Actualmente, más de 160 mil empresas emiten sus comprobantes de pago electrónicamente y se prevé que, para fin de año, lo hagan cerca de 230 mil contribuyentes. En sitio web de la SUNAT se puede consultar el Padrón Obligados que registra los contribuyentes que, a la fecha y por poseen la obligación de acogerse al sistema.
Las facturas en papel están destinadas a desaparecer, especialmente si tenemos en cuenta la SUNAT tiene previsto que, para el 2020, el 100% de la facturación sea electrónica. Por lo tanto, debemos mantenernos al día con la factura electrónica. Al respecto, las siguientes consideraciones son de gran valor:
1. Migrar al sistema con tiempo
La migración al sistema de facturación electrónica puede tardar unas cuantas semanas. Aunque la adopción del software especializado se puede hacer de un día para otro, antes tenemos que cumplir con una serie de condiciones, entre las cuales se cuentan contar con autorización para incorporarse al sistema de emisión electrónica y tramitar un certificado digital.
Es recomendable consultar si tenemos la obligación emitir comprobantes de pago electrónicos. Si es así, es conveniente empezar con el proceso de implementación al menos un mes antes de la fecha límite.
En todo caso, no está de más adoptar el sistema voluntariamente pues, tarde o temprano, tendremos la obligación de hacerlo. De hecho, actualmente hay unos 213.950 emisores electrónicos autorizados por la SUNAT, de los cuales solo 28.274 están obligados por la Superintendencia.
2. Elegir una solución a la medida de las necesidades
La SUNAT ha puesto a disposición de los emisores de comprobantes de pago electrónicos un sistema de emisión de factura electrónica, pero también abre la posibilidad de que los contribuyentes opten por un software de mercado como Defontana, el cual se adapta a empresas de cualquier tamaño y cumple con todos los requerimientos establecidos por el organismo regulador.
La primera solución -la del sistema de la SUNAT- puede ser ideal para pequeñas empresas que emiten un número reducido de comprobantes. Por otro lado, los software de mercado son la opción de facturación electrónica perfecta para empresas con un mayor número de transacciones mensuales. En todo caso, la solución a elegir debe responder a las características particulares de cada negocio.
3. Capacitar al equipo
En pocas palabras, el proceso de facturación electrónica en Perú se resume en los siguientes pasos:
- Emisión del comprobante en el sistema de facturación electrónica.
- Envío de la factura electrónica al cliente (receptor) a través de una página web, email o cualquier otro canal de entrega definido por el emisor.
- Envío de un ejemplar de la factura a la SUNAT.
- La SUNAT valida la información de la factura y devuelve, por el mismo canal que el emisor envió el comprobante, una Constancia de Recepción (CDR) con cualquiera de los siguientes estados: “Aceptada”, “Aceptada con observación” y “Rechazada”.
Aunque es un proceso que se resume en cuatro pasos, puede llegar a ser algo complejo. Por eso, es importante que capacitemos en todo lo referente a la factura electrónica al personal involucrado en la emisión, recepción y gestión de comprobantes de pago.
4. Elegir un proveedor que brinde soporte
Nada más eficaz en el proceso de implementación de la factura electrónica que un proveedor que sea un aliado estratégico y nos guíe en la adopción del sistema.
Por lo demás, solo nos queda mantenernos al tanto de las actualizaciones de la SUNAT con respecto al proceso, y tratar de estudiar todo el material que esta entidad y empresas especializadas en el tema ponen a disposición de los contribuyentes para que se eduquen.
