Actualmente, hacer crecer un negocio no es tan fácil debido a diversos factores internos y externos, sin embargo, ha sido necesario buscar herramientas y soluciones para sobresalir de la competencia, una de estas opciones que ha demostrado ser pieza clave para el éxito de un negocio es el Punto de Venta (POS, pos sus siglas en inglés).
En esta guía queremos que te vuelvas un experto en el tema, para que puedas tomar decisiones bien informadas sobre tu negocio o tu futuro emprendimiento. La información que encontrarás a continuación es esencial para cualquier persona que busca optimizar sus procesos de venta y gestión.
Que revisaremos en esta guía
¿Qué es el Punto de Venta?
Si bien muchas personas creen que el Punto de Venta es donde se les cobra a los clientes, cuando estos realizan un pago en línea o directamente en el mostrador, esta solución va más allá, un sistema de punto de venta se refiere al conjunto de herramientas tecnológicas que permite que las empresas logren gestionar de forma automática sus ventas e inventarios, pagos, facturas y el seguimiento de todas las transacciones.
Algunos de ellos dentro de sus servicios incluyen hardware y software, además de permitir integrarse con otros sistemas empresariales, como la contabilidad o el CRM (gestión de relaciones con los clientes).
5 beneficios de un Sistema POS
- Mejor optimización en las ventas
Este tipo de sistema permite llevar un registro del número de transacciones que se tienen en una empresa, este proceso se lleva a cabo de forma rápida y precisa, lo cual mejora la velocidad de las ventas y reduce los errores humanos.
- Gestión de inventarios
Este elemento es una gran ventaja, pues muchos sistemas POS cuentan con características que permiten realizar un seguimiento en tiempo real, es decir, puedes controlar tu inventario desde una sola plataforma, registrando tus productos, asignando códigos y especificando sucursales y almacenes. Todo sincronizado con el proceso de ventas para que la actualización de stock se ejecute de manera automática.
- Integración de pagos
Los sistemas POS más actualizados, tiene la capacidad de aceptar diversos métodos de pago, estas pueden ser tarjetas de crédito, débito, pagos móviles y efectivo, lo cual permite que la experiencia del cliente sea mucho más sencilla.
- Mejor experiencia del cliente
Ligado al punto anterior, otro de los grandes beneficios de estos sistemas, es el aceleramiento notable del procedimiento de pago, lo cual mejora la satisfacción del cliente y promoviendo su lealtad, pues entre más rápido y seguro es un proceso, mayor es la conformidad de las personas.
- Informes y reporte
Un POS brinda informes detallados sobre ventas, inventarios, y comportamientos de compra de los clientes, estos análisis son de gran ayuda para la toma de decisiones estratégicas, ya que demostrarán si se está tomando un buen camino o se debe de redireccionar la dirección del algún tema.
¿Cuáles son los tipos de Sistemas POS para Empresas?
- Sistemas POS de hardware tradicional
Se refiere a los básicos como cajas registradoras, impresoras y lectores de códigos de barras, por lo general se encuentran en negocios pequeños que requieren funciones básicas de venta, como tiendas de abarrotes, locales de comida, caferías, entre otros.
- Sistemas POS en la nube
Cada día, más negocios y empresas se inclinan por sistemas POS basados en la nube, esto se debe a que este tipo de software en la web permite que cualquier persona pueda acceder a los datos de su empresa desde cualquier dispositivo conectado a Internet.
Facilitando la gestión de múltiples ubicaciones y el acceso remoto a informes en cualquier horario y en cualquier parte del mundo.
- POS móviles
También se conocen como mPOS (Mobile Point of Sale, por sus siglas en inglés), son soluciones portátiles que permiten realizar ventas desde smartphones o tabletas, ideales para negocios que requieren flexibilidad, como vendedores ambulantes o tienditas.
- POS para restaurantes
Estos sistemas están diseñados específicamente para el sector de la hostelería, cuenta con funciones como la gestión de pedidos, la personalización de menús y el control de la cocina.
