¿Qué se denomina como sistema integrado de gestión?

Autor: Katia Hernández

Hoy en día el entorno de las empresas es cada vez más competitivo y exigente, orillándolas a mejorar su administración y a disponer de soluciones tecnológicas que faciliten la integración de sus distintas áreas críticas.

En vista de esa necesidad, un sistema integrado de gestión se posiciona como una herramienta que puede definir el éxito en nuestras metas comerciales.

De hecho, se estima que el mercado de software de planificación de recursos empresariales o ERP -sistemas administrativo- irá en aumento.

Pero ¿qué es un sistema de gestión y en qué se diferencia con un sistema integrado?

Qué es un sistema de gestión: optimización específica

Podemos definir a un sistema de gestión como un grupo de normas relacionadas que tienen como objetivo ayudar a la dirección de procesos específicos de nuestra organización.

Si bien existen varios aspectos de las empresas que pueden ser potenciadas debido a que cada industria tiene sus propias necesidades generalmente sus especificaciones corresponden a una de las siguientes áreas:

Políticas de calidad.
Metas y objetivos empresariales.
Transacciones financieras.
Productos y servicios.
Organización de la compañía.
Actividades contables.

Ahora bien, a medida que ha crecido la complejidad de los procesos empresariales los sistemas de gestión individual han perdido parte de su utilidad. La razón es que se presentan «silos», es decir, incapacidad para trabajar con eficacia entre las distintas áreas que integran nuestra empresa.

Conscientes de esta necesidad, muchas organizaciones han adoptado un sistema integrado de gestión que les permita entrelazar la información entre sus distintas operaciones.

Los sistemas integrados de gestión con una visión global

Es una herramienta que unifica varios o todos los sistemas de un negocio, permitiendo que ésta trabaje con propósitos y metas comunes.

Antiguamente, la estructura convencional de una compañía determinaba que cada gerencia debía centrarse en resolver sus tareas asignadas de forma aislada. Aunque a simple vista es la manera correcta de entregarle eficiencia a los departamentos, supone un serio riesgo: perder la visión integral de las actividades de las compañías.

Lo anterior es grave, ya que las empresas no se constituyen de una secuencia de actividades apartadas, sino que se trata de una coordinación de distintos procesos -transversales- que intervienen en los resultados conseguidos.

El no tenerlo presente puede provocar desinformación y problemas en cualquier cadena, sin que sepamos muy bien sus causas y, por consiguiente, ser incapaces de solucionar los conflictos oportunamente.

De ahí que los sistemas integrados de gestión nos ofrecen la opción de contar con funcionalidades en distintos departamentos de manera integrada, como finanzas, contabilidad, ventas, recursos humanos, compras, entre otros.

Al estar compuesto por distintos módulos o programas y una sola base de datos, nos entrega integridad y unidad en la información disponible para cada departamento, permitiendo la emisión de informes y documentos automatizados que facilitan el análisis de cada proceso.

Ahora que ya sabemos qué es un sistema integrado de gestión no dudemos en conseguir una herramienta que nos permita tener una visión completa de las operaciones más importantes de nuestro negocio, de calidad, en la nube y con el soporte necesario para optimizar su uso.

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