La gratificación es un beneficio clave para los trabajadores en el Perú y en 2025 sigue siendo esencial. Las empresas deben calcularla con precisión y cumplir los plazos legales para evitar reclamos y sanciones. Para asegurar exactitud, muchas áreas de Recursos Humanos ya usan un sistema ERP que centraliza datos y automatiza los cálculos.

La gratificación se paga dos veces al año: en julio y diciembre. Cada depósito equivale a una remuneración completa si el trabajador laboró todo el semestre; si no, se calcula de forma proporcional. Este beneficio está regulado por la Ley N.º 25129 para el sector privado.

¿Cómo se calcula la gratificación 2025?

El cálculo se basa en la remuneración computable del trabajador. El monto incluye todos los conceptos considerados como remuneración regular. La empresa debe sumar los componentes y determinar si se trata de una remuneración fija, variable o mixta para aplicar correctamente las reglas.

El cálculo estándar considera:

• Remuneración básica mensual.
• Asignación familiar, si corresponde.
• Promedio de remuneraciones variables o comisiones, si las hubiera.
• Bonificaciones de carácter remunerativo pagadas de manera periódica.

Para determinar la gratificación de 2025, las empresas deben evaluar cada uno de estos conceptos y verificar que la información en planilla esté actualizada. Un dato incorrecto puede comprometer el cálculo o generar reclamos posteriores. En este proceso, los equipos suelen apoyarse en sistemas automatizados que actualizan la remuneración computable en tiempo real y evitan errores manuales.

Componentes incluidos en el cálculo

1. Sueldo básico

Es la base del cálculo. Cualquier variación registrada durante el semestre debe reflejarse antes del pago.

2. Asignación familiar

Se agrega a la remuneración computable. En 2025, continúa correspondiendo al 10 % de la Remuneración Mínima Vital para trabajadores con hijos menores o estudiantes.

3. Comisiones y variables

Las remuneraciones variables se promedian en el semestre. Para obtener el monto correcto, la empresa debe registrar cada pago de forma exacta. El uso de un sistema integrado facilita el seguimiento automático, especialmente cuando el trabajador recibe comisiones, bonos por desempeño u otros conceptos variables.

4. Bonificaciones regulares

Si son remunerativas, también deben incorporarse. Algunos pagos se otorgan de manera periódica y forman parte del salario del colaborador, por lo que deben incluirse.

¿Qué trabajadores reciben gratificación en 2025?

Reciben gratificación:

• Trabajadores del régimen laboral privado.
• Colaboradores con contrato indefinido, a plazo fijo o a tiempo parcial, siempre que cumplan con aportes a EsSalud o EPS.
• Personal que haya laborado al menos un mes completo dentro del semestre.

Quedan excluidos:

• Practicantes.
• Trabajadores del régimen agrario, pesquero o construcción civil (por regulación distinta).
• Personal CAS.
  
  

La empresa debe revisar la situación laboral de cada colaborador para determinar si corresponde proporcionalidad o un depósito completo.

Pago proporcional de gratificación

Si el trabajador no laboró todo el semestre, se aplica la regla de proporcionalidad. El cálculo asigna un sexto de la remuneración computable por cada mes trabajado. Solo los meses completos generan derecho al beneficio; las fracciones no se consideran.

Ejemplo práctico:

• Sueldo computable: S/ 2,000
• Meses laborados: 4
• Cálculo: (2,000 ÷ 6) × 4 = S/ 1,333.33
  
  

Este cálculo exige precisión en el registro de fecha de ingreso, cambios salariales y periodos de licencia. El sistema ERP permite validar automáticamente cada periodo trabajado sin depender de hojas de cálculo.

Fechas de pago de la gratificación 2025

Las fechas se mantienen:

• Julio: del 1 al 15.
• Diciembre: del 1 al 15.
  
  

El depósito fuera de plazo genera multas según el tipo de empresa:

• Microempresa: entre S/ 284 y S/ 680.
• Pequeña empresa: entre S/ 1,566 y S/ 18,620.
• Mediana y gran empresa: entre S/ 7,882 y S/ 134,518.
  
  

Cumplir los plazos requiere planificación. Muchas empresas programan alertas en sus sistemas de gestión para evitar retrasos.

