Independientemente del tamaño de la empresa o rubro, contar con una buena gestión documental es imprescindible porque a diario se manejan documentos y flujos de información críticos para las labores cotidianas, como facturas, contratos, órdenes de compra, autorizaciones, recibos de pago de nómina, etc.
¿Qué es gestión documental y cuáles son sus funciones?
En líneas generales, se trata administrar el ciclo de vida de los flujos de documentos recibidos y creados en una empresa, facilitar el acceso a datos y archivos específicos considerando su resguardo e integridad.
En ese sentido, la gestión documental incluye diferentes funciones específicas de altísimo valor:
- Crear todo tipo de documentos (contratos, anexos, avisos, etc.).
- Recibir y enviar documentos en función de políticas de gestión previamente determinadas.
- Guardar, jerarquizar y ordenar los documentos atendiendo a criterios de importancia y prioridad para la empresa.
- Salvaguardar la integridad de los documentos a lo largo del tiempo, hasta que se decrete deliberadamente su eliminación.
- Búsqueda y recuperación de información (documentar el pasado ayuda a mejorar el futuro).
- Definir políticas de conservación.
- Eliminar documentos.
- Velar porque el acceso a los documentos sea solo el permitido por las políticas de seguridad de la información de la empresa.
- Garantizar la disponibilidad, inmediatez y acceso de la documentación.
Cabe señalar que la gestión documental es transversal a toda la empresa, abarcando varías áreas y procesos, por lo que lo ideal es contar con un sistema que permita una gestión integral, centralizando la data para una optimización de los flujos de trabajo.
La importancia de una correcta gestión documental
Las posibilidades antes descritas permiten identificar cuál es el objetivo de la gestión documental: mejorar el acceso, integridad y seguridad de la información.
Cuando es implementada de forma correcta, favorece la inmediatez y agilidad en los procesos donde la documentación es clave, como la toma de decisiones o la administración de contratos en el área de recursos humanos.
Adicionalmente, al gestionar de forma correcta la documentación se ahorran recursos y se incrementa la productividad. Consideremos, por ejemplo, que cifras recopiladas por Finances Online señalan que:
- Las empresas desperdician un promedio de 20.000 dólares en problemas de documentos, que por cierto representan más del 21% de la pérdida de productividad diaria.
- Los trabajadores gastan -en promedio- el 50% de su tiempo en crear y preparar documentos.
- El 83% de los empleados tienen que rehacer documentos existentes porque no pueden encontrarlos en la red empresarial.
Por fortuna, el desarrollo tecnológico de los últimos años ha sido significativo y hoy las organizaciones pueden integrar un sistema de gestión documental online, una solución especialmente desarrollada para administrar eficientemente los documentos a lo largo de todo su ciclo de vida.
Al contar con un sistema de gestión documental obtenemos beneficios importantes, como fortalecimiento de la seguridad de la información, automatización de procesos, centralización de la documentación y accesibilidad 24/7. Eso, sin olvidarnos de la reducción de los errores humanos.
Una vez claro qué es gestión documental, cuáles son sus funciones y la importancia de implementarlo correctamente mediante un software especializado, surge la pregunta: ¿cuál es el sistema indicado?
En Defontana, conscientes sobre cuál es el objetivo de la gestión documental, hemos desarrollado un software especializado en la materia que permite crear documentos de manera masiva y parametrizada, guardarlos, jerarquizarlos y ordenarlos de forma simple.
La plataforma también integra la Firma Digital Simple y/o Avanzada, para facilitar la gestión de instrumentos de carácter público y/o privado. Además, se puede integrar a nuestro ERP, potenciando la escalabilidad de las organizaciones.
Con Defontana, hoy las empresas pueden digitalizar sus procesos de manera simple y escalable, algo de suma importancia para potenciar la competitividad y lograr un posicionamiento efectivo en el mercado.
