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Qué es un ERP: conceptos básicos

Qué es un ERP: conceptos básicos

Los sistemas ERP se están convirtiendo en una prioridad para las empresas. A 2018, el IDC Software Tracker identificaba una tasa de crecimiento de 14% en este segmento en la región.

Pero ¿qué es un ERP? Antes de pensar en cómo implementar un ERP con éxito, es necesario entender de qué se trata.

El ERP (Enterprise Resource Planning, o Planificación de Recursos Empresariales), hace referencia a un conjunto de aplicaciones -o módulos- para optimizar las operaciones de las diversas áreas de un negocio, en especial las relacionadas con la producción, la logística, el inventario, los envíos y la contabilidad.

Para tener más claro qué es ERP, es necesario conocer algunos de los conceptos más importantes y funciones básicas de esta tecnología:

Módulos especializados e integración 

Como ya se señaló, el sistema ERP busca organizar -en una misma plataforma- todos los departamentos de una organización. Para hacerlo con éxito, está estructurado en diferentes módulos (usualmente corresponden a las áreas de la empresa) que interactúan entre sí, agilizando los flujos de la información. 

Aunque los módulos de cada solución dependen de los procesos que la empresa quiere optimizar, los más comunes son:

  • Finanzas y Contabilidad.
  • Compras y ventas.
  • Logística.
  • Recursos Humanos.
  • Inventarios.
  • Relaciones con clientes (CRM).

La principal ventaja del carácter modular de un ERP es que es escalable, es decir, se pueden ir añadiendo módulos en función de las necesidades de la empresa, como gestión de proyectos, marketing, Business Intelligence, etc. 

Por supuesto, cada uno de estos módulos tiene sus propias funcionalidades, siempre orientadas a simplificar y automatizar los procesos de cada área. En contabilidad, por ejemplo, podemos encontrar conciliaciones bancarias, asientos contables, etc. 

Base de datos centralizada

Los software ERP trabajan con una base de datos central desde la que todas las aplicaciones recuperan y vierten información. Así las cosas, todos los usuarios acceden y trabajan sobre la misma fuente, siempre actualizada y evitando redundancias

En el caso específico de la Contabilidad, por ejemplo, la base de datos del ERP proporciona al módulo información relativa a los procesos de toda la empresa, como ventas e inventario. Esto se traduce en una reducción de tiempo a la hora de recolectar datos, y en la eliminación de errores asociados a la digitación de datos.

Generación de reportes en tiempo real

Al tener digitalizada y en una sola base de datos toda la información actualizada de las diferentes áreas del negocio, el ERP está en la capacidad de generar reportes automáticos de los distintos módulos que lo componen. Por ejemplo, balances contables, inventarios, etc. 

Teniendo claro qué es un ERP y las características básicas de estos sistemas, podemos clasificarlos en dos categorías:  

  1. ERP vertical: especializado en una industria determinada. Responde a necesidades muy puntuales. Por ejemplo, un ERP para el sector minero.
  2. ERP horizontal: sirve para la administración de cualquier empresa, independientemente de la industria a la que pertenezca. Cuenta con posibilidades de configuración que nos permiten personalizar la solución en función de nuestras necesidades.

Finalmente, vale la pena hacer una acotación sobre cómo implementar un ERP con éxito:  

Según estadísticas recopiladas por la empresa de análisis de software Technology Evaluation Centers (TEC), casi el 50% de las implementaciones de ERP fallan la primera vez. Pero, en la mayoría de los casos, el fracaso no responde a la calidad del sistema, sino a la falta de cultura digital de la organización. Por lo tanto, antes de realizar cualquier implementación -y ahora que sabes qué es ERP- es necesario atender este punto.