Evaluaciones médicas ocupacionales Resolución 1843 de 2025

En Colombia, la salud y la seguridad de los trabajadores han adquirido un papel protagónico dentro del marco normativo laboral. Con la entrada en vigencia de la Resolución 1843 de 2025, el Ministerio del Trabajo actualiza y refuerza las disposiciones que rigen las evaluaciones médicas ocupacionales y el manejo de la historia clínica laboral, consolidando un entorno normativo moderno, inclusivo y preventivo. Esta regulación impacta a todos los actores del mercado laboral: empleadores, trabajadores, contratistas, ARL, prestadores de servicios en salud laboral y más. 

¿Qué busca la resolución 1843 de 2025? 

El objetivo principal de esta norma es regular la práctica de las evaluaciones médicas ocupacionales en todo el territorio nacional, sin importar el tipo de contrato, el sector económico ni la afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales. También establece los criterios técnicos para la elaboración, confidencialidad y uso de las historias clínicas ocupacionales. 

Este nuevo marco normativo promueve el trabajo digno, previene riesgos laborales, fortalece los procesos de vigilancia epidemiológica y busca erradicar prácticas discriminatorias en el acceso y permanencia en el empleo. 

Para los empleadores: responsabilidades claras y exigibles 

La resolución asigna al empleador el deber de garantizar las condiciones necesarias para realizar evaluaciones médicas integrales, oportunas y periódicas. Entre sus principales responsabilidades destacan: 

• Asumir los costos de las evaluaciones y sus pruebas complementarias (transporte, alojamiento y alimentación si es el caso). 
• Realizar las evaluaciones durante la jornada laboral, facilitando la participación del trabajador sin afectar su ingreso ni tiempo personal. 
• Adaptar los puestos de trabajo en un plazo no mayor a 20 días hábiles, según las recomendaciones o restricciones médicas emitidas. 
• Entregar al trabajador el concepto médico y mantener evidencia documental de dicha entrega. 
• Implementar pausas activas, campañas contra el consumo de sustancias psicoactivas y sistemas de vigilancia epidemiológica. 
• Garantizar el respeto a la confidencialidad médica, absteniéndose de conservar historias clínicas salvo con autorización del trabajador y bajo condiciones específicas. 

El incumplimiento de estas obligaciones puede conllevar sanciones administrativas y económicas, según lo establecido por las leyes vigentes. 

Para los trabajadores: derechos reforzados y deberes compartidos 

La Resolución 1843 de 2025 no solo protege la salud de los trabajadores, sino que les otorga herramientas para participar activamente en la construcción de ambientes seguros. Se reconoce su derecho a: 

• Conocer los resultados de las evaluaciones. 
• Escoger el laboratorio o centro médico (especialmente en pruebas de sangre). 
• Rechazar la realización de exámenes, entendiendo las consecuencias laborales asociadas. 
• Exigir condiciones de trabajo acordes con sus capacidades físicas, mentales y sociales. 

Además, se les exige cumplir con normas del SG-SST, asistir a las evaluaciones en los tiempos programados, usar correctamente los EPP y acatar las restricciones o recomendaciones médicas tanto en el entorno laboral como fuera de este. 

Tipos de evaluaciones médicas obligatorias 

La norma establece seis evaluaciones mínimas que todo empleador debe implementar: 

1. Preingreso: Evalúa la condición física y mental antes de contratar, comparándola con el perfil del cargo. 
2. Periódicas programadas: Monitorean la salud frente a riesgos constantes en la labor. 
3. Por cambio de ocupación: Se realiza cuando el trabajador cambia de tareas o se expone a nuevos riesgos. 
4. De egreso: Determina el estado de salud al finalizar el vínculo laboral. 
5. Por retorno laboral: Obligatoria si la ausencia no médica supera los 90 días. 
6. Post incapacidad: Aplica para incapacidades iguales o superiores a 30 días. 

Estas evaluaciones deben ser realizadas por médicos especialistas en seguridad y salud en el trabajo, con licencia vigente, y contar con una historia clínica ocupacional estructurada y confidencial. 

Confidencialidad y manejo de la historia clínica ocupacional 

La historia clínica ocupacional es un documento privado, protegido por las normas de protección de datos personales. Su custodia es responsabilidad del prestador del servicio médico ocupacional. Esta no puede ser anexada a la hoja de vida ni compartida con terceros, salvo por autorización del trabajador o mandato judicial. 

El concepto médico que se entrega al empleador no puede incluir el término “no apto” y solo debe señalar restricciones o recomendaciones necesarias para proteger la salud del trabajador. 

Prohibiciones y enfoque antidiscriminatorio 

Uno de los avances más relevantes de esta resolución es su enfoque preventivo y de protección contra la discriminación: 

• Se prohíbe exigir pruebas de embarazo, VIH o serología como requisito de acceso o permanencia laboral, salvo en condiciones justificadas de riesgo. 
• Se presume discriminatoria la solicitud de prueba de embarazo, recayendo la carga de la prueba sobre el empleador. 
• Los trabajadores pueden elegir libremente el laboratorio para las pruebas de sangre cuando las evaluaciones lo requieran. 
• El empleador que infrinja estas disposiciones será sancionado hasta con 2455 UVT y deberá contratar a la trabajadora afectada. 

 Rol de las Administradoras de Riesgos Laborales (ARL) 

Las ARL tienen un papel de acompañamiento y asistencia técnica. Deben: 

• Apoyar la implementación de los Sistemas de Vigilancia Epidemiológica. 
• Capacitar sobre las evaluaciones médicas ocupacionales. 
• Fomentar entornos laborales, saludables y políticas contra el alcoholismo y el tabaquismo.
• Sin embargo, no están autorizadas para pagar ni asumir el costo de las evaluaciones médicas reguladas en esta norma, salvo que exista disposición específica. 
  

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Consideraciones técnicas y protocolos según el riesgo 

En los casos donde el trabajador esté expuesto a sustancias químicas, biológicas o agentes cancerígenos, el empleador deberá implementar protocolos de evaluación médica más detallados. Estos deben incluir identificación del agente, órganos blanco afectados, métodos de evaluación, criterios diagnósticos y consideraciones especiales como embarazo o inmunosupresión. 

Sanciones y vigencia 

El incumplimiento de esta norma puede acarrear sanciones para empleadores, trabajadores, contratistas, ARL y prestadores de servicios de salud. La resolución entró en vigor el 29 de abril de 2025 y otorga un periodo de transición de seis meses para que las organizaciones realicen los ajustes administrativos y técnicos necesarios. 

 La Resolución 1843 de 2025 representa un avance significativo en la promoción de la salud laboral en Colombia. Su implementación no solo es un imperativo legal, sino también una oportunidad para que las empresas fortalezcan su cultura de prevención, mejoren la productividad y garanticen condiciones dignas para sus colaboradores. 

Para los empleadores, es momento de revisar procedimientos internos, actualizar perfiles de cargo y reforzar el SG-SST. Para los trabajadores, esta resolución representa una garantía para el cuidado de su salud y una defensa frente a prácticas discriminatorias. 

La salud en el trabajo es una responsabilidad compartida. Con esta nueva norma, Colombia da un paso más hacia entornos laborales más seguros, equitativos y humanos.