Existen varios procesos de control para comprobar la veracidad y efectivo registro de las partidas contables, algo indispensable para conocer la situación económica real y fundamentar la toma de decisiones sobre información fidedigna.
Uno de los más importantes es conciliación bancaria.
Pero ¿qué es la conciliación bancaria?
Es un procedimiento mediante el cual contrastamos los saldos de los estados de cuenta emitidos por las entidades financieras con las cifras registradas en la cuenta “Bancos”: aquella en la que registramos los movimientos realizados en las cuentas bancarias de la compañía.
En líneas generales, lo que hacemos es una revisión detenida de cada una de las operaciones registradas en los dos documentos, con el fin de:
- Identificar movimientos aparecen en uno de los documentos y en el otro no.
- Verificar que el monto de cada operación sea el mismo en los dos registros.
De encontrar inconsistencias de este tipo, tenemos que realizar el análisis pertinente para identificar su causa, realizar los ajustes correspondientes a nivel contable o solicitar la rectificación a la entidad financiera
Importancia de la conciliación bancaria a nivel contable
Son varias las razones por las cuales puede haber diferencias entre los saldos de los extractos bancarios y los registrados en el libro contable:
- Errores de digitación.
- Errores de la entidad financiera al hacer el registro de las operaciones.
- Omisión en el reconocimiento contable de notas débito y crédito realizadas por el banco.
- Cheques reconocidos en la contabilidad porque fueron girados, pero no han sido cobrados por el portador y, por lo tanto, no aparecen los débitos en la cartola bancaria.
- Consignaciones realizadas por terceros que no habían sido reconocidas.
- Omisiones en el registro de operaciones, por falta de tiempo, fallas técnicas en el software contable o cualquier otra razón.
Al cuadrar las cifras reconocidas en la contabilidad y las reportadas por la entidad financiera, visualizamos de mejor manera la información bancaria de la empresa o persona, lo cual deriva en ventajas importantes:
Vemos la realidad
La conciliación nos brinda la oportunidad de encontrar inconsistencias que, de no ser reconocidas y corregidas, afectan la calidad del cierre contable, la veracidad de la contabilidad y, por lo tanto, la toma de decisiones.
Prevenimos fraudes
La conciliación bancaria nunca busca “legalizar errores”, solo identificar inconsistencias y sus causas, para poder hacer las respectivas correcciones y ajustes. Por lo cual también puede ayudarnos a prevenir fugas de capital asociadas a operaciones bancarias no autorizadas o no reconocidas en los libros contables.
Mejor seguimiento del flujo de caja
Al realizar la conciliación podemos ver de mejor manera la relación entre el momento en que el dinero ingresa a la entidad y el momento en que sale, facilitando la planificación presupuestaria, el recaudo y el control del flujo de caja en general.
Identificación oportuna de errores bancarios
En caso de error por parte de la entidad financiera, la conciliación brinda el soporte para formular la respectiva reclamación y contabilizarla como un derecho a favor de la empresa o persona.
El software de contabilidad es el aliado ideal
Los procedimientos de conciliación son relativamente sencillos, pero requieren un trabajo minucioso de revisión y análisis que toma tiempo para que sea preciso.
Por fortuna, automatizarlas con un software contable es una de las formas en que este sistema puede ayudar a una empresa.
Booker, el software de contabilidad de Defontana para contadores, conecta las cartolas de las cuentas bancarias de las principales Instituciones bancarias del país, haciendo que este procedimiento de control sea mucho más eficiente y eficaz.
