El control de horas por cliente es una necesidad que muchas empresas de servicios profesionales descubren tarde: durante años se trabaja bien, los clientes están conformes y el equipo cumple, pero nadie puede decir con exactitud cuántas horas se dedicaron a cada cuenta.
Este caso corresponde a un estudio de abogados de unas 20 personas, que atiende a una quincena de empresas además de personas naturales. Sus profesionales tienen un sueldo fijo y trabajan por objetivos, por lo que el estudio no necesita saber a qué hora llegan, sino en qué se les va la semana. Hoy no existe ninguna contabilización de horas.
En servicios profesionales, lo que se vende es tiempo y conocimiento. Sin embargo, la mayoría de las herramientas de recursos humanos están pensadas para controlar asistencia: a qué hora entra y sale cada persona. Para una firma que funciona por objetivos, ese dato no responde la pregunta importante.
La pregunta importante es otra: cuánto tiempo se le dedica a cada cliente, y qué hace cada profesional con ese tiempo.
“No necesitamos el control de asistencia como tal. A nosotros nos da lo mismo a qué hora lleguen o se vayan: funcionamos por objetivo. Lo que necesito es saber en qué está cada abogado; por ejemplo, para tal cliente trabajó dos horas hoy. No es para controlar al abogado, sino para saber cuánto tiempo se le dedica a cada cliente.”
Socia, estudio de abogados
Cuando las horas no se registran, el estudio decide a ciegas. Puede haber un cliente que consume muchas horas de un abogado y paga poco, o un área donde un solo profesional concentra demasiada carga y convendría sumar a otra persona. Sin datos, esas conversaciones se basan en impresiones.
Como software para estudios de abogados, Defontana permite partir solo con lo necesario: registrar el trabajo por cliente y verlo en una vista de equipo.
“Esto nos sirve para cobrarle al cliente y también para saber en qué estamos gastando los recursos. De repente hay un abogado que trabaja muchas horas para un cliente y le estamos cobrando poco.”
Socia, estudio de abogados
Conoce el ERP para empresas de servicios de Defontana: permite organizar el trabajo por cliente mediante el módulo de Cargas de Trabajo de su software de gestión de personas.
El cambio más importante es pasar de las impresiones a los datos: el estudio puede ver cuánto trabajo recibe cada cliente y cómo se reparte entre los profesionales, y usar esa información para ajustar sus honorarios.
También mejora la gestión del equipo: los socios y jefes de área pueden ver la carga de trabajo por proyecto y por persona antes de asignar nuevas solicitudes, y detectar a tiempo cuándo un área necesita refuerzo.
Para un estudio que funciona por objetivos, medir la asistencia es medir lo equivocado. Lo que importa es saber a qué cliente se le dedica el tiempo.
Llevar un control de horas por cliente no tiene que ser sofisticado: basta con registrar el trabajo donde ya se gestionan las personas y los costos, y mirar los datos con regularidad.
No. El módulo de Cargas de Trabajo de Defontana está pensado para registrar el avance por plan y tarea, de forma independiente del control de asistencia.
Sí. El módulo se configura según la necesidad de cada empresa y puede partir por lo más simple: un plan y sus tareas por cada cliente.
Sí. La documentación del módulo de Cargas de Trabajo de Defontana contempla asignar centros de negocio a los planes y proyectos.