Tanto la contabilidad financiera como la administrativa son componentes esenciales de la estructura contable de una empresa, pues constituyen herramientas de gestión y control de suma importancia para la toma de decisiones.
Pero ¿en qué se diferencian? ¿Cuál es el enfoque de cada una de ellas? Solucionamos esas dudas a continuación:
Su objetivo principal es reflejar el estado y operación del patrimonio, información que encontramos principalmente en los estados financieros, generados periódicamente (trimestral, semestral o anual).
Usualmente es obligatoria en las empresas legalmente constituidas, y se enfoca en proporcionar información para accionistas, inversionistas, entidades crediticias e instituciones gubernamentales que toman decisiones basándose en factores asociados al resultado y situación económica del negocio, como monto total de pasivos y activos, capacidad de endeudamiento y pago, liquidez, generación de dividendos, etc.
También se le conoce como contabilidad gerencial o contabilidad de gestión. Está enfocada en reflejar los números necesarios para la planeación, administración y control diario de operaciones claves en el funcionamiento interno, como gastos, compras, abastecimiento, cobranzas, ventas, líneas de producción, y más.
Entre la información que presenta la contabilidad administrativa destacan los flujos de caja, los reportes de inventarios, los informes de mayores deudores y los de cuentas por pagar y cobrar.
Además, es clave en usos estratégicos, como los análisis de rentabilidad de productos específicos, la elaboración de presupuestos y el análisis de desviaciones del cumplimiento de objetivos.
A grandes rasgos, podemos decir que la contabilidad financiera se caracteriza por la recopilación y organización de información contable hacia el exterior de la entidad (inversionistas, accionistas, prestamistas, etc.), mientras que la administrativa esta más enfocada al uso de datos para gestión y control interno (administradores, gerentes, etc.).
Pero yendo un poco más allá, podemos sintetizar las siguientes diferencias específicas, en función de la naturaleza de cada una de las modalidades contables:
Como la financiera está orientada a actores externos, tiene que ceñirse a estándares o normativas de uso general, que usualmente suelen ser las Normas Internacionales de Información Financiera, por fortuna, integradas a cualquier software de contabilidad de calidad.
Por su parte, la administrativa es de implementación opcional, siendo mucho más flexible y sin una normativa obligatoria a la cual acogerse.
La contabilidad administrativa emplea los registros y presupuestos con un enfoque prospectivo, con el fin de optimizar la planificación en la toma de decisiones internas y maximizando los recursos.
En cambio, la financiera tiene un enfoque contrario, es decir, retrospectivo. La información es usada para evaluar gestiones, revisando y evaluando las decisiones tomadas en el pasado.
La información contable administrativa es presentada en informes detallados y específicos, muy útil para la gestión interna rápida y eficiente. Mientras que la financiera es comunicada en los estados financieros o reportes resumidos, que dan una visión más global del patrimonio y los resultados del negocio.
Aunque la contabilidad financiera y la administrativa tienen enfoques diferentes, persiguen un objetivo similar: reflejar información de valor para la toma de decisiones. Por lo cual, ninguna de las dos debería hacer falta en nuestra empresa.
Implementarlas hoy en día es muy sencillo. Solo necesitamos un software de contabilidad, que permite automatizar procesos y llevar registros actualizados de contabilidad tanto financiera como administrativa y de cotos.
El software contable de ERP Defontana es una de las mejores opciones del momento, porque se integra con otros módulos, como el de ventas, facturación electrónica, conexión bancaria y ecommerce, para mantener la contabilidad actualizada en todo momento.