Características de un sistema de inventario y facturación

Mientras que la facturación se presenta como una de las acciones más comunes en el mundo de los negocios -desde microempresas hasta grandes organizaciones-, el control de inventario constituye uno de los aspectos básicos de toda empresa en cuyos procesos se requiera de un manejo en detalle de artículos en bodegas y por lotes. Por esta razón, un sistema de facturación e inventario online nos ayuda a mantener en orden dos de los procesos más importantes del negocio (facturación y gestión de stock), minimizando los pormenores y contribuyendo a mantener una productividad adecuada. A continuación, descubre cuáles son las características más importantes de un sistema de inventario y fe uno especializado en facturación, y cómo sacar el mejor provecho de estos dos módulos en conjunto.

Características de un sistema de facturación

De acuerdo con información del SII, la factura electrónica consiste en un documento digital y válido legalmente como medio de respaldo de operaciones efectuadas entre contribuyentes. