¿Qué es la conciliación de activos fijos y cómo hacerla?

La conciliación de activos fijos, altamente relacionada con el control y monitoreo de inventarios, hace parte de las mejores prácticas de gestión de los bienes de la empresa. Además, aporta información clave para la administración y toma de decisiones estratégicas. De ahí la necesidad de implementarla de forma adecuada, especialmente cuando el negocio empieza a crecer y vamos ampliando la cantidad de recursos de los cuales esperamos percibir beneficios o rendimientos económicos.

¿Qué es la conciliación de activos fijos?

Este proceso se refiere al cruce de información de activos de una empresa registrada en los libros contables y la obtenida de un inventario físico detallado, relacionando valores y depreciación acumulada.  Es una práctica fundamental en el control de inventarios de activos fijos, porque nos permite: 

• Detectar inconsistencias entre la realidad y la contabilidad del negocio (sobrantes y faltantes), que afectan tanto el sistema de inventario como el balance general. 
• Determinar los activos fijos que generan valor.
• Encontrar activos obsoletos, dañados o en desuso. 
• Establecer si la depreciación ha sido aplicada correctamente.
• Determinar si los valores de cada activo son los correctos. 

Adicionalmente, la conciliación de activos nos permite depurar la contabilidad y mantenerla actualizada, favoreciendo la generación de informes contables fidedignos y la toma de decisiones de negocios, especialmente las que afectan el arsenal de bienes y derechos que conforman el patrimonio de la empresa.

¿Cómo hacer la conciliación de activos de una empresa?

Para mantener un correcto control de inventarios, es necesario realizar esta conciliación de forma periódica, al menos una vez al año. El proceso para hacerlo es relativamente sencillo. Lo primero que debemos hacer es consolidar en un solo documento todos los registros de activos fijos. Luego ejecutamos los siguientes pasos: 

1. Inventario físico 

Realizamos un conteo de todos los bienes tangibles e intangibles que son fundamentales para el funcionamiento de la empresa y no podemos convertir en el corto plazo en dinero en efectivo.  El conteo implica chequear y registrar las condiciones físicas de cada activo y la respectiva valuación. Además, una vez que son registrados los marcamos con un sticker o cualquier otro distintivo que impida volver a contarlos.   

 2. Validación 

En este punto efectuamos el respectivo cruce de información entre el levantamiento de activos realizado y los registros contables, dándole prioridad a cantidades, valores, tasas de depreciación y condiciones físicas.

3. Elaboración y presentación de informe 

El reporte presenta una relación detallada de los hallazgos e inconsistencias entre el inventario real y los registros contables, así como del estado de los activos físicos (operativos, no operativos, deteriorados, dañados, obsoletos, etc.) y sus valores. 

4. Ajustes contables en sistema

Una vez realizada la conciliación procedemos a hacer las debidas modificaciones y actualizaciones de valores en las cuentas y registros de activos físicos. De esa manera quedará completamente depurada y actualizada la contabilidad.  Cabe señalar que esta conciliación es aplicable a todo el sistema de inventario. Es decir, podemos ejecutar el mismo procedimiento con los activos corrientes y el stock de mercancías, materias primas o productos en proceso, optimizando así las dinámicas del ciclo de abastecimiento.  Defontana ERP cuenta con un módulo de control de inventarios que nos permite registrar las existencias, monitorearlas de forma continua y actualizarlas automáticamente en la medida que éstas salen o ingresan de la empresa. Lo cual, junto a la generación de reportes en tiempo real, ayuda a hacer las conciliaciones de manera rápida, sencilla y a prueba de errores.