Todo lo que necesitas saber si vendes con un sistema POS

En los últimos años, se ha vuelto indispensable potenciar la digitalización de procesos de venta, especialmente en el sector minorista. Tarea estratégica en la que el sistema POS tiene un rol protagónico, dados los beneficios que otorga a las empresas.

¿Qué es el sistema POS en las ventas?

Se trata de las siglas en inglés de “Point of Sale” (Punto de Venta). También conocido como Terminal Punto de Venta, es un conjunto de herramientas de hardware y software especialmente diseñado para gestionar los procesos de ventas en tiendas minoristas. 

En cierta forma, es la evolución digital de las cajas registradoras. Esta comparación permite entender con mayor facilidad qué es el sistema POS en las ventas.

Y aunque procesar los pagos y emitir el respectivo comprobante continúa siendo su función principal, incorporan una serie de funcionalidades orientadas a potenciar las operaciones, como integración con factura electrónica y gestión de inventario.  Una de las principales razones para implementar un sistema POS es la posibilidad optimizar el control de las operaciones en cada punto de venta, lo cual deriva en beneficios como incrementar la eficiencia en los flujos de trabajo, optimización de la contabilidad y mejor gestión del inventario.  Adicionalmente, el sistema recopila información de los procesos y genera reportes de valor para la toma de decisiones. 

¿Cómo implementar un sistema POS en el marco de la normativa del SII?

De acuerdo con el Servicio de Impuestos Internos (SII), para utilizar un el Terminal Punto de Venta debes solicitar autorización a través del Formulario 2117, siempre que el equipo cuente con una autorización a nivel de modelo por parte de la Subdirección de Asistencia al Contribuyente. Luego, debes solicitar al proveedor del sistema que realice la respectiva habilitación.

¿Cómo se vincula el sistema POS con los registros contables y tributaros?

Si el sistema POS está integrado a un ERP o a un software de contabilidad, los registros contables se van realizando de forma automática en la medida que vas registrando ventas o compras de inventario. En lo que respecta a la parte tributaria, el SII ha dispuesto que no debes otorgar boleta electrónica cuando el consumidor realiza el pago con tarjeta débito/crédito u otros medios de pago electrónicos, ya que el voucher o comprobante reemplaza la boleta.  Solo tienes que emitir la boleta electrónica en caso de que las ventas sean pagadas en efectivo. Además, considera lo siguiente:

No debes llevar el Libro de Compras y Ventas

La nueva normativa tributaria elimina la obligatoriedad de llevar el libro de boletas electrónicas, pero establece la obligación de enviar todos los días al el Resumen de Ventas Diarias (RVD) al SII, sustituyendo los registros en el Libro de Compra y Venta.

Registro en el F29

Al presentar el F29 (de carácter mensual), debes considerar como boletas los comprobantes de pago emitidos por transacciones con tarjeta débito o crédito. 

Envío de Declaraciones Juradas

Como emisor de documentos tributarios electrónicos, tienes que informar las ventas pagadas con tarjeta bajo un nuevo código de documento, creado específicamente para ello.  Si no emites documentos tributarios electrónicos, pero estás obligado a presentar las declaraciones juradas N.° 3327 y N.° 3328, tienes que informar de forma separada las transacciones con tarjeta y las respaldas con boleta electrónica. 

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