CRM o un ERP.
