El ciclo de abastecimiento, también conocido como ciclo de compras, es el conjunto de procesos que una empresa desarrolla para adquirir los bienes y servicios que requiere para su actividad económica. Involucra todas las operaciones asociadas a la identificación de necesidades, selección de proveedores, compra, recepción de mercancías y respectivos pagos.
Es de vital importancia para las empresas cuyo foco principal es la venta de productos, pues impacta directamente la disponibilidad de stock y las ventas.
Por esta razón debemos optimizarlo de forma continua, y una de las mejores herramientas para hacerlo es la tecnología, con el sistema ERP a la cabeza.
Cómo ayuda la tecnología a optimizar procesos de los ciclos de abastecimiento
Durante los últimos años, el 90% de las empresas ha invertido en la digitalización de las cadenas de suministro, con el fin de mejorar la visibilidad, la resiliencia y la eficiencia, según estudio de McKinsey.
Lo anterior implica la implementación de más de un software de gestión y nuevas tecnologías que ayudan a mejorar la colaboración, mitigar los riesgos y optimizar procesos de punta a punta en los ciclos de abastecimiento.
Algunos ejemplos al respecto son los siguientes:
Identificación de necesidades y gestión de inventarios
Entre las formas de mejorar el proceso de ventas con un ERP, encontramos la posibilidad de realizar un seguimiento en tiempo real del inventario. Este, junto a la analítica de ventas y demanda de productos, nos permite planificar los ciclos de compra de forma inteligente, manteniendo siempre las existencias en su punto de equilibrio.
Consideremos que mantener el equilibrio en su punto óptimo evita los quiebres de stock (agotamiento de productos), que tanto afectan las ventas, procesos de producción y experiencia del cliente.
Selección y contratación de proveedores
En el software de gestión adecuado podemos llevar un registro actualizado de proveedores y evaluar su desempeño en base a múltiples indicadores. Esto, sumado a la posibilidad de gestionar y analizar diferentes cotizaciones online, nos ayuda a agilizar el proceso de selección.
Por otra parte, a tecnología también nos brinda la oportunidad de negociar de forma remota con los proveedores (mediante aplicaciones de videoconferencia) y suscribir contratos online a través de la firma electrónica. De esta forma, se reduce notablemente los tiempos del ciclo de abastecimiento, haciéndolo mucho más eficiente y eficaz.
Visibilidad del ciclo de abastecimiento
Con tableros digitales y tecnologías de trazabilidad podemos tener una imagen clara de cada punto o enlace del ciclo de abastecimiento. Es decir, siempre sabremos el estado de las órdenes de compra y la ubicación de los productos adquiridos.
Este conocimiento nos ayuda a planificar mejor los flujos de trabajo relacionados con la gestión de pedidos, inventario y recepción de mercaderías. Además, es clave para reaccionar de forma oportuna y precisa a incidentes comunes, como los retrasos en las entregas.
Análisis de datos y toma de decisiones
En el sistema ERP u otras herramientas de analítica podemos almacenar datos del proceso, analizarlos y convertirlos en conocimiento de valor útil para la toma de decisiones orientadas a disminuir el riesgo operacional y mejorar la resiliencia y eficacia de los ciclos de abastecimiento.
La tecnología es clave para perfeccionar el ciclo de abastecimiento. Si deseas integrarla en tu empresa, puedes empezar con el software ERP Defontana Perú.
En su interfaz encuentras todas las funcionalidades necesarias para optimizar la gestión de toda la cadena de suministro (compras, ventas, inventario, pedidos, abastecimiento, etc.) e ir contabilizando las transacciones asociadas. Lo mejor de todo es que es 100% y de fácil implementación. Conócelo.
