Contar con un software de planillas puede ser una gran alternativa para ayudarnos a reducir la carga administrativa y crear un ambiente de trabajo satisfactorio.
La nómina de pago es una tarea fundamental para los encargados de Recursos Humanos, y aunque no es complicada, hay muchas variables para tener en cuenta que aumentan el riesgo de cometer errores, sobre todo para las empresas con un gran número de trabajadores.
Con esto en mente, hoy veremos cuándo es buena idea implementar un software especializado y los beneficios de hacerlo.
¿Qué es una nómina de pagos?
La nómina es el dinero que una empresa paga a sus empleados por el trabajo que realizan.
Su cálculo es importante porque afecta a los ingresos netos de la empresa, y también suele ser objeto de diversas leyes y reglamentos laborales.
Errores comunes en la nómina de pago
Los principales errores en el cálculo de las nóminas se producen porque la información se introduce manualmente. Esto conduce a imprecisiones en el registro de las licencias, permisos, el cálculo del impuesto a la renta, entre otros.
A continuación, los principales errores de los que debemos tener conocimiento:
1. Licencias, permisos y descansos
Cuando gestionamos la nómina manualmente, puede ser difícil hacer un seguimiento eficaz de la asistencia o de las ausencias justificadas. Esto puede afectar al pago de las remuneraciones a final de mes.
Por ejemplo, ¿qué pasaría si registramos por error que un permiso pagado es una ausencia? Entonces, el trabajador perdería el salario de ese día y podría reclamar el dinero a final de mes. Este puede parecer un error pequeño, pero si se repite constantemente o si los empleados toman medidas al respecto, la empresa puede verse en problemas.
2. Cálculo del impuesto a la renta
Las rentas de quinta categoría aplican a todos los trabajadores que son dependientes. Si los ingresos anuales de un empleado superan las 7 UIT, entonces debe pagar la retención.
Para calcular el monto a deducir por este concepto, los encargados de gestión de recursos humanos deben proyectar los ingresos anuales y verificar si superan las 7 UIT.
Sin embargo, muchas veces se cometen errores en estos cálculos, que luego salen a la luz cuando los trabajadores reciben las remuneraciones variables principales y complementarias, con el ajuste legal a fin de año.
3. Pago de liquidación
De acuerdo con la Superintendencia Nacional de Fiscalización Laboral, una vez finalizada la relación de trabajo, los empleados deben recibir el pago de todas las prestaciones sociales en un plazo de 48 horas. De lo contrario, la empresa debe pagar intereses sobre la cantidad adeudada desde la fecha en que debía pagarla hasta que lo haga efectivamente.
Por este motivo, es muy importante que el pago de liquidación se calcule correctamente desde el principio. Sin embargo, a menudo pueden surgir errores por un mal registro de la información: desde las licencias y permisos, hasta los descansos.
4. Cálculo de la planilla
Finalmente, si no disponemos de las herramientas adecuadas, el cálculo de las nóminas puede llevar más tiempo de lo necesario.
Esto puede retrasar la fecha de pago y afectar la reputación de la empresa, así como la satisfacción de los trabajadores.
Ventajas de contar con un Software de Planillas
Si quieres ahorrar tiempo y garantizar la precisión en la gestión de recursos humanos, considera la posibilidad de implementar un sistema especializado.
Zenda es un software de recursos humanos que cuenta con una plataforma de nóminas, la cual permite automatizar y simplificar el cálculo de las remuneraciones, minimizando cualquier tipo de error que pueda generarse al hacerlo de forma manual.
