Los programas contables y financieros simplifican al máximo los procesos del área y aumentan su productividad y eficiencia. De ahí que sea prudente considerar la implementación de uno en nuestro negocio para gestionar eficientemente la contabilidad y finanzas.
7 atributos de los mejores programas contables
El mercado nos ofrece bastantes soluciones al respecto, pero solo las mejores ofrecen las siguientes características:
1. Automatización de procesos contables y financieros
Es la piedra angular de los mejores programas contables, pues la automatización permite el desarrollo de tareas monótonas en mucho menos tiempo y sin errores.
Lo ideal es que el programa nos permita automatizar el máximo posible de flujos de trabajo en el área, desde el ingreso de datos hasta la generación de reportes y cálculos complejos, como nómina, presupuestos corporativos, solicitudes de compra y gestión de inventarios.
Al respecto, debemos tener presente que se estima que, para el 2020, tareas intensivas, como preparación de impuestos, nómina, auditorías y la banca estarán automatizadas por completo.
Lo anterior significa la mayor transformación en el área desde la introducción de la partida doble hace 500 años, por lo que tenemos que adaptarnos al cambio.
2. Integración centralizada
La contabilidad es transversal a otros departamentos de la empresa. Por lo tanto, los mejores programas contables y financieros están integrados, mediante una base de datos centralizada, a otras áreas de negocio como ventas, inventarios, pasarelas de pago, CRM, Inteligencia Empresarial, gestión de proyectos y facturación electrónica.
Esta capacidad evita silos de información y nos permite el desarrollo de múltiples tareas sin tener que abandonar el tablero de la plataforma de contabilidad, siendo un proceso con mayor eficiencia.
3. Actualizaciones oportunas
Los programas contables deben operar en el marco de principios y normas de contabilidad y tributarias del país en que operan. Como bien sabemos, estas suelen presentar cambios en el tiempo y el programa tiene que poder adaptarse a ellos sin problema.
En la misma medida, debe ajustarse a las modificaciones en sistemas operativos y otras tecnologías con las que interactúe, como Excel o los sistemas de facturación electrónica. De lo contrario se volverá obsoleto en el mediano plazo.
4. Movilidad y accesibilidad
La penetración móvil ya superó a la mitad de la población mundial con 4.388 millones de usuarios, según cifras recientes de We Are Social y HootSuite. Y usamos el teléfono para distintas tareas, entre las cuales la ejecución de tareas laborales es una de las más importantes.
El software contable no debería escapar a esta realidad. El acceso desde el móvil les brinda a contadores y empresarios flexibilidad, porque pueden trabajar y visualizar información financiera desde cualquier lugar y en cualquier momento. Por supuesto, ello implica que el programa opere en la nube.
5. Escalabilidad y flexibilidad
Los mejores programas contables fueron diseñados pensando en el crecimiento o transformaciones de los negocios a lo largo de su existencia.
Un buen software contable debe contar, inicialmente, con las herramientas que necesitamos para gestionar eficientemente la contabilidad general, fiscal y financiera de la empresa. Luego, en la medida que esta se expande debe permitirnos añadir funcionalidades e integrarlo con otros módulos.
6. Buena usabilidad
Los sistemas cuyo uso es complejo derivan en un desaprovechamiento de todo su potencial, altos gastos de capacitación, en la comisión continua de errores y en la ralentización de los procesos contables.
De ahí que un programa de calidad ofrece soporte y capacitación para facilitar su manejo.
7. Seguridad cibernética
Dada la sensibilidad de la data contable, si el programa opera en la nube tiene que garantizarnos altos protocolos de seguridad cibernética.
Si el software cumple con estas características podemos estar hablando de una buena solución. Luego podemos pasar a valorar otros puntos relativos a funcionalidades específicas, como capacidad multiusuario, carga masiva de datos y planes de cuentas predefinidos.
