Pagos de nómina: la delgada línea del cumplimiento a la sanción

Manejar cientos de colaboradores con turnos rotativos, recargos nocturnos, incapacidades y comisiones exige precisión absoluta. Un pequeño error en estos cálculos y pagos de nómina, puede marcar la delgada línea entre cumplir con la ley o recibir sanciones de la DIAN. 

Más allá de ser un requisito administrativo, la nómina en Colombia es un proceso legal, Cuando se incumple, el costo no es solo económico: también se pierden beneficios tributarios y se expone a la empresa a procesos sancionatorios. 

Normativa nómina Colombia: lo que la ley exige 

La Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021 estableció la obligatoriedad de la nómina electrónica en Colombia como parte del sistema de facturación electrónica. 

Según la DIAN, cada empresa debe reportar sus pagos de nómina y comprobantes dentro de los primeros 10 días hábiles del mes siguiente al pago o abono en cuenta. Este documento debe incluir todos los conceptos salariales, aportes, descuentos y bonificaciones. 

No cumplir con estos requisitos significa incumplir el Artículo 616-1 del Estatuto Tributario, que remite a las sanciones del Artículo 651. 

Procesos de nómina en empresas con alto volumen de personal 

Calcular la nómina en compañías con más de 100 empleados requiere una metodología clara: 

• Tener un software de nómina o recursos humanos con la normativa al día. 
• Calcular horas y salario base. Incluir horas regulares, extras y recargos. 
• Definir la periodicidad. Pueden ser pagos semanales, quincenales o mensuales. 
• Aplicar descuentos y retenciones. Salud, pensión y retención en la fuente, según corresponda. 
• Incluir parafiscales. Aportes a caja de compensación, ICBF y SENA. 
• Liquidar variables. Comisiones, incapacidades, bonificaciones, auxilios y viáticos. 
• Generar soportes. Desprendibles de pago que detallen cada cálculo. 
• Realizar la dispersión de fondos. Transferir los montos a cada colaborador. 

En empresas con plantillas grandes, este proceso puede implicar revisar cientos de variaciones por periodo. Hacerlo de forma manual aumenta el riesgo de errores y retrasos. 

Sanciones por nómina: consecuencias del incumplimiento 

Un error en el cálculo o en el reporte electrónico de la nómina puede generar sanciones significativas: 

• 1% de las sumas no reportadas. 
• 0,7% de las sumas reportadas con errores. 
• 0,5% de las sumas presentadas fuera de plazo. 

La sanción máxima alcanza los 7.500 UVT. Si no existe base para calcularla, se aplica 0,5 UVT por cada dato no suministrado o incorrecto. 

Además, cuando la nómina no se reporta correctamente, la empresa pierde la posibilidad de descontar esos valores como costo, deducción, renta exenta o retención en sus declaraciones tributarias. 

Recuerda que la Reforma Laboral 2466 de 2025 refuerza esta obligación. Ahora la nómina debe reflejar con mayor rigor recargos nocturnos, horas extra, trabajo dominical y beneficios de teletrabajo. Omitir alguno de estos pagos no solo afecta al trabajador, también puede convertirse en causal de sanción tributaria y laboral para la empresa. 

Nómina electrónica: cómo evitar sanciones con reportes correctos 

La normativa contempla reducciones en las sanciones si la empresa corrige oportunamente: 

• 50% de descuento si se corrige antes de la notificación de la sanción. 
• 70% de descuento si se corrige dentro de los dos meses posteriores a la notificación. 
• 10% de descuento si se subsana de forma voluntaria antes de que la DIAN formule cargos. 

Cuando las correcciones se hacen dentro del plazo de presentación, no se genera sanción. Por eso, revisar y validar cada envío es fundamental para evitar problemas futuros. 

Tecnología: la clave para evitar errores en la nómina 

Empresas con gran cantidad de personal no pueden depender de hojas de cálculo que requieren ajustes manuales constantes. Un software de recursos humanos especializado permite: 

• Calcular automáticamente recargos, horas extra y descuentos según la normativa. 
• Generar desprendibles de pago y reportes electrónicos validados por la DIAN. 
• Integrar la nómina con contratos, vacaciones y prestaciones sociales. 
• Reducir el tiempo operativo y eliminar errores humanos. 
• Administrar correctamente el ciclo re vida del empleado en la empresa 
• La tecnología no solo garantiza el cumplimiento legal, también le devuelve al área de nómina el tiempo que hoy se pierde en cálculos manuales. 

La  exactitud es cumplimiento cuando de nómina hablamos  

Los pagos de nómina solo pueden funcionar de forma correcta cuando la exactitud es su mayor alidada, por lo que hacerlo fuera de tiempo puede, generar los problemas para las empresas en Colombia, sobre todo para aquellas que superan grandes números de personal. 

Con la Reforma Laboral 2466 de 2025, la obligación es aún más estricta: cada recargo y cada prestación debe quedar reflejado en los pagos. La clave está en combinar procesos claros con herramientas tecnológicas que aseguren precisión y rapidez. 

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