Guía completa sobre CRM 2025

¿Este año decidiste que será la etapa de cambio en tu empresa?  

Si lo que estás buscando es crecer y hacer más con menos, llegó el momento de implementar una estrategia de CRM (Customer Relationship Management, por sus siglas en inglés), la mejor opción para mejorar las relaciones con tus clientes actuales y generar comunicación para atraer a otros nuevos.   

Este sistema te brindará soporte para racionalizar la gestión y organización de las interacciones con cada cliente.  

Con esta guía 2025, tendrás toda la información y conocimiento necesario para triunfar en tu industria. 

Que revisaremos en esta guía 

• ¿Qué es un CRM? 

• Tipos de CRM Comercial  

• Beneficios de implementar un CRM Comercial 

• Funciones Clave de un CRM Comercial  

• ¿Cómo es el proceso de una implementación de un CRM comercial?   

• ¿Cómo se maximiza el uso de un CRM? 

• 3 razones por que no funciona un CRM   

• Conclusión 

¿Qué es un CRM? 

Como primer paso, vamos a definir que es un CRM Comercial o la gestión de las relaciones con los clientes; esta herramienta es esencial en cualquier compañía pues se especializa en gestionar cada interacción que tiene una empresa con sus clientes y prospectos.  

En términos generales, se traduce a un plan encargado de mejorar constantemente cualquier trato o conversación, ya que almacena y organiza toda la información sobre los clientes, dando así un seguimiento de interacciones, ventas y del proceso de la comunicación interna. 

Tipos de CRM Comercial 

En la actualidad hay diversos tipos de CRM’s comerciales, entre ellos se encuentran: 

• CRM operativo: encargado de la automatización de procesos como ventas, marketing y atención al cliente, permite gestionar y optimizar los procesos de todos los días. 

• CRM analítico: se basa en el análisis de los datos de clientes y prospectos para obtener insights valiosos que ayuden a mejorar la estrategia comercial. 

• CRM colaborativo: permite una mejor comunicación y colaboración entre diferentes áreas de la empresa. 

• CRM estratégico: gestiona la relación a largo plazo con los clientes y alinea las estrategias comerciales con los objetivos generales del negocio. 

Beneficios de implementar un CRM comercial 

Estos sistemas ofrecen diversas ventajas para los negocios que desean renovar sus operaciones comerciales, entre ellas están: 

1. Mejorar la relación con cada cliente

Cuando tu equipo tiene acceso a un historial completo de interacciones, ellos mismos pueden personalizar y mejorar la experiencia con los clientes, ya que con base en aprendizajes pueden ir seleccionando los elementos que más les han funcionado. 

2. Automatización de procesos

Permite la automatización de tareas repetitivas que abarcan gran parte del tiempo, como mandar emails, recordatorios o seguimientos de ventas. 

3. Máxima eficacia

Al concentrar toda la información de un usuario en un solo lugar, los tiempos que tardabas buscando algún dato disminuyen, pues las carpetas ya se encuentran en orden y clasificadas según tus necesidades de negocio. 

4. Mejores decisiones

Un CRM proporciona un flujo de datos y análisis sobre el comportamiento de los clientes, lo que facilita la toma de decisiones basadas en información real y datos duros. 

5. Potencializar las ventas

Permite que los equipos de ventas logren gestionar mejor los prospectos, lo cual ofrece una mejor optimización en los esfuerzos y un mayor cierre de negocios. 

6. Seguimiento certero

Tu equipo puede realizar seguimientos más efectivos y puntuales de las oportunidades comerciales según su historial. 

Funciones clave de un CRM comercial

Estas funcionalidades suelen ser diversas y normalmente dependen de las necesidades específicas, sin embargo, entre las más comunes están: 

• Gestión de contactos 

• Gestión de oportunidades de ventas 

• Gestión de tareas y actividades 

• Informes y análisis 

• Integraciones 

• Soporte al cliente 
  
  

¿Cómo es el proceso de una implementación de un CRM comercial?

La implementación de un CRM es un proceso que debe estar en manos de un equipo especializado en el tema, sin embargo, tú debes realizar un plan que te permita entender y estar en la misma sintonía. Entre estos pasos que debes considerar son: 

1. Definir objetivos

Antes de implementar un CRM en tu empresa, es completamente necesario que definas lo que quieres lograr, ya sea mejorar la eficiencia del equipo de ventas, optimizar el servicio al cliente o aumentar las conversiones. 

2. Seleccionar el CRM que más se adecua a tus necesidades

Existen muchas soluciones de CRM en el mercado, sin embargo, si estás considerando una solución fácil, rápida, económica, Defontana es tu mejor opción.  

3. Migración de datos

Asegúrate de trasladar la información relevante de clientes y prospectos desde sistemas anteriores (si los hay) al nuevo CRM de forma ordenada y precisa. 

4. Monitoreo y ajuste

Después de implementarlo, es importante monitorear el comportamiento del CRM, comparar los resultados y realizar ajustes si se requiere. 

¿Cómo se maximiza el uso de un CRM? 

• Personaliza el CRM, esto consiste en adaptarlo con base en los requerimientos específicos de tu equipo y tu proceso de ventas, no trates de basarte en otros casos, recuerda que cada caso es particular. 

Mantén tus datos en constante actualización, de ello dependerá la toma de decisiones acertadas, siempre mantén tu base de datos limpia y actualizada. 

• Invita a tu equipo a colaborar, esta herramienta tiene que ser empleada por todo el equipo comercial, de esta forma cualquier colaborador puede tomar el control. 

• Ajustes, los datos que te brinda la herramienta son para que los proveches al máximo, sácales provecho, realiza comparaciones, informes, ajusta estrategias y cambia el rumbo de ser necesario. 

3 razones por las cuales a veces no funciona un CRM  

Si bien esta herramienta te permite un gran crecimiento, es necesario saber usarla, algunas empresas no alcanzan los objetivos deseados por: 

• No entrenar adecuadamente al personal 

En ocasiones, la falta de capacitación en el uso del CRM puede generar resistencia al cambio y una baja adopción, lo que no permite una evolución adecuada. 

• Cargar datos irrelevantes  

Se debe ser selectivo con los datos que se cargan, no se debe ingresar información que no es relevante o que solo genera paja. 

• No hacer caso a las métricas 

Un CRM puede generar datos útiles, pero se requiere utilizar cada informe para mejorar los procesos y tomar decisiones basadas en métricas, de nada sirve no tomar en cuenta los números. 

Conclusión 

Ahora ya lo sabes, el CRM comercial es una solución muy poderosa para gestionar las relaciones con los clientes, optimizar los procesos de ventas y tomar decisiones informadas. Si implementas este proceso con un socio adecuado, podrás maximizar tus procesos, ofrecer una mejor experiencia a los clientes y aumentar las ventas. 

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