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El DTE: Un gran aliado para las operaciones comerciales

Un Documento Tributario Electrónico (DTE) es un documento digital y de carácter legal que se utiliza para respaldar las operaciones comerciales realizadas por personas naturales y empresas.

Uno de los DTEs más utilizados es la factura electrónica, cuya plena obligatoriedad comenzó a regir el 1 de febrero de este año. Además de esta, hay una serie de documentos cuya emisión es obligatoria en formato electrónico, como notas de crédito, de débito y liquidaciones de facturas, entre otros.

Para poder emitirlos debemos haber dado aviso de inicio de actividades con verificación positiva, ser contribuyentes del IVA o contribuyentes de primera categoría, y no tener la condición de querellados, procesados o acusados, tal y como lo informa el Servicio de Impuestos Internos (SII).

Tipos de DTE 

De acuerdo con el listado de formatos publicado por el SII, entre los Documentos Tributarios Electrónicos de mayor uso comercial podemos distinguir los siguientes:

  • Facturas electrónicas
  • Liquidaciones de factura
  • Facturas no afectas
  • Notas de débito
  • Notas de crédito
  • Pago electrónico
  • Guía de despacho
  • Liquidación
  • Presupuesto
  • Contrato

Para procesar este tipo de documentos, en el mercado existen diversos programas para hacer contabilidad que facilitan su emisión y recepción, permitiendo cumplir con  las disposiciones legales y evitar inconsistencias que pudieran derivar en líos con el SII.

Características de los DTE 

Para que los Documentos Tributarios Electrónicos tengan validez, es necesario obtener un certificado digital que, en otras palabras, no es más que una firma digital que nos permite validar todos aquellos trámites y transacciones que realicemos a través de Internet.

De igual modo, los folios utilizados para la emisión de un DTE tienen que estar debidamente autorizados por el SII, por lo que es necesario enviar al organismo -vía Internet- un ejemplar de cada documento.

El formato establecido para generar los DTE es XML, o Lenguaje Extensible de Etiquetado. Además de permitir la aplicación de etiquetas para describir las partes que componen el documento, este metalenguaje facilita el intercambio de los mismos entre las diferentes plataformas.

Podemos gestionar los DTEs a través del sistema gratuito del SII, o mediante cualquiera de los programas para hacer contabilidad y facturación electrónica que están disponibles en el mercado, los cuales garantizan soporte técnico y funcionalidades que no están disponibles en el sistema de libre uso.

Beneficios de los DTE 

La emisión de Documentos Tributarios Electrónicos ha contribuido, por un lado, a que el Servicio de Impuestos Internos se más eficaz en la supervisión de las transacciones comerciales y el pago de tributos. Por otra parte, gracias a la gestión de documentos en línea, las empresas y contribuyentes particulares gastan menos en impresión, ya que esta modalidad ha desplazado el uso de documentos físicos.

Asimismo, con los es posible acelerar el cierre del periodo contable, dado que ya no tenemos que esperar tanto tiempo para imprimir y enviar las facturas físicas, sino que generamos el documento y lo enviamos inmediatamente al cliente por email.

Con la digitalización de la información también hemos podido disminuir el margen de error al momento de rellenar los campos requeridos en los documentos tributarios y, además, los procesos de venta están siendo mucho más eficientes.

El uso de Documentos Tributarios Electrónicos permite a las empresas desarrollar sus procesos comerciales y tributarios de forma más ordenada y eficiente, evitando errores e inconsistencias, además de permitir al SII realizar una mejor fiscalización.