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Guía de despacho: para qué sirve y por qué es obligatoria

Guía de despacho: para qué sirve y por qué es obligatoria

El 1 de enero del presente se publicó en el diario oficial la llamada Ley de Pago a 30 Días, normativa que -entre otras cosas- establece límites en el pago de las facturas y otorga obligatoriedad a la guía de despacho electrónica. A continuación, revisamos los aspectos más relevantes sobre este documento y los plazos clave que debes conocer.

¿Qué es una guía de despacho?

Se trata de un documento que permite dar cuenta de la entrega de las mercancías o productos, dándole título ejecutivo a la recepción. En ese sentido, se trata del paso previo a la facturación, fijando la fecha desde la cual se debe emitir este Documento Tributario Electrónico (DTE).

Lo anterior se debe a que la factura debe emitirse cuando se realiza la entrega de las mercancías o productos, pero puede postergarse hasta el décimo día del mes siguiente y, como la guía de despacho se emite en dicho momento, sienta las bases para cursar el pago.

Entendiendo a cabalidad qué es una guía de despacho es posible comprender el motivo de su obligatoriedad en formato electrónico.

Guía de despacho electrónica obligatoria: ¿por qué tiene este carácter?

Tal como lo establece el Servicio de Impuestos Internos (SII), “una Guía de Despacho debe emitirse en forma obligatoria cuando se haya optado por postergar el otorgamiento de la factura y cuando se trasladen bienes, independiente de que constituyan o no venta”. 

Ahora bien, para entender el carácter obligatorio de la guía de despacho electrónica es necesario remitirnos a la Ley de Pago a 30 Días

  • El objetivo de la normativa es proteger a las Pymes al establecer un límite en los plazos de pago que, en ocasiones, solían llegar hasta los 4 meses. Su aplicación será de forma gradual y, aunque durante los dos primeros años el límite de pago para las empresas es de 60 días, a partir del 16 de febrero de 2021 el tope será de 30. 
  • Para garantizar lo anterior, la guía de despacho electrónica obligatoria es determinante, ya que permite evitar el bicicleteo de las facturas al ser emitida en formato digital, agilizando y transparentando el proceso para ambas partes (comprador y vendedor). Si te preguntabas para qué sirven las guías de despacho, ya tienes la respuesta.

El hecho de que este documento tributario se emita en formato electrónico obligatoriamente facilitará un mayor control sobre los pagos a las Pymes, evitando que tengan problemas de liquidez. Recordemos que la obligatoriedad de la facturación electrónica permitió al Gobierno reducir la evasión tributaria en cerca de 1.700 millones de dólares entre 2014 y 2017

Es importante aclarar que la obligatoriedad de la guía de despacho electrónica comienza a regir desde el 16 de enero de 2020.

Ahora que sabemos para qué sirven las guías de despacho y el por qué de su obligatoriedad en formato electrónico, ¿cuál es la mejor forma de gestionarlas? Indudablemente, a través de un software especializado.

Atendiendo a lo anterior, un sistema ERP con opción de guía de despacho puede ser la mejor alternativa para manejar este tipo de DTE pues, al ser una solución que aborda diferentes áreas y procesos de una empresa -entre las cuales están las tareas administrativas y contables-, es posible manejar facturas y guías de despacho con una sola herramienta, evitando inconsistencias y pudiendo acceder a documentos específicos con solo algunos clicks.