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Autor: Alejandra Lara Vargas
Calcular la nómina de una empresa cada mes es una de las tareas más complejas para los auxiliares de nómina. Un error puede afectar directamente los pagos de los empleados, generar sanciones legales y romper la confianza entre trabajadores y organización.
En muchas compañías, uno o dos auxiliares deben hacerse cargo de la nómina de más de 100, 200 o incluso 300 personas. Aunque Excel ayuda en cálculos, nunca notifica errores y depende por completo del criterio de quien lo maneje. Antes de esperar sanciones, es necesario identificar las consecuencias y ofrecer herramientas que permitan controlar y asegurar el proceso.
La complejidad de los pasos de nómina
Los pasos de nómina incluyen mucho más que sumar salarios. Se deben calcular horas extras, recargos, vacaciones, incapacidades, licencias, cesantías, primas y aportes a seguridad social. Cada concepto exige exactitud y verificación. Cuando la empresa crece, la dificultad aumenta.
Errores comunes que afectan los pagos
- Aplicar mal una tarifa de seguridad social.
- Omitir horas extras o recargos nocturnos.
- No registrar incapacidades o licencias de manera adecuada.
Cada error genera riesgos legales y afecta la nómina de los empleados.
El costo real de una mala gestión
En Colombia, en 2025, los errores en la nómina de una empresa pueden costar millones. La DIAN sanciona con hasta el 5% del valor de la nómina cuando la información electrónica es incorrecta, y con el 4% cuando no se reporta. La UGPP penaliza la omisión de aportes parafiscales. El Ministerio del Trabajo puede multar con hasta 5.000 salarios mínimos legales por incumplir el pago de la prima de servicios, un valor que supera los 7.000 millones de pesos.
¿Qué se necesita para hacer una nómina?
La primera opción suele ser Excel, pero se queda corto. Un equipo de nómina necesita más que fórmulas: requiere control, validaciones y respaldo legal. A continuación, una comparación:
| Criterio | Excel | Software de nómina | Plataforma de RR.HH. con app |
|---|---|---|---|
| Beneficios principales | Útil para cálculos básicos. Bajo costo. | Automatiza deducciones y aportes. Genera reportes. Reduce errores. | Integra nómina con vacaciones y contratos. Incluye app para marcar asistencia, pedir certificados y comunicarse con RR.HH. Procesos en tiempo real. |
| Limitaciones | Depende del conocimiento humano. No alerta errores. Sin reportes integrados. | No integra asistencia ni comunicación con empleados. | Requiere implementación inicial. |
Cómo realizar una nómina de empleados sin riesgos
Para responder a la pregunta de cómo realizar una nómina de empleados, es fundamental apoyarse en herramientas que reduzcan la carga operativa. El uso de un software de nómina permite generar reportes automáticos, cumplir la ley y dar tranquilidad tanto a la empresa como a los trabajadores.
Cómo hacer una nómina de pago con respaldo tecnológico
Al pensar en cómo hacer una nómina de pago, los auxiliares deben apoyarse en soluciones que combinen exactitud, agilidad y trazabilidad. Una plataforma de recursos humanos con app no solo asegura el pago correcto, también mejora la comunicación entre empresa y colaboradores.
Conclusión: la nómina de una empresa exige apoyo tecnológico
El reto de los auxiliares al calcular la nómina de una empresa no es menor: cada error afecta a los empleados y puede generar sanciones millonarias. Más allá de Excel, la respuesta está en soluciones tecnológicas que acompañan al equipo, validan cálculos y fortalecen la transparencia con el trabajador
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