Manejar cientos de colaboradores con turnos rotativos, recargos nocturnos, incapacidades y comisiones exige precisión absoluta. Un pequeño error en estos cálculos y pagos de nómina, puede marcar la delgada línea entre cumplir con la ley o recibir sanciones de la DIAN.
Más allá de ser un requisito administrativo, la nómina en Colombia es un proceso legal, Cuando se incumple, el costo no es solo económico: también se pierden beneficios tributarios y se expone a la empresa a procesos sancionatorios.
La Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021 estableció la obligatoriedad de la nómina electrónica en Colombia como parte del sistema de facturación electrónica.
Según la DIAN, cada empresa debe reportar sus pagos de nómina y comprobantes dentro de los primeros 10 días hábiles del mes siguiente al pago o abono en cuenta. Este documento debe incluir todos los conceptos salariales, aportes, descuentos y bonificaciones.
No cumplir con estos requisitos significa incumplir el Artículo 616-1 del Estatuto Tributario, que remite a las sanciones del Artículo 651.
Calcular la nómina en compañías con más de 100 empleados requiere una metodología clara:
En empresas con plantillas grandes, este proceso puede implicar revisar cientos de variaciones por periodo. Hacerlo de forma manual aumenta el riesgo de errores y retrasos.
Un error en el cálculo o en el reporte electrónico de la nómina puede generar sanciones significativas:
La sanción máxima alcanza los 7.500 UVT. Si no existe base para calcularla, se aplica 0,5 UVT por cada dato no suministrado o incorrecto.
Además, cuando la nómina no se reporta correctamente, la empresa pierde la posibilidad de descontar esos valores como costo, deducción, renta exenta o retención en sus declaraciones tributarias.
Recuerda que la Reforma Laboral 2466 de 2025 refuerza esta obligación. Ahora la nómina debe reflejar con mayor rigor recargos nocturnos, horas extra, trabajo dominical y beneficios de teletrabajo. Omitir alguno de estos pagos no solo afecta al trabajador, también puede convertirse en causal de sanción tributaria y laboral para la empresa.
La normativa contempla reducciones en las sanciones si la empresa corrige oportunamente:
Cuando las correcciones se hacen dentro del plazo de presentación, no se genera sanción. Por eso, revisar y validar cada envío es fundamental para evitar problemas futuros.
Empresas con gran cantidad de personal no pueden depender de hojas de cálculo que requieren ajustes manuales constantes. Un software de recursos humanos especializado permite:
Los pagos de nómina solo pueden funcionar de forma correcta cuando la exactitud es su mayor alidada, por lo que hacerlo fuera de tiempo puede, generar los problemas para las empresas en Colombia, sobre todo para aquellas que superan grandes números de personal.
Con la Reforma Laboral 2466 de 2025, la obligación es aún más estricta: cada recargo y cada prestación debe quedar reflejado en los pagos. La clave está en combinar procesos claros con herramientas tecnológicas que aseguren precisión y rapidez.
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