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Guía sobre cómo emitir liquidaciones de sueldo en 2025

Autor: Defontana Chile

Cuando hablamos de tareas importantísimas en el área de recursos humanos, siempre vienen a colación las liquidaciones de sueldo. ¡Y no es para menos! Según el artículo 54 del Código del Trabajo, tenemos que entregarlas a los trabajadores cada vez que pagamos sus remuneraciones.

Este documento termina sirviendo como comprobante de pago, pero lo que realmente busca es informarle al trabajador de dónde salió cada peso que depositamos en su cuenta bancaria, qué tuvimos en cuenta para calcular sus remuneraciones.

Es decir, todo es cuestión de transparencia.

De ahí que liquidar correctamente sea uno de los pilares de una buena gestión de recursos humanos.

¿Cómo emitir liquidaciones de sueldo correctamente?

Simplificando el asunto, el proceso consiste en rellenar un formulario con la información que utilizamos para el cálculo de remuneraciones.

Pero no es tan simple como eso.

El proceso implica el cumplimiento de normativas actualizadas y la inclusión de cifras detalladas:

1. Componentes obligatorios de una liquidación de sueldo

Esto es lo primero que debemos tener en cuenta a la hora de emitir liquidaciones de sueldo.

En líneas generales, este documento detalla los haberes y deducciones que conforman el pago del trabajador.

En ese sentido, además de la identificación plena del trabajador, sí o sí tiene que incluir los siguientes datos:

Días trabajados.
Sueldo base.
Otras remuneraciones, como horas extras, semana corrida y gratificación.
Asignaciones que no constituyen remuneración, como auxilio de movilización, pérdida de caja, desgaste de herramientas, colación y prestaciones familiares.
Otros beneficios contractuales (comisiones, bonos, premios o cualquier otro incentivo, tal y como lo manda el artículo 54 bis del Código del Trabajo).
Deducciones por cotizaciones previsionales y de seguridad social (AFP, salud, seguro de cesantía y APV).
Deducciones de impuestos que gravan las remuneraciones.
Otros descuentos, por ejemplo, por préstamos que le hiciste a los trabajadores.
Datos previsionales. Es decir, a qué AFP y sistema de salud está afiliado el trabajador.
Cargas familiares.

Recuerda que las deducciones de ley se realizan sobre los haberes imponibles, que son las asignaciones que constituyen remuneración.

Y en ningún caso, los descuentos pueden superar el 45% de la remuneración total, según el artículo 58 del Código del Trabajo.

2. Puedes entregar las liquidaciones de sueldo físicas o en formato digital

Aquí hay dos cosas que debemos tener en cuenta:

No existe ninguna norma que obligue al empleador a entregar copia física de la liquidación de sueldo.
No es obligatorio que el trabajador firme la liquidación.

Estas dos consideraciones llevaron a la Dirección del Trabajo a autorizar el envío de este documento en formato digital, por ejemplo, por correo electrónico.

Eso sí, si nos decidimos por esta alternativa, tenemos que cumplir dos requisitos:

Haber acordado con el trabajador el envío del documento en formato digital.
Enviar copia del documento al correo electrónico personal del trabajador, no al corporativo, porque a ese perderá el acceso el día que se vaya de la empresa.

Los trabajadores que quieran obtener liquidaciones de sueldo en papel tienen derecho a exigirlo así y nosotros, como empresa, tenemos la obligación de entregarlas.

3. La firma del trabajador no implica conformidad con la liquidación de sueldo

Entregamos la liquidación de sueldo a nuestro colaborador y nos dice que firma, pero que no está de acuerdo con ella, que cree que no le estamos pagando todas las remuneraciones que debería percibir, o que las deducciones están muy altas.

¿Qué hacemos? Bueno, está en todo su derecho. Y el documento servirá solo como prueba de que hicimos X pago, pero no de que fue recibido a conformidad.

Para una buena gestión de recursos humanos, lo ideal es que tratemos de solucionar las discrepancias a nivel interno, para que el trabajador no llegue a reclamar ante la Inspección del Trabajo.

4. No olvidemos el registro en el Libro de Remuneraciones Electrónico (LRE)

Las copias de estas liquidaciones nos sirven para llenar este registro contable, que es obligatorio para todos los empleadores con 5 o más colaboradores y recoge toda la información de las remuneraciones pagadas en el mes.

Con esta información, el Servicio de Impuestos Internos (SII) prefabrica cada año la Declaración Jurada 1887: la que informamos anualmente los sueldos, sobresueldos y asignaciones que incrementan la remuneración de los trabajadores, así como los impuestos de renta que retuvimos.

Obtener liquidaciones de sueldo es más fácil gracias al avance de la digitalización

A diario nos sorprendemos con todo lo que son capaces de hacer las nuevas tecnologías. Entonces, ¿cuál es la razón para que no exista un sistema que realice este proceso por sí solo? Pues ninguna.

Hoy en día tienes la oportunidad de implementar un software de recursos humanos online que automatiza tanto el cálculo de remuneraciones como la emisión y entrega de liquidaciones.

El software de gestión de personas de Defontana funciona 100% online y tiene todas las prestaciones necesarias para optimizar la gestión de personas.

Además de los procesos anteriores, también simplifica la administración de contratos y podemos integrarlo a Previred, sistemas contables, la Dirección del Trabajo y aplicaciones externas.

Anímate a conocer el software de recursos humanos y empieza a cuidar más de tus colaboradores.

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Guía sobre cómo emitir liquidaciones de sueldo en 2025

¿Cómo emitir liquidaciones de sueldo correctamente?

1. Componentes obligatorios de una liquidación de sueldo

2. Puedes entregar las liquidaciones de sueldo físicas o en formato digital

3. La firma del trabajador no implica conformidad con la liquidación de sueldo

4. No olvidemos el registro en el Libro de Remuneraciones Electrónico (LRE)

Obtener liquidaciones de sueldo es más fácil gracias al avance de la digitalización

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