¿Qué es un sistema administrativo ERP y cómo funciona?

Autor: Katia Hernández

Durante los últimos años hemos visto que, en el contexto de transformación digital que viven las empresas, invertir en un sistema administrativo ERP es una necesidad imperiosa para optimizar flujos de trabajo, tiempos de operación, análisis y toma de decisiones en las áreas logística, comercial, financiera y contable, entre otras soluciones.

¿Qué es un sistema administrativo ERP?

La sigla corresponde a “Enterprise Resource Planning”, que se traduce al español como Planificación de Recursos Empresariales.

Se trata de un conjunto de aplicaciones (programas o módulos de programas) para optimizar las operaciones de los negocios, especialmente las relativas a la producción, logística, inventario, finanzas y contabilidad.

Dichos módulos interactúan entre sí -agilizando los flujos de información- con el objetivo de organizar y vertebrar en una misma plataforma todas las áreas de una empresa.

Por supuesto, lo hacen recuperando y adquiriendo información desde una base de datos centralizada. De esa manera, todos los usuarios acceden y trabajan con los mismos datos, siempre actualizados, evitando redundancias y silos de información que ralenticen las operaciones.

Por ejemplo, si en la tienda vendemos X producto, el sistema lo descuenta del inventario y crea el respectivo asiento contable una vez que se genera la factura.

Cabe señalar que, al centralizar en una sola base de datos toda la información producida por las diferentes áreas de negocio, el sistema administratico ERP puede generar en todo momento reportes actualizados y fidedignos que ayudan a mejorar la toma de decisiones en el corto plazo.

Lo mejor de todo es que es escalable

Más allá de saber qué es un sistema administrativo ERP, debemos tener presente que el conjunto de módulos que se requieren depende del presupuesto y necesidades de optimización de cada empresa.

¿Qué significa lo anterior? A la hora de implementar un ERP se hace un análisis de los recursos y flujos de trabajo de la organización para establecer cuáles de ellos aportarían mayor beneficio al ser automatizados o gestionados mediante esta herramienta.

En ese sentido, por ejemplo, podemos empezar con la instalación de los módulos de contabilidad, logística, recursos humanos, gestión de inventario y relaciones con clientes (CRM).

Luego, a medida que el negocio vaya creciendo, podemos añadir nuevas funcionalidades, como gestión de proyectos, gestión de almacenes, gestión de cadena de producción, gestión de cadena de suministro, marketing, inteligencia empresarial, etc.

En ese sentido, todo negocio, independientemente de su tipo y tamaño, tiene la posibilidad de implementar un ERP, accediendo así a los beneficios que proporciona, como la reducción de costos, incremento de la productividad y mejora en el servicio al cliente (como dato: 75% de los grandes fabricantes vio el sistema ERP como una herramienta vital para entregar una buena experiencia del cliente).

Finalmente, antes de implementarlo debemos tener presente cuáles son los sistemas ERP más comunes que podemos encontrar:

Vertical: enfocado en las necesidades puntuales de un sector o nicho de mercado concreto. Por ejemplo, minería.
Horizontal: para satisfacer las necesidades de cualquier compañía.

Teniendo claro cuáles son los sistemas administrativos ERP y las necesidades específicas de nuestro negocio podemos seleccionar la opción más adecuada.

En todo caso, la eficacia de la herramienta es alta y comprobada. De acuerdo con un informe ERP 2018, de Panorama, el 95% de las organizaciones que lo implementaron obtuvieron mejoras significativas en sus flujos de trabajo.

Lo importante es escoger una alternativa que ofrezca todas las garantías posibles de alcanzar el éxito y las metas empresariales.

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