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Sistema contable: ¿por qué el ERP es la mejor opción?

Sistema contable: ¿por qué el ERP es la mejor opción?

El área contable de una empresa es fundamental para mantener una buena salud financiera. Hasta hace algunos años, su gestión era algo compleja porque exigía un sin número de tareas manuales tediosas, como el registro de datos, los cálculos y la generación de reportes, entre otros. Sin embargo, hoy existen diversos sistemas contables en Chile que simplifican todos los procesos, dándonos tiempo para dedicarnos a labores de carácter estratégicos, como el análisis de los estados financieros y realizar proyecciones de crecimiento del negocio.

Pero ¿qué es un sistema de contabilidad?

En líneas generales, se trata de un programa que nos permite captar, registrar, clasificar y procesar todos los datos asociados a las finanzas de un negocio. De esa manera, tenemos toda la información de dicha área ordenada y bajo control.

Más allá de saber qué es un sistema de contabilidad, debemos tener claro que este tipo de herramientas nos ayudan a manejar de manera más eficiente esta área, permitiéndonos automatizar diferentes flujos de trabajo, como el registro de datos y la generación de reportes financieros.

Ahora bien, en el contexto de los sistemas contables en Chile, es común oír hablar de los ERP de contabilidad. Estos cumplen la misma función que el sistema descrito anteriormente, solo que tienen un plus agregado: funcionan como parte de una plataforma mucho más grande, conocida como ERP.

Un ERP (planificación de recursos empresariales) es una plataforma que contiene un conjunto de aplicaciones -o módulos- que nos ayudan a sistematizar y optimizar las operaciones de las diferentes áreas del negocio. En pocas palabras, se trata de un macro software capaz de abarcar todas las áreas de una empresa, y la contabilidad es uno de sus módulos más importantes.

De ahí que, en ocasiones, se hable de ERP contable.

Beneficios de implementar un ERP contable

Integrar este sistema contable en la gestión del área de contabilidad supone importantes beneficios. Entre ellos cabe señalar los siguientes:

  • Base de datos centralizada: tanto el sistema contable como los demás módulos que conforman un ERP trabajan sobre una base de datos única que se actualiza con cada movimiento. Así, todos los módulos trabajan sobre una misma fuente, evitando redundancias o la digitación varias veces de los mismos datos.
  • Reducción de errores: la automatización de procesos nos evita la comisión de errores, especialmente los asociados a la doble digitación y los cálculos matemáticos.
  • Optimización de la toma de decisiones: al tener digitalizada y en una sola base de datos toda la información contable y de las demás áreas de negocio, el ERP puede generar reportes automáticos. Por ejemplo, balances contables, informes sobre inventarios, estados de flujo de efectivo -entre otros-, algo de gran valor a la hora de tomar decisiones estratégicas.
  • Cierres contables más ágiles y rápidos: la información en tiempo real y la automatización de procesos que proporciona un sistema contable ERP nos permiten agilizar el cierre mensual y anual de las operaciones financieras.

Finalmente, debemos señalar que cuando se simplifican las tareas contables de una empresa -y se integran en una misma plataforma-, todos los procesos operativos se ven beneficiados porque los distintos departamentos pueden acceder a información actualizada, optimizando el funcionamiento general de la compañía.

Hoy en día, el ERP es una tecnología asequible para todo tipo empresas, una solución que ha mostrado una creciente penetración en el mercado. De hecho, se estima que este mercado crece entre un 10 y un 20% al año, sin mencionar que 95% de las empresas que han implementado este tipo de soluciones han experimentado una mejoría en sus tareas cotidianas.