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Guía de despacho electrónica

Guía de despacho electrónica

Desde 2014 -y con la promulgación de la Ley 20.727– el Estado estableció para los contribuyentes la obligatoriedad gradual de emitir en formato electrónico los siguientes documentos tributarios: 

  • Facturas. 
  • Facturas no Afectas o Exentas. 
  • Facturas de Compra. 
  • Liquidaciones de Factura. 
  • Notas de Débito. 
  • Notas de Crédito. 

Pero dejó a elección del contribuyente la decisión de expedir -en papel o digitalmente- las guías de despacho y las boletas de ventas y servicios, tal y como puede constatarse en el inciso primero del artículo 54 de la Ley sobre Impuestos a las Ventas y Servicios.

Sin embargo, con la promulgación en enero de la Ley de Pago a 30 días, la guía de despacho Electrónica pasará a ser obligatoria, y aquellas emitidas en papel dejarán de tener validez fiscal y legal. 

¿En qué consiste la obligatoriedad de la guía de despacho electrónica?

De acuerdo con el SII, la guía de despacho “debe emitirse en forma obligatoria cuando se haya optado por postergar el otorgamiento de la factura y cuando se trasladen bienes, independiente de que constituyan o no venta”. 

A la hora de entregar la mercancía, el receptor firma la guía de despacho para que quede constancia de que el pedido fue realmente recibido, dándole título ejecutivo a la recepción. Siendo así, este documento tributario no es una factura, sino el paso previo a la emisión de la misma.

Como ya señalamos, con la Ley de Pago a 30 días su emisión deberá ser estrictamente en formato digital, pues la norma establece que la Guía tendrá carácter obligatorio -para todos los contribuyentes- un año después de su publicación en el Diario Oficial, con el fin de evitar el bicicleteo de facturas. 

La obligatoriedad de la emisión electrónica de este documento tributario consolida un sistema de validación y control de los ciclos de pago, que será asunto de fiscalización e impulsará al comprador a agilizar los pagos, con el fin de que las empresas -especialmente las micro, pequeñas y medianas- tengan mayor liquidez y certeza de su situación financiera.

La publicación de la Ley de Pago a 30 días en el diario oficial se realizó el 16 de enero de este año, por lo que la obligatoriedad de la guía de despacho entrará en vigencia a principios del 2020. 

Por supuesto, esperamos que la implementación sea gradual, tal y como lo fue la de la factura electrónica (primero grandes empresa y, al final, las micro), pero mucho más rápido porque -se supone- todos los contribuyentes ya contamos con un sistema de facturación electrónica y sabemos usarlo. Lo único que resta es que los proveedores de software que aún no han habilitado en sus plataformas la función de emisión de guía de despacho electrónica, lo hagan lo más pronto posible. 

En ese sentido, vale la pena acotar que Defontana ERP ya cuenta con la funcionalidad de guía de despacho electrónica y, lo mejor de todo, es que se puede integrar fácilmente al sistema contable para tener un mejor control sobre las deudas a favor de la empresa y las fechas de pago, teniendo mayor control sobre el ciclo comercial. Adoptar este tipo de soluciones permitirá a los contribuyentes acostumbrarse a la norma y, una vez entre en vigencia la obligatoriedad, no incurran en faltas que pudieran derivar en eventuales multas o líos con el SII.