Factura electrónica en Colombia: Todo lo que necesitas saber

El país avanza en su camino hacia la transformación digital. Un importante paso es que durante 2024 la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) implementará la factura electrónica, legislada según la Resolución 000165, que marca la ruta para ir dejando atrás el formato en papel. 

Si bien los cambios, que en este caso se anunciaron en 2023, requieren un proceso de adaptación, estos se hacen para mejorar. Parte de los beneficios es que esta factura respalda las transacciones, centraliza la información, al mismo tiempo que agiliza su emisión y recepción.

¿Qué debes saber sobre la factura electrónica?

Este documento, que será válido para efectos fiscales, se emite al vender. Luego podrá hacerse seguimiento por internet al proceso de si ha sido recibida, aceptada o rechazada. Las notas de crédito o débito que le correspondan se deberán emitir en el mismo formato y la firma para validarla debe ser digital.

La información necesaria para expedir la factura es:

• Nombre y Apellido o Razón Social del comprador.
• Número de Identificación Tributaria NIT.
• Correo electrónico.

No se deben pedir datos adicionales. Si la venta se realiza fuera de la oficina o local del facturador, debe registrarse la dirección del lugar en que se prestó el servicio o se entregó el bien.

Calendario de implementación factura electrónica

El proceso será paulatino y tiene el siguiente orden:

Los responsables de cumplir con esta obligación son:

• Las personas jurídicas.
• Quienes deban pagar Impuesto sobre las Ventas (IVA) o el Impuesto Nacional al Consumo (INC).
• Personas naturales con ingresos por sobre las 3500 UVT.
• Contribuyentes cuyo impuesto unificado esté bajo el Régimen Simple de Tributación.
• Comerciantes, importadores y quienes brinden servicios relacionados.

Están exentos de esta exigencia:

Las empresas del transporte público, entidades como bancos, corporaciones y compañías financieras, asalariados, pensionados y quienes señale el Artículo 8 de la Resolución 000165.

¿Cómo se puede facturar de manera electrónica?

Hay 3 maneras de cumplir con esta obligación:

Servicio gratuito DIAN: Para facilitar este proceso, la DIAN facilita un servicio gratuito, que requiere darse de alta y seguir el instructivo de facturación. Este servicio se caracteriza por ahorrar costos, sin embargo, requiere que el personal de la empresa invierta el tiempo de realizar este proceso dentro de los plazos establecidos y sin cometer errores, además de cumplir con sus otras actividades.

Desarrollar un software propio: Si quien debe facturar así lo desea, puede entregar un set de pruebas con su propio sistema, el que debe ser aprobado por la DIAN para quedar en calidad de habilitado. En este caso, la empresa es la que maneja el sistema, con el consecuente empleo de tiempo y personal que requiere dedicarse a estas tareas de manera continua, ya que la exigencia será permanente.

Proveedor Tecnológico: Las empresas pueden solicitar el servicio de facturación electrónica a un Proveedor de Soluciones Tecnológicas que pueda generarlas. Esto requiere encontrar un proveedor confiable y contratar sus servicios. Al tomar esta opción, la empresa puede contar con la correcta emisión de sus documentos de forma puntual y sin errores, en especial si se quiere ahorrar tiempo y aliviar la carga que significan estas responsabilidades para los colaboradores.

Su correcta realización evita posibles sanciones a quienes no cumplan con esta obligación. La razón por la que se tomaron estas medidas, es con el fin de poder avanzar hacia beneficios como devoluciones automáticas de impuestos y declaraciones sugeridas desde la misma DIAN. 

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