¿Cómo hacer un balance general?
El balance general es el estado financiero más importante de una empresa, ya que nos permite visualizar en detalle qué tenemos y lo que nos adeudan (activos), cuánto debemos (pasivos) y el patrimonio real del negocio.
¿Cómo hacer un balance general?
El procedimiento es relativamente sencillo (sumar y restar). Sin embargo, se torna complejo debido a la gran cantidad de datos a considerar. Veamos el procedimiento con un ejemplo de balance general:
1. Identificación, registro y suma de activos
Los activos son bienes o derechos que la empresa posee y pueden transformarse en efectivo. A grandes rasgos, pueden clasificarse en:
- Activos fijos. Utilizados para el desarrollo de la actividad económica, por lo que no son adquiridos para venderlos en el corto tiempo. Algunos ejemplos son máquinas, vehículos, equipos especializados en determinados procesos productivos, inmuebles, etc.
- Activos corrientes o circulantes. Son aquellos que se convierten fácilmente en dinero en efectivo. Se dividen en caja, bancos, cuentas por cobrar e inventarios.
- Otros activos. Se trata de aquellos que no pueden ser clasificados en las categorías de activos fijos o activos circulantes. Por ejemplo, patentes o cuentas pagas por anticipado.
Tenemos que identificar los activos y clasificarlos en las categorías en mención, agregándoles su respectivo valor comercial, teniendo en cuenta la respectiva depreciación. Luego, sumamos su valor total, tal como lo vemos en el siguiente ejemplo:
Activos Fijos
| Activos | Valor |
| Bodega | $150.000.000 |
| Camioneta doble cabina | $45.000.000 |
| Motos de reparto de pedidos | $12.000.000 |
| Máquinas empacadoras | $15.000.000 |
| Valor Total | $222.000.000 |
Activos Corrientes
| Activos | Valor |
| Caja | $300.000 |
| Bancos | $5.000.000 |
| Cuentas por cobrar | $2.000.000 |
| Inventario | $11.000.000 |
| Valor Total | $18.300.000 |
Otros activos
| Activos | Valor |
| Patente | $6.000.000 |
| Valor Total | $6.000.000 |
El valor total de los activos es $246.300.000.
2. Identificación, registro y suma de pasivos
En este punto del desarrollo del balance general registramos los pasivos -entendidos como las deudas que tiene la empresa-, los cuales pueden clasificarse en función de la urgencia con que deben pagarse:
- Pasivos corrientes. Obligaciones que deben ser saldadas durante un plazo inferior a un año. Por ejemplo, sobregiros, facturas de proveedores, anticipos, créditos de menos de un año, préstamos particulares, impuestos, etc.
- Pasivos Fijos. Son las deudas que la empresa debe saldar en un lapso mayor a un año, como las obligaciones bancarias.
- Otros pasivos: aquellas obligaciones que no clasifican en las categorías anteriores, como el arriendo a pagar de manera anticipada.
Identifica las deudas de tu empresa y regístralas según la categoría que les correspondan. Luego, sumamos su valor total, como se aprecia en el siguiente ejemplo:
Pasivos Corrientes
| Activos | Valor |
| Sobregiros | $1.000.000 |
| Facturas Proveedores | $5.000.000 |
| Créditos a corto plazo | $8.000.000 |
| Impuestos | $5.000.000 |
| Valor Total | $19.000.000 |
Pasivos a Largo Plazo
| Activos | Valor |
| Crédito hipotecario | $150.000.000 |
| Crédito libre inversión | $15.000.000 |
| Valor Total | $165.000.000 |
Siguiendo con nuestro ejemplo de balance general, el valor total de los pasivos llega a los $184.000.000.
3. Registro del capital de operación
En otras palabras, acá hablamos del patrimonio, un concepto que hace referencia a la parte de la que los accionistas son propietarios al momento de realizar el informe. Se clasifica en las siguientes categorías:
- Capital: inversión inicial hecha por los accionistas.
- Utilidades retenidas: utilidades que los accionistas o empresarios reinvierten en la empresa.
- Utilidades obtenidas en el período anterior: ganancias percibidas por la empresa en el ejercicio anterior.
- Reserva legal: utilidades que deben reservarse por ley.
Procedemos a registrar esta información con sus respectivos valores, teniendo en cuenta que la data debe coincidir con la registrada en los informes contables del período anterior:
| Patrimonio | Valor |
| Capital | $50.000.000 |
| Utilidades retenidas | $18.000.000 |
| Utilidades del período anterior | $60.000.000 |
| Reserva legal | $25.000.000 |
| Valor Total | $153.000.000 |
4. Determinación del patrimonio
En este punto restamos, del total de los activos, el total de los pasivos. Lo ideal es que la suma del valor total de los activos sea igual a la suma de valor total de los pasivos más el valor total del patrimonio. Esto evidencia un equilibrio financiero aceptable.
Si el pasivo supera los activos, es evidencia de problemas a nivel de finanzas, los cuales pueden derivar -incluso- en la quiebra. Esta información es una de las grandes ventajas del balance general, permitiendo anticipar eventuales escenarios complejos y determinar el mejor camino a seguir para resolverlos.
5. Generación del informe
Para finalizar, solo resta presentar toda esta información en un informe detallado, con los debidos soportes contables y un análisis del estado financiero de la empresa.
Optimiza el balance general con la ayuda de herramientas especializadas
Más allá de tener claro cómo hacer un balance general, es importante ejecutar cada uno de los pasos cuidadosamente, evitando errores que perjudiquen la toma de decisiones.
En Defontana sabemos que es indispensable contar con información financiera precisa y confiable, por lo que diseñamos el módulo de contabilidad de nuestro ERP, un software capaz de automatizar esta y otras tantas labores del área.
Gracias a esta solución, podemos automatizar diversos procesos, además de contar con funcionalidades de gran valor para las labores contables, como registro de movimientos contables y la posibilidad de gestionar la conciliación bancaria de manera simple y efectiva.
Con Defontana, comienza hoy a simplificar los procesos contables y financieros en tu negocio.
