Software de Gestión de Recursos Humanos: Guía de la A a la Z

El mundo empresarial está en constante evolución, por lo que la gestión de Recursos Humanos (RRHH) se ha convertido en un tema cada vez más relevante. 

Hoy, las compañías buscan formas de mejorar la eficacia, el rendimiento y la productividad de su equipo, y lo mejor es ingresar al mundo digital, donde las tareas repetitivas que se debían hacer manualmente abarcando gran parte del tiempo, ahora se resuelven en cuestión de segundos.  Así que no esperes más que en esta guía veremos los aspectos esenciales de un Software de Recursos Humanos. 

¿Qué revisaremos en esta guía? 

• ¿Por qué es tan importante un software de Recursos Humanos?
• Tipos de Software de Recursos Humanos
• 7 beneficios clave de un Software de Recursos Humanos
• ¿Qué características debe tener un buen software en RRHH?
• ¿Cómo implementar un Software de Recursos Humanos?
• Conclusión

¿Por qué es tan importante un software de Recursos Humanos en las empresas? 

Los negocios que integran esta plataforma digital cuentan con un potencializador que automatiza tareas administrativas, facilita la comunicación interna y ofrece análisis avanzados para tomar decisiones informadas sobre el personal. 

Esta herramienta se puede implementar en empresas de cualquier tamaño, desde Pymes que están en desarrollo, hasta grandes corporativos con mayor complejidad que buscan sistemas más robustos. 

El objetivo principal de integrar esta solución es optimizar las tareas administrativas para poder centrarse en tareas más estratégicas, como lo muestra un informe de Deloitte, el cual menciona que las empresas que implementan un Software en sus procesos de RRHH tienen una reducción del 30% en el tiempo que perdían en trabajos manuales. 

Tipos de Software de Recursos Humanos 

Estos pueden ser clasificados con base en las necesidades de cada empresa, entre ellos se encuentran: 

• Software de nómina 

Está centrado en el procesamiento de pagos y el cumplimiento fiscal. 

• Software de gestión del talento 

Orientado al ciclo de los empleados, desde el reclutamiento hasta el desarrollo. 

• Software de evaluación del desempeño 

Mide el rendimiento y la mejora continua de cada colaborador. 

• Sistema de gestión de la fuerza laboral (WFM) 

Dirigido a la planificación y gestión de los horarios y la asistencia de los empleados. 

Beneficios clave de un Software de Recursos Humanos  

1. Gestión documental

• Centralización de datos: Un software de este tipo, debe centralizar la información más relevante de cada empleado, es decir, desde datos personales, cargos, historiales y más, todo esto con el objetivo de facilitar el acceso rápido y organizado. 

• Actualización en los cambios del personal: Esta herramienta registra de forma instantánea los movimientos (ascensos, cambios de puesto, etc.), de esta manera se puede dar visibilidad de cada individuo. 

2. Control total de la nómina 

• Cálculo de salarios: El software de RRHH permite calcular de forma exacta los salarios, deducciones, bonificaciones y retenciones, lo que facilita la generación de pagos precisos y en tiempo, logrando eliminar cualquier dedazo o error. 

• Normativa fiscal: Con esta herramienta se certifica que cada pago, retención y/o deducción se timbren con base en las regulaciones locales y nacionales. 

• Informes actualizados: Brinda reportes detallados sobre la nómina y otros aspectos fiscales que se requieren en auditorias o declaraciones. 

3. Reclutamiento e inducción 

• Anuncio de vacantes: la selección de personal es un proceso importante, que se debe iniciar con una buena creación y distribución de ofertas laborales, algunos softwares permiten realizar esta estrategia. 

• Clasificación de candidatos: Facilita el seguimiento de cada persona, desde la aplicación hasta la selección final en caso de ser seleccionado. 

• Incorporación de nuevos colaboradores: Ofrece herramientas para el proceso de onboarding, lo cual impulsa a que los nuevos empleados se adapten rápidamente en la compañía. 

4. Gestión del rendimiento 

• Valoración del desempeño: Los responsables del área de Recurso Humanos pueden hacer un seguimiento del rendimiento de cada persona a través de evaluaciones quincenales, mensuales o según se decida. 

• Creación de KPI’s: Establece metas claras y medibles para cada empleado, permitiendo un seguimiento en la satisfacción de estos mismos. 

5. Control de tiempo y asistencia 

• Registro de horarios: El software lleva la asistencia y el control de los trabajadores de manera simple y automatizada con el cálculo de remuneraciones.  

• Gestión de ausencias: Facilita la administración de vacaciones, permisos, licencias por enfermedad, etc. 

6. Beneficios y compensaciones 

• Manejo de beneficios: Incluye la gestión de seguros, planes de pensión, vales de comida y otros beneficios adicionales a tomar en cuenta. 

• Bonos y recompensas: Gestiona y automatiza las compensaciones en función del desempeño. 

7. Análisis de Datos  

• Toma de decisiones: Ayuda a las cabezas de cada área a tomar decisiones informadas sobre la contratación, la retención y el desarrollo de talento, permitiendo que estas se tomen con base en información clave, a su vez, se rescatan insights valiosos que influyen en decisiones que evitan problemas de negocio. 

¿Qué características debe tener un buen software en RRHH? 

Al elegir un software en RRHH, es crucial asegurarse que tenga las siguientes características: 

• Interfaz amigable, es decir, debe ser fácil de usar para tu equipo de RRHH y tus colaboradores. 

• Accesibilidad móvil, permite el acceso a través de un dispositivo móvil, el cual otorga el trabajo remoto, mejorando la flexibilidad laboral. 

• Escalabilidad, de esta forma podrá adaptarse al crecimiento de tu empresa sin comprometer tu rendimiento. 

¿Cómo implementar un Software de Recursos Humanos? 

Lo ideal es tener un equipo de soporte especializado siempre disponible para ti, sin embargo, en cualquier situación es necesario seguir 5 pasos principales: 

1. Establecer los objetivos de tu negocio: Antes de elegir el software ideal, es importante definir qué problemas y áreas de oportunidad se deben resolver y con que escala de urgencia. 
2. Capacitación del personal: Es necesario asegurarse de que todos los colaboradores estén enterados y puedan capacitarse en el uso del nuevo software, así en caso de una emergencia cualquier colaborador podrá tomar el mando. 
3. Migración de datos: Hay que transferir la información existente al sistema de manera ordenada y precisa sin dejar de lado datos importantes. 
4. Pruebas: Antes de usar y dar de alta el software de forma oficial, se deben realiza pruebas para asegurar de que funciona correctamente en todas sus funcionalidades. 
5. Monitoreo constante: Se debe evaluar el rendimiento del software una vez implementado y ajustar según sea necesario. 

Conclusión 

El uso del software en Recursos Humanos de Defontana es una excelente manera de optimizar la gestión laboral en tu empresa, mejora tanto la eficiencia en todos tus procesos internos como en la satisfacción de tus empleados.  

Al elegir esta herramienta digital, no solo ahorrarás tiempo y recursos, sino que podrás tomar decisiones más informadas, consiguiendo un ambiente laboral más productivo y armonioso.  ¿Te animas a evolucionar? 

Tenemos las soluciones más completas para la nómina, beneficios, talento y otros aspectos críticos, ideal para quienes buscan un sistema integral. 

Estaremos contigo desde el primer día. Podrás agendar reuniones online, escribirnos por chat de atención o levantar tickets de casos especiales. Nuestro equipo está a la altura de tus desafíos, no esperes más y cotiza a los mejores precios.