CTS: cómo la tecnología ayuda a cumplir sin errores

El depósito de la CTS (Compensación por Tiempo de Servicios) vence cada 15 de noviembre, y representa uno de los procesos más importantes en la gestión laboral de las empresas. Este beneficio, equivalente a medio sueldo por semestre trabajado, funciona como un fondo de protección para el trabajador ante la pérdida del empleo. Sin embargo, errores en el cálculo o retrasos en el depósito pueden generar sanciones significativas y afectar la reputación de la empresa.

Hoy, la tecnología cumple un rol decisivo para garantizar la exactitud de los cálculos, automatizar procesos y evitar contingencias legales. Los sistemas de gestión digital permiten integrar toda la información del personal, actualizarla en tiempo real y cumplir con la normativa laboral vigente sin margen de error.

Qué es la CTS y cómo se calcula

La CTS es un beneficio social que las empresas depositan dos veces al año, en mayo y noviembre, a favor de sus trabajadores formales. Su objetivo es proteger al empleado ante el cese laboral y ofrecerle un respaldo económico temporal.

El cálculo de la CTS considera la remuneración básica, la asignación familiar, las bonificaciones regulares y los días efectivamente trabajados durante el semestre. A ello se suman conceptos como comisiones o incentivos fijos, si el trabajador los percibe de manera habitual.

En la práctica, calcular la CTS manualmente puede generar inconsistencias. Un error en la planilla, una fórmula incorrecta o un dato desactualizado puede alterar el monto final y derivar en sanciones de la Sunafil, que pueden superar los S/ 130,000, según el tamaño de la empresa. Por eso, contar con un sistema que automatice la información y asegure trazabilidad en cada paso se ha convertido en una necesidad operativa.

Errores comunes en el cálculo de la CTS

Las contingencias más frecuentes surgen por falta de control interno o ausencia de herramientas tecnológicas adecuadas. Entre los errores más comunes destacan:

• Datos desactualizados de los trabajadores, como remuneraciones o fechas de ingreso.
• Cálculos manuales sin respaldo digital, que aumentan el margen de error.
• Desconocimiento normativo, especialmente en empresas con alta rotación o con trabajadores en distintos regímenes laborales.
• Retrasos en el depósito, por falta de planificación o saturación en las entidades financieras.
• Omisión de conceptos remunerativos, como asignación familiar o bonificaciones regulares.

Corregir estos errores después del depósito puede ser complejo. Por eso, las empresas más eficientes digitalizan su proceso de gestión laboral, integrando herramientas que unifican planillas, beneficios, asistencia y cálculos automáticos.

Cómo la tecnología optimiza la gestión de la CTS

Un sistema de gestión de personas o software contable permite controlar todas las etapas del proceso: desde el registro de datos del trabajador hasta la generación automática de la constancia de depósito.

Estas plataformas automatizan el cálculo de la CTS y eliminan la dependencia de hojas de cálculo manuales. Además, centralizan información crítica como remuneraciones, horas extras, descuentos y bonificaciones, lo que garantiza precisión en los montos.

Entre las principales ventajas de usar herramientas digitales para la gestión de la CTS destacan:

• Automatización total de cálculos: el sistema integra los datos de planilla y aplica las fórmulas exactas de acuerdo con la normativa vigente.
• Alertas y recordatorios: avisan los plazos de depósito y la entrega de constancias para evitar sanciones.
• Acceso remoto y en tiempo real: los equipos de RR. HH. pueden verificar información desde cualquier lugar y dispositivo.
• Trazabilidad y auditoría: permite revisar el historial de cálculos, comprobantes y fechas, lo que facilita la fiscalización y el control interno.
• Generación de reportes automáticos: los responsables pueden visualizar de inmediato el monto total a depositar por área, sede o tipo de contrato.

Al integrar estas funciones, la empresa no solo asegura cumplimiento legal, sino que también gana eficiencia operativa. Los procesos manuales que antes tomaban horas se completan en minutos, reduciendo la carga administrativa y el riesgo de errores humanos.

Cumplimiento normativo y prevención de sanciones

La CTS está regulada por la Ley N.º 650 y su reglamento. Según la normativa, las empresas deben depositar este beneficio dentro de los primeros quince días naturales de mayo y noviembre. Si el empleador no cumple con este plazo, la Sunafil puede imponer sanciones dependiendo del tipo de falta y el tamaño de la organización.

Las multas van desde S/ 566 para microempresas hasta más de S/ 134,000 para grandes empresas. Además, un incumplimiento reiterado puede afectar la reputación corporativa y generar conflictos laborales.

Para evitar estas situaciones, los sistemas de gestión laboral incorporan controles automáticos que:

• Validan la información de los trabajadores antes del depósito.
• Emiten constancias digitales de cumplimiento.
• Permiten exportar reportes exigidos por la autoridad laboral.
• Facilitan auditorías internas o externas sin necesidad de revisar documentos físicos.

La digitalización no solo garantiza exactitud, sino que permite transparencia en todo el proceso. Cada acción queda registrada, lo que brinda respaldo ante inspecciones o requerimientos legales.

Cómo planificar el proceso de CTS con eficiencia

Una gestión eficaz de la CTS empieza con una planificación anticipada. Las empresas que organizan su calendario interno reducen los riesgos de incumplimiento y optimizan sus recursos. Estas son las acciones clave:

1. Revisar la planilla con anticipación. Verifique que los datos de cada colaborador estén actualizados, incluyendo remuneraciones, tipo de contrato y bonificaciones.
   
   
2. Automatizar cálculos y constancias. Use herramientas que generen automáticamente los montos por trabajador y la constancia de depósito en formato digital.
   
   
3. Coordinar con la entidad financiera. Algunas instituciones requieren validaciones previas o formatos específicos. Anticipe esos requisitos.
   
   
4. Capacitar a los equipos internos. Los responsables de RR. HH. y contabilidad deben conocer las normas y dominar los sistemas digitales que utilizan.
   
   
5. Registrar la entrega de constancias. La empresa tiene cinco días hábiles después del depósito para entregar la constancia al trabajador. Este documento es obligatorio y puede ser solicitado por la autoridad laboral.

Aplicar estos pasos permite a las organizaciones cumplir en plazo y forma, evitando multas y fortaleciendo su relación con los colaboradores.

El papel del ERP en la gestión laboral

Un ERP (Enterprise Resource Planning) es una solución que integra todas las áreas de la empresa, incluyendo contabilidad, recursos humanos, finanzas y tesorería. En el caso de la CTS, un ERP con módulo de gestión de personas permite automatizar todo el proceso, desde el cálculo hasta la entrega de constancias.

El sistema conecta los datos de planilla con los registros contables, actualiza automáticamente los montos por colaborador y genera reportes consolidados para control interno. Además, al estar en la nube, permite acceder a la información desde cualquier lugar, garantizando continuidad operativa y cumplimiento.

La integración del ERP con los módulos de finanzas y tesorería facilita la programación del depósito bancario, eliminando errores por digitación y asegurando que los fondos se transfieran correctamente. De esta manera, las empresas pueden cumplir con sus obligaciones laborales sin interrupciones ni riesgos legales.

Los beneficios de implementar un ERP para la gestión de CTS incluyen:

• Reducción de tiempo operativo.
• Control total sobre la información del personal.
• Prevención de multas por incumplimiento.
• Mayor transparencia en los procesos laborales.
• Disponibilidad de reportes automáticos y trazables.

Al integrar la gestión de la CTS dentro del ERP, la empresa convierte un proceso obligatorio en una oportunidad de mejora continua.

Digitalización y transparencia laboral

El proceso de pago de la CTS refleja el nivel de formalidad y organización de una empresa. Las organizaciones que digitalizan sus operaciones logran procesos más transparentes, reducen errores y fortalecen la confianza de sus trabajadores.

Además, la Ley N.º 32322, que permite retirar hasta diciembre de 2026 el 100 % de la CTS, ha incrementado la atención sobre este beneficio. Por eso, las empresas deben reforzar sus controles y garantizar que los montos depositados sean exactos.

La tecnología facilita esta tarea. Un sistema automatizado permite auditar cada depósito, validar datos de forma instantánea y cumplir con las disposiciones de la Sunafil y el Ministerio de Trabajo.

La modernización de la gestión laboral no solo evita sanciones; también impulsa la eficiencia y fortalece la cultura de cumplimiento dentro de la organización.