Bonificación extraordinaria del 9 %

Cuando la empresa aporta a EsSalud, el trabajador recibe una bonificación extraordinaria equivalente al 9 % de la gratificación. Si está afiliado a EPS, el monto es de 6.75 %. Esta bonificación se suma al pago total.

Ejemplo:

• Gratificación: S/ 2,000
• Bonificación extraordinaria (EsSalud): S/ 180
• Total a pagar: S/ 2,180

Este pago también debe quedar registrado en planilla, con su respectiva constancia.

Documentación obligatoria tras el depósito

El empleador debe entregar la constancia de depósito en un plazo máximo de cinco días hábiles. Este documento es clave para auditorías internas y posibles revisiones de Sunafil. Si la empresa utiliza un sistema ERP, la constancia se genera automáticamente y queda disponible para el trabajador desde su perfil digital.

Errores frecuentes en el pago de gratificación

Los errores más comunes incluyen:

1. Remuneraciones desactualizadas: Si un incremento salarial no se registró, el cálculo será incorrecto. Los sistemas integrados eliminan este riesgo al actualizar la data automáticamente.

2. No incluir asignación familiar: Su omisión afecta directamente al trabajador y genera observaciones.

3. Registrar mal los días efectivamente laborados: Las licencias sin goce, suspensiones o tardanzas deben estar correctamente registradas.

4. No promediar variables de forma adecuada: Las comisiones suelen ser la causa principal de errores cuando se administra la planilla de forma manual.

5. Realizar el depósito fuera de plazo: Cualquier retraso genera multas significativas.

Cómo ayuda la tecnología a gestionar la gratificación 2025

Las empresas operan con mayor agilidad cuando utilizan herramientas que centralizan información y automatizan procesos. Un sistema ERP facilita el cumplimiento de la gratificación al integrar áreas clave: planillas, asistencia, finanzas y contabilidad.

La tecnología permite:

• Calcular automáticamente la gratificación con información actualizada.
• Integrar variables, comisiones y bonificaciones sin intervención manual.
• Generar reportes de auditoría internos y constancias en segundos.
• Validar fechas de ingreso, periodos trabajados y licencias.
• Alertar sobre plazos de pago y obligaciones laborales.
• Mantener trazabilidad completa de cada cálculo.
  
  

Al automatizar el proceso, la empresa reduce los errores, evita contingencias y fortalece su cumplimiento laboral.

La gratificación y su impacto en la planificación empresarial

La gratificación influye directamente en la proyección financiera de las empresas. Recursos Humanos y Contabilidad deben coordinar para disponer del presupuesto necesario y garantizar que el desembolso se realice sin afectar la liquidez. Las organizaciones que operan con procesos digitales pueden estimar el costo total del beneficio con meses de anticipación.

Los reportes consolidados permiten:

• Simular escenarios de personal.
• Analizar costos según tipos de contrato.
• Visualizar incrementos salariales.
• Evaluar impacto financiero por área o centro de costos.
  
  

Esta información es vital para tomar decisiones estratégicas y evitar tensiones operativas durante los meses de pago.

La gratificación 2025 y las auditorías internas

El pago adecuado de la gratificación también incide en el control interno y en el cumplimiento normativo. Las auditorías revisan:

• Estructura remunerativa actualizada.
• Cálculo correcto de variables.
• Constancias entregadas.
• Fechas de depósito.
• Registro correcto en planilla.

Un sistema ERP facilita este proceso al almacenar la información de forma ordenada, accesible y con trazabilidad.

Beneficios para los trabajadores

La gratificación mejora el ahorro personal y refuerza la confianza en la empresa. Cuando el colaborador recibe el pago correcto y en la fecha indicada, percibe un entorno laboral formal y transparente. Además, la bonificación extraordinaria incrementa el monto total, lo que contribuye al bienestar financiero del personal.

Recomendaciones para gestionar la gratificación 2025 sin errores

1. Actualiza la información de la planilla antes del cierre del semestre.
   
   
2. Registra correctamente licencias, cambios salariales y variables.
   
   
3. Usa un sistema automatizado para calcular la gratificación.
   
   
4. Programa recordatorios para evitar retrasos en el depósito.
   
   
5. Entrega la constancia dentro del plazo.
   
   
6. Conserva toda la documentación para auditorías.