El cierre contable web se refiere al proceso mediante el cual cerramos las cuentas de resultados, para trasladar los resultados a las cuentas de balance, haciendo uso de una plataforma de contabilidad online que tiene sistematizada toda la información de las operaciones financieras de la empresa y automatiza gran parte del procedimiento.
Al igual que cuando realizamos el cierre anual de forma manual y con los libros contables que llevamos en Excel o herramientas similares, debemos tener en cuenta ciertos factores:
- Tener al día las cuentas de resultados, es decir, las de ingresos, gastos y costos.
- Transferir asientos de libro diario al libro mayor.
- Tener totalizados los saldos de las cuentas del libro mayor.
- Tener actualizados los asientos de ajuste, es decir, aquellos registros que no se anotan en las operaciones diarias, pero sí influyen en los resultados de la empresa (acumulación de impuestos, depreciaciones, amortizaciones, etc.), y registrarlos a la hora de hacer los cierres de libros.
- Hacer las debidas conciliaciones necesarias antes de cancelar las cuentas de resultado.
- Hacer un balance de comprobación final.
4 consejos para la realización del cierre contable web
En realidad, el cierre contable web es muy sencillo porque, prácticamente, el sistema lo realiza por sí solo y las probabilidades de error son prácticamente nulas. Sin embargo, es recomendable que consideremos los siguientes consejos para proceso exitoso:
1. Asegúrate de que el sistema opera bajo la normatividad contable
Usualmente, las plataformas de contabilidad operan bajo las NIIF, que aplican para empresas de todo el mundo, por lo que no deberías tener problemas al respecto.
Pero no está de más que revisemos la normatividad y hagamos los ajustes que consideremos necesarios. De esa manera, no tendremos ningún inconveniente en auditorias futuras.
2. Revisión detenida de cada una de las cuentas del balance de comprobación
Al realizar este análisis, procurando conciliar los resultados con documentos y soportes de las operaciones registradas, podemos identificar errores en los libros contables y corregirlos antes de cancelar las cuentas y generar los informes finales.
3. Actualizar la información y elaborar balances cada mes
Si hacemos un cierre cada mes, vamos prefabricando el cierre anual desde el primer momento del ejercicio, manteniendo todos los datos actualizados.
Así, el proceso a final de año es mucho más sencillo y solo tendremos que corroborar y totalizar.
4. Integrar un software ERP
Al integrar el sistema de contabilidad a un Software ERP, optimizamos los procesos de cierre porque tenemos en una sola plataforma todos los datos de las diferentes áreas que conforman la empresa, facilitando las corroboraciones de operaciones dudosas y evitando la duplicidad de información.
Un excelente sistema ERP, es Defontana: cuenta con un módulo de Contabilidad y Presupuesto, que procesa la información contable y presupuestaria de la empresa, además de automatizar procesos importantes como el registro de asientos contables, la generación de informes y los cierres mensuales y anual, con el plus agregado de que tiene centralizada en su memoria toda la data relacionada con los movimientos de las diferentes áreas de negocio.
Al aplicar estos consejos mejoramos el cierre contable web y, por lo tanto, la información que fundamentará la toma de decisiones al finalizar el periodo e iniciar el siguiente, momento de vital importancia para todas las empresas.
