Ingresa a Google y escribe “Contabilidad en la nube”, lo más probable es que encuentres una lista de buenos artículos (como los que tenemos en Defontana), aplicaciones y consultores prometiendo una mejor vida si te cambias a la nube: Ahorra tiempo, ahorra dinero, y haz crecer tu negocio – es la mejor invención desde el ábaco.
La realidad es que un cambio hacia la nube no siempre es lo mejor. Los automóviles son más rápidos que las bicicletas, pero hoy no todos necesitan un auto. Es obvio que la contabilidad en la nube tiene una variedad de beneficios y en muchos casos es una excelente solución, sin embargo, sólo es una gran solución si sabes cuál es tu real problema.
La transición a un software de contabilidad en la nube puede significar recursos adicionales, además de una curva de aprendizaje en el corto plazo, mientras las personas encargadas en la organización se adecuan al nuevo software.
Sin embargo, si has identificado correctamente los problemas de tu organización y has visto cuál plan de contabilidad resuelve estos problemas, entonces los beneficios del cambio a la nube serán aparentes.
Mientras cada negocio tiene sus propias necesidades y problemas en su organización, existe un número de tópicos específicos que son transversales en muchos tipos de empresas y que pueden ser solucionados con el software de contabilidad adecuado. Considera estos puntos al elegir tu software de contabilidad:
Transparencia
En el mundo de los computadores de escritorio, los datos son generalmente almacenados en un solo computador y accesible a una sola persona. Cuando estás colaborando con un equipo, ellos no sabrán qué está pasando con los números a menos que alguien comparta los datos con ellos.
La falta de transparencia puede llevar a malas decisiones de negocios. Si no tienen acceso a sus números, es poco probable que utilicen información actualizada al planear y tomar decisiones, además pueden basarse en datos inadecuados como un balance de su cuenta del banco para saber cómo va su empresa realmente.
“Un software de contabilidad en la nube puede ser una valiosa herramienta para aumentar el conocimiento y transparencia de los libros, para finalmente tomar mejores decisiones.”
Relevancia
En muchos casos, la contabilidad está asociada a datos antiguos. Las empresas terminan de rellenar los libros semanas o incluso meses después que el periodo ha terminado. Esto significa que cualquier data que estén mirando, estará obsoleta. Si están mirando cómo tomar sus decisiones de negocio, ya sea contratar nuevo personal o cambiar el precio de sus productos, hacerlo con datos de hace 3 meses atrás no será lo más eficiente para la empresa.
Cuando es usada efectivamente, algunas características de la contabilidad en la nube como integración con los datos del banco o extracción de los datos de las facturas emitidas, pueden crear reportes en tiempo real. De esta forma, se pueden establecer discusiones y decisiones basados en datos que son relevantes para la empresa.
Integración
La empresa puede ya estar usando algunos softwares para hacer seguimiento a sus clientes, planeación de proyectos, propuestas, manejar leads, manejar el pago a sus colaboradores, o tener una tienda online de e-commerce. Es por esto que si estos softwares no se comunican efectivamente con el software de contabilidad, pueden experimentar problemas con la transparencia o con la relevancia, con lo cual estarían haciendo mucho más trabajo.
Antes de empezar a integrar todas estas aplicaciones en el software de contabilidad, es importante saber cómo funcionan estas integraciones y cuáles son las más relevantes. ¿Qué datos se están trayendo al software y cómo estos pueden beneficiar al negocio?
Por ejemplo, si la empresa es un servicio que provee consultorías a diferentes clientes, tener un sistema que traiga todos los ingresos automáticamente a un software de contabilidad y muestre estos datos día a día, es absolutamente beneficioso. Por el otro lado, si la empresa importa todos los datos de cada cliente (información demográfica, transacciones, costo por venta, ingresos pasados, etc.) puede resultar tedioso y un dolor de cabeza si la empresa tiene un gran número de transacciones.
Un cambio hacia la nube no siempre es tan fácil como apretar un botón. Sin embargo, si se identifican los datos que son importantes, además de los procesos que le dan vida a la empresa, el software de contabilidad correcto debería traer inmensos beneficios a la empresa además de agregar valor a toda la organización.
