El desarrollo tecnológico y la transformación digital de las empresas han impulsado la tendencia de usar soluciones avanzadas para ejecutar automáticamente tareas repetitivas que, de otra forma, deben ser atendidas por uno o varios trabajadores. Todo con el objetivo de incrementar resultados pues, tal y como lo señaló un informe de Forrester de 2018, las organizaciones que consigan dominar la automatización de procesos también dominarán sus industrias.
¿Para qué sirve la automatización de procesos?
La respuesta a esta pregunta puede tomar páginas enteras, porque la automatización de procesos tiene una amplia gama de aplicaciones y, dependiendo de la naturaleza del negocio, los beneficios generados pueden variar. Sin embargo, las empresas suelen apoyarse en la automatización para:
- Reducir costos. De hecho, se estima que la automatización de procesos puede reducir los costos operativos hasta en un 90%.
- Eliminar o reducir el papeleo.
- Disminuir la tasa de errores manuales.
- Optimizar los flujos de trabajo y disminuir el tiempo aplicado en la ejecución de tareas repetitivas.
- Facilitar auditorías y análisis.
- Incrementar la flexibilidad.
- Disminuir la carga de trabajo y promover un equipo de trabajo más feliz y estable. Por ejemplo, estadísticas recopiladas por Automation Hero señalan que los representantes de ventas gastan al año -como mínimo- 50 días completos realizando tareas administrativas repetitivas y diferentes a las actividades principales de ventas. Esto les impide alcanzar sus objetivos comerciales y supone un desgaste laboral fuerte. La automatización de procesos minimiza tal agotamiento y les permite enfocarse en funciones de nivel superior.
- Lograr una asignación más eficiente de los recursos.
- Mejorar el servicio al cliente y reducir costos en esta área. De hecho, se estima que para 2022, las empresas se ahorrarán 8 mil millones de dólares en costos de este departamento.
En síntesis, las empresas que automatizan sus procesos pueden ser más productivas y rentables.
Una vez claro para qué sirve la automatización de procesos, debemos empezar a adaptarnos a esta tendencia, y una buena forma de hacerlo es implementando de un ERP.
¿Cómo ayudan los sistemas empresariales ERP a la automatización y optimización de procesos?
El objetivo de sistema ERP funciones es ayudarnos, mediante la automatización de los procesos, a desarrollar más rápido y mejor las tareas de administración. Aunque dichas funcionalidades pueden variar de un programa a otro en función de su naturaleza y tamaño, entre las más comunes podemos citar:
- Facturación electrónica.
- Contabilidad.
- Remuneraciones.
- Gestión de clientes (CRM).
- Punto de venta (POS).
- Recursos Humanos.
Debemos aclarar que la mayor parte de la automatización de flujos de trabajo en estos procesos está asociada a la recolección y gestión de la información. Por ejemplo, si en el punto de venta vendemos determinado producto, este es descontado del stock en inventario una vez se genera la factura. Al mismo tiempo, el ERP realiza el respectivo registro en la contabilidad. Recordemos que los sistemas empresariales ERP nos ofrecen -en una misma plataforma- información en tiempo real de la gestión de los diferentes departamentos del negocio.
Por otra parte, también podemos automatizar la generación de reportes y presupuestos, y la distribución de tareas, así como realizar un seguimiento de los procesos.
En todo caso, el sistema ERP funciones evita que los colaboradores gasten su tiempo en la ejecución de tareas monótonas y tediosas que, aunque necesarias, pueden hacer que los colaboradores no puedan dedicarse a labores de mayor valor, como el análisis de determinados reportes o el estudio de nuevas oportunidades de negocio.
