Gestión de MYPES: Estrategias para optimizar la gestión de nómina

Gran parte de la economía de Colombia está relacionada con la correcta Gestión de MYPES, dado que estas empresas son más del 99% de las que existen en el país y aportan un 40% del PIB nacional. 

Su crecimiento genera empleo, por lo mismo, es necesario que cuenten con las herramientas para hacer una correcta Gestión de Nómina. Esta es una actividad crucial para el bienestar de sus trabajadores, además de poder cumplir en tiempo y forma con la Legislación Nacional.

Gestión de MYPES y el Cálculo de Nómina

Acorde al Código Sustantivo del Trabajo, cada persona que trabaja por cuenta ajena y establece un vínculo con un empleador, debería figurar en la Nómina de la Empresa. Este documento formal detalla tanto los pagos, como las condiciones en que ambas partes se relacionan en materia laboral. 

La Nómina Electrónica debe enviarse a la DIAN dentro de los primeros 10 días del mes, acorde a la Resolución 000151. En ella se debe considerar:

• Los datos del empleador y el trabajador.
• Periodo trabajado (quincenal, semanal, mensual).
• El salario base del trabajador.
• Descuentos y devengos. Horas extra y ausentismo.
• Las obligaciones del empleador, como los pagos al Sistema de Seguridad Social en Salud y Pensiones. 
• Aportes al Fondo de solidaridad y subsistencia.
• Elementos como la retención del impuesto a la renta y los aportes parafiscales.

Estrategias para optimizar la Gestión de Nómina en MYPES

El resultado es el salario neto del trabajador, que puede variar caso a caso, ya que además de los factores que antes se mencionan, puede haber préstamos, libranzas o anticipos que se hayan acordado. Por lo tanto, se sugieren las siguientes estrategias:

1. Tener un control de asistencia digital que registre novedades

Esta herramienta permite tener clara la hora de entrada y salida del trabajador. Además, realiza el cálculo de las horas extra, lleva el registro del ausentismo y sus causas, facilitando también el cálculo de las vacaciones.

2. Automatizar procesos repetitivos

Hay procesos que necesitan hacerse por cada trabajador. Esto puede dificultar la Gestión de MYPES, a menos que se opte por soluciones que, al ser automatizadas, puedan ahorrar tiempo a la vez que entregan resultados sin errores.

3. Avanzar hacia la transformación digital con procesos en la Nube

Las herramientas especializadas en la Nube, cumplen con el doble propósito de hacer los cálculos con exactitud, al mismo tiempo que los respalda y deja disponibles para que los usuarios autorizados puedan acceder a la información en cualquier momento y lugar mediante internet.

4. Incorporar los cambios en la legislación laboral a la gestión

En general, la legislación se adapta acorde a los tiempos y necesidades de las personas. Medidas de aplicación gradual, como la Reducción de la Jornada Laboral, significan cambios anuales que se deben incorporar en la Gestión de Nómina. Para eso, las MYPES pueden optar por herramientas digitales con actualizaciones que los incorporen sin interrumpir sus procesos.

5. Centralizar la información con un Sistema ERP

Para las MYPES contar con Recursos de Planeación Empresarial, como los Sistemas ERP resulta esencial. Esto porque permite tener una visión general de la empresa en su totalidad. Por ejemplo, mediante esta solución, el Cálculo de Nómina queda integrado en la misma herramienta digital que la Contabilidad y la Gestión Documental, facilitando procesos.

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Génesis ERP, la solución para Gestión de MYPES Defontana, cuenta con las herramientas para poner en práctica todas estas estrategias en tu empresa sin grandes costos. El Cálculo de Nómina que realiza es exacto, contempla su entrega a la DIAN en el plazo estipulado y tiene actualizaciones automáticas sin costo adicional. De esta manera garantiza, por ejemplo, que estés en cumplimiento permanente de las nuevas resoluciones y legislación laboral.

Además, tiene un diseño intuitivo, amigable con el usuario. Contarás con el respaldo Defontana en su implementación, capacitaciones y soporte continuo. Este software en la Nube ofrece todas sus ventajas sin la necesidad de invertir en hardware ni tener riesgo de obsolescencia en los equipos ¡Conócelo!