4 elementos que debes considerar para elegir un POS
Si estás considerando en adquirir un POS para tu empresa, toma en cuenta los siguientes aspectos para tener:
- Comodidad
Asegúrate de que el sistema POS que elijas, sea fácil de aprender y de utilizar, ya que una interfaz intuitiva puede ahorrarte tiempo para mejorar la productividad de tu equipo.
- Costo
Sabemos que el precio es un factor clave al elegir este sistema, así que revisa tu presupuesto y ten claras las necesidades de tu negocio, así podrás decidir sabiamente tomando en cuenta tanto los costos iniciales como los costos recurrentes de mantenimiento o suscripción.
- Adaptabilidad
El objetivo de cualquier negocio es que crezca, por lo que tu sistema POS debe ser escalable y capaz de adaptarse a nuevas tendencias y necesidades, desde la expansión a otras ubicaciones y/o la integración con otros sistemas empresariales, como pueden ser un CRM.
- Soporte Técnico 24/7
Este tema es fundamental, asegúrate de elegir un proveedor o socio que te brinde un soporte continuo, especialmente si dependes del sistema POS para las operaciones diarias, ya que cualquier inconveniente, será necesario resolverlo en un tiempo corto.
¿Qué se requiere para implementar un Sistema POS en tu Empresa?
Paso 1: Evaluar las necesidades
Antes de decidirte por un sistema POS, debes hacer una evaluación a conciencia de las necesidades actuales que tiene tu negocio, no te vayas por el primero o por el más económico, determina con base en tus exigencias cuales son las características que requieres, si avanzadas o básicas.
Paso 2: Capacitar al personal
Decide quienes tendrán acceso al nuevo sistema, asegúrate de que tus colaboradores aprendan a emplear el nuevo POS, la capacitación ayudará a evitar errores operativos y a maximizar el rendimiento del sistema.
Paso 3: Pruebas
Si ya lo implementaste, constata que antes de lanzar el sistema POS en toda la empresa, se lleven a cabo las pruebas necesarias para asegurar que todo funcione de forma correctamente, incluida la validación de métodos de pago, la actualización del inventario y la generación de informes.
Paso 4: Mantenimiento y actualización constante
Ya que el sistema POS está activo, cerciórate de realizar un mantenimiento regular, revisa las actualizaciones de software y comprueba que todo esté funcionando de acuerdo con las expectativas que tenías al inicio.
Impacto de sistema POS en las empresas
Contar con estos sistemas, impacta de forma positiva, por ejemplo:
- Mejora la experiencia en el servicio al cliente: Un sistema POS eficiente ofrece un servicio al cliente más rápido y eficaz, lo que puede generar comentarios positivos y aumentar la probabilidad de recibir recomendaciones, mejorando tu reputación en línea.
- Análisis de datos: Contar con análisis detallados de las preferencias de los clientes, es información para todas las áreas internas, como en el caso del área de marketing, donde al recabar los datos y preferencias de las personas, se pueden diseñar campañas más efectivas.
- Optimización de inventarios: Tener un control adecuado del inventario y de los productos más vendidos brinda una mejor experiencia para los usuarios, mejorando las conversiones y en caso de contar con un ecommerce, se reducen las tasas de abandono de carrito.
Conclusión
Un sistema de Punto de Venta es una herramienta clave para cualquier tipo de empresa, sin importar su tamaño, gracias a que facilita la gestión de ventas, el control de inventarios, la atención al cliente, y la integración con otros sistemas empresariales.
Seleccionar un sistema POS no es una decisión a la ligera, debes asegurarte de factores como el costo, la escalabilidad y la facilidad de uso, además de contar con una implementación adecuada para poder tener un impacto positivo en el crecimiento del negocio.
Ahora ya lo sabes, contar con un sistema POS eficiente no es un gasto, sino una inversión a futuro que permitirá mejorar la eficiencia operativa interna y externa, cotiza ahora.
Autor: Katia Hernández
