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Control de horas por cliente: el estudio de abogados que necesita saber en qué trabaja cada persona, no a qué hora llega

Autor: Catalina López

El control de horas por cliente es una necesidad que muchas empresas de servicios profesionales descubren tarde: durante años se trabaja bien, los clientes están conformes y el equipo cumple, pero nadie puede decir con exactitud cuántas horas se dedicaron a cada cuenta.

Este caso corresponde a un estudio de abogados de unas 20 personas, que atiende a una quincena de empresas además de personas naturales. Sus profesionales tienen un sueldo fijo y trabajan por objetivos, por lo que el estudio no necesita saber a qué hora llegan, sino en qué se les va la semana. Hoy no existe ninguna contabilización de horas.

¿Qué está pasando en los estudios de abogados y las empresas de servicios?

En servicios profesionales, lo que se vende es tiempo y conocimiento. Sin embargo, la mayoría de las herramientas de recursos humanos están pensadas para controlar asistencia: a qué hora entra y sale cada persona. Para una firma que funciona por objetivos, ese dato no responde la pregunta importante.

La pregunta importante es otra: cuánto tiempo se le dedica a cada cliente, y qué hace cada profesional con ese tiempo.

“No necesitamos el control de asistencia como tal. A nosotros nos da lo mismo a qué hora lleguen o se vayan: funcionamos por objetivo. Lo que necesito es saber en qué está cada abogado; por ejemplo, para tal cliente trabajó dos horas hoy. No es para controlar al abogado, sino para saber cuánto tiempo se le dedica a cada cliente.”

Socia, estudio de abogados

¿Por qué ocurre este dolor?

Cuando las horas no se registran, el estudio decide a ciegas. Puede haber un cliente que consume muchas horas de un abogado y paga poco, o un área donde un solo profesional concentra demasiada carga y convendría sumar a otra persona. Sin datos, esas conversaciones se basan en impresiones.

Como software para estudios de abogados, Defontana permite partir solo con lo necesario: registrar el trabajo por cliente y verlo en una vista de equipo.

“Esto nos sirve para cobrarle al cliente y también para saber en qué estamos gastando los recursos. De repente hay un abogado que trabaja muchas horas para un cliente y le estamos cobrando poco.”

Socia, estudio de abogados

Cómo Defontana resuelve el control de horas por cliente

Conoce el ERP para empresas de servicios de Defontana: permite organizar el trabajo por cliente mediante el módulo de Cargas de Trabajo de su software de gestión de personas.

Un plan o proyecto por cliente: se crea un plan o proyecto con nombre, tipo y fechas de inicio y término; por ejemplo, la asesoría mensual de un cliente.
Objetivos y tareas: dentro de cada plan se definen objetivos y tareas, como la revisión de contratos o las reuniones con el cliente.
Criterios de medida: se asignan a los objetivos para cuantificar el trabajo realizado.
Centros de negocio: cada cliente puede asociarse a un centro de negocio, lo que permite ordenar la información por cuenta.
Avance diario: el trabajo se registra en la vista de avance diario, de modo que quien supervisa pueda ver en qué está cada persona.

Qué cambia en el día a día del equipo

El cambio más importante es pasar de las impresiones a los datos: el estudio puede ver cuánto trabajo recibe cada cliente y cómo se reparte entre los profesionales, y usar esa información para ajustar sus honorarios.

También mejora la gestión del equipo: los socios y jefes de área pueden ver la carga de trabajo por proyecto y por persona antes de asignar nuevas solicitudes, y detectar a tiempo cuándo un área necesita refuerzo.

En resumen

Para un estudio que funciona por objetivos, medir la asistencia es medir lo equivocado. Lo que importa es saber a qué cliente se le dedica el tiempo.

Llevar un control de horas por cliente no tiene que ser sofisticado: basta con registrar el trabajo donde ya se gestionan las personas y los costos, y mirar los datos con regularidad.

Preguntas frecuentes

¿Necesito control de asistencia para llevar el control de horas por cliente?

No. El módulo de Cargas de Trabajo de Defontana está pensado para registrar el avance por plan y tarea, de forma independiente del control de asistencia.

¿Sirve para un estudio pequeño o una empresa de servicios de pocas personas?

Sí. El módulo se configura según la necesidad de cada empresa y puede partir por lo más simple: un plan y sus tareas por cada cliente.

¿Puedo asociar cada cliente a un centro de negocio?

Sí. La documentación del módulo de Cargas de Trabajo de Defontana contempla asignar centros de negocio a los planes y proyectos.

Control de horas por cliente: el estudio de abogados que necesita saber en qué trabaja cada persona, no a qué hora llega

¿Qué está pasando en los estudios de abogados y las empresas de servicios?

¿Por qué ocurre este dolor?

Cómo Defontana resuelve el control de horas por cliente

Qué cambia en el día a día del equipo

En resumen

Preguntas frecuentes

¿Necesito control de asistencia para llevar el control de horas por cliente?

¿Sirve para un estudio pequeño o una empresa de servicios de pocas personas?

¿Puedo asociar cada cliente a un centro de negocio?

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