Cuando hablamos de tareas importantísimas en el área de recursos humanos, siempre vienen a colación las liquidaciones de sueldo. ¡Y no es para menos! Según el artículo 54 del Código del Trabajo, tenemos que entregarlas a los trabajadores cada vez que pagamos sus remuneraciones.
Este documento termina sirviendo como comprobante de pago, pero lo que realmente busca es informarle al trabajador de dónde salió cada peso que depositamos en su cuenta bancaria, qué tuvimos en cuenta para calcular sus remuneraciones.
Es decir, todo es cuestión de transparencia.
De ahí que liquidar correctamente sea uno de los pilares de una buena gestión de recursos humanos.
Simplificando el asunto, el proceso consiste en rellenar un formulario con la información que utilizamos para el cálculo de remuneraciones.
Pero no es tan simple como eso.
El proceso implica el cumplimiento de normativas actualizadas y la inclusión de cifras detalladas:
Esto es lo primero que debemos tener en cuenta a la hora de emitir liquidaciones de sueldo.
En líneas generales, este documento detalla los haberes y deducciones que conforman el pago del trabajador.
En ese sentido, además de la identificación plena del trabajador, sí o sí tiene que incluir los siguientes datos:
Recuerda que las deducciones de ley se realizan sobre los haberes imponibles, que son las asignaciones que constituyen remuneración.
Y en ningún caso, los descuentos pueden superar el 45% de la remuneración total, según el artículo 58 del Código del Trabajo.
Aquí hay dos cosas que debemos tener en cuenta:
Estas dos consideraciones llevaron a la Dirección del Trabajo a autorizar el envío de este documento en formato digital, por ejemplo, por correo electrónico.
Eso sí, si nos decidimos por esta alternativa, tenemos que cumplir dos requisitos:
Los trabajadores que quieran obtener liquidaciones de sueldo en papel tienen derecho a exigirlo así y nosotros, como empresa, tenemos la obligación de entregarlas.
Entregamos la liquidación de sueldo a nuestro colaborador y nos dice que firma, pero que no está de acuerdo con ella, que cree que no le estamos pagando todas las remuneraciones que debería percibir, o que las deducciones están muy altas.
¿Qué hacemos? Bueno, está en todo su derecho. Y el documento servirá solo como prueba de que hicimos X pago, pero no de que fue recibido a conformidad.
Para una buena gestión de recursos humanos, lo ideal es que tratemos de solucionar las discrepancias a nivel interno, para que el trabajador no llegue a reclamar ante la Inspección del Trabajo.
Las copias de estas liquidaciones nos sirven para llenar este registro contable, que es obligatorio para todos los empleadores con 5 o más colaboradores y recoge toda la información de las remuneraciones pagadas en el mes.
Con esta información, el Servicio de Impuestos Internos (SII) prefabrica cada año la Declaración Jurada 1887: la que informamos anualmente los sueldos, sobresueldos y asignaciones que incrementan la remuneración de los trabajadores, así como los impuestos de renta que retuvimos.
A diario nos sorprendemos con todo lo que son capaces de hacer las nuevas tecnologías. Entonces, ¿cuál es la razón para que no exista un sistema que realice este proceso por sí solo? Pues ninguna.
Hoy en día tienes la oportunidad de implementar un software de recursos humanos online que automatiza tanto el cálculo de remuneraciones como la emisión y entrega de liquidaciones.
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Además de los procesos anteriores, también simplifica la administración de contratos y podemos integrarlo a Previred, sistemas contables, la Dirección del Trabajo y aplicaciones externas.
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