Un sistema de contabilidad es una aplicación informática que ayuda a los contables, tenedores de libros y propietarios de empresas a organizar su información financiera. Se trata de una herramienta valiosa que puede simplificar la buena gestión financiera en organizaciones de cualquier tamaño, y ayudarnos a elaborar informes para analizar el rendimiento de nuestro negocio.
En esta oportunidad, veremos cómo funciona un software de contabilidad y de qué manera optimiza los procesos financieros en la empresa.
¿Qué es un software de contabilidad?
Es un tipo de programa informático que utilizan los contables y gestores financieros para organizar registros contables. Estos software están diseñados para ayudar en tareas como la facturación, las nóminas, la declaración de impuestos y la elaboración de informes.
Los programas avanzados incluyen funciones mucho más potentes, como la automatización, que nos permite hacer cálculos en pocos clics sin necesidad de ingresar datos manualmente. De esta manera, ahorramos tiempo y disminuimos el riesgo de cometer errores, lo que puede ayudarnos a evitar sanciones por parte de las autoridades, además de cumplir a tiempo con nuestras obligaciones de pago.
Según estadísticas publicadas por FinancesOnline, los software contables alojados en la nube pueden reducir los gastos operativos de una empresa hasta en un 50%.
Funciones de un sistema de contabilidad
Aunque cada solución de software puede incluir funciones diferentes, por lo general hay características comunes que definen lo que es un software de contabilidad básico:
- Posibilidad de registrar todas las transacciones de la empresa en un sistema centralizado.
- Acceso al sistema por niveles de permiso.
- Clasificación de las transacciones por cuentas personalizadas, dependiendo de nuestras necesidades de organización.
- Generación de reportes contables automáticos, como estados de resultados, libros contables y balances de 8 columnas.
- Fácil integración con sistemas de facturación electrónica.
- Carga masiva de comprobantes y otros datos relevantes para una mejor gestión de las ventas/compras.
- Vinculación de estados de cuenta y balances, de conformidad con las normas IFRS.
- Captura y reutilización de datos de transacciones, con lo cual evitamos tener que ingresar información manualmente cada vez que debemos realizar una operación comercial.
Ventajas de utilizar un software contable
Utilizar un software contable reduce el tiempo necesario para completar diferentes tareas, como crear facturas, visualizar el balance de la empresa, generar informes y mucho más. Adicionalmente, los profesionales de la contabilidad pueden acceder a ventajas como:
- Cálculos más precisos: el software permite automatizar el cálculo de los salarios tomando en cuenta elementos como el total de horas trabajadas y las horas extra. Mantener esta información actualizada es sencillo gracias a que muchos software se integran con otros módulos, como las funciones de gestión de recursos humanos. De este modo, ahorramos tiempo en la gestión contable y evitamos la constante entrada manual de datos.
- Informes financieros más rápidos: por otro lado, tenemos la opción de generar informes en cualquier momento con base en los datos registrados en el software, acortando el tiempo de espera entre análisis contables y disminuyendo el riesgo de errores.
En síntesis, con un software contable podemos acceder a toda la información financiera que necesitamos para una gestión óptima de forma cómoda y rápida. Con estas ventajas, es posible tomar decisiones empresariales informadas, basadas en hechos y cifras reales.
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