Colombia es un país de trabajadores, con 25,1 millones de nuestra población ocupada de manera formal o informal a enero del 2023, según indica el Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE). Para las empresas esto significa la necesidad de un sistema de gestión de nómina que les permita cumplir con la legislación laboral vigente. 

Esto debido a que el proceso de cálculo de nómina debe ser realizado con exactitud, y en los plazos estipulados por el Código Sustantivo del Trabajo. Además, los encargados de su gestión deben adecuarse a los respectivos salarios y prestaciones de cada individuo. Es un desafío que puede ser de gran magnitud según el volumen de trabajadores de la empresa. 

5 riesgos de no contar con un sistema de gestión de nómina

Al no contar con un sistema que ayude a la automatización de los procesos de gestión de nómina, se pueden cometer errores, incurrir en faltas e incluso recibir sanciones. Veamos los más frecuentes:

1. Incumplimiento de las prestaciones sociales 

Cuando existe un contrato, el trabajador no solo tiene derecho a un salario, sino también a beneficios legales, como las prestaciones. Entre las principales figura la seguridad social, que resguarda su pensión, salud, posibles incapacidades, entre otros. 

Su incumplimiento figura entre los 5 mayores motivos de sanción a los empleadores por parte del Ministerio del Trabajo. 

2. Errores y retrasos en el pago del salario

El no pago del salario en dinero, dentro de los plazos establecidos por la ley, es el quinto motivo de queja más alto de parte de los trabajadores, según informa el Ministerio del Trabajo. Su monto y periodicidad figuran en el contrato de trabajo y se deben respetar para no caer en el incumplimiento de lo pactado.

3. Faltas a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN)

Dentro del cálculo de nómina, el empleador se encarga de la retención de impuestos del trabajador, además de la declaración de impuestos correspondiente. Si no se hace de forma ordenada, puede causar problemas tributarios.

4. Sanciones por no entregar la Prima de Servicios

La participación de los trabajadores en las utilidades de la empresa está respaldada por el Artículo 306 del Código Sustantivo del Trabajo. Es uno de los momentos del calendario más esperado por los colaboradores y los plazos para su cumplimiento están claros. El primero vence a fines de julio y el segundo el 20 de diciembre. La multa puede llegar a los 5.000 Salarios Mínimos Legales Mensual Vigentes (SMLMV).

5. Pérdida de documentación laboral

Los contratos, cartas de despido, entre otros documentos laborales, son el respaldo que tiene la empresa ante cualquier queja que se presente. Su trazabilidad es importante para hacer informes, reportes y cumplir con posibles inspecciones. Además, es necesaria para el orden interno.

Las consecuencias de estos errores son variadas, por ejemplo:

• Deteriorar la relación del empleador con sus trabajadores, cuyas familias cuentan con el dinero que les corresponde en el plazo pactado y se ven afectadas por los retrasos. 
• Al mismo tiempo, resulta estresante para las personas tener que recurrir a un juez o al Ministerio del Trabajo para exigir sus derechos. 
• También afectan la imagen de la empresa como posible empleador, situación que dificulta la atracción del talento.

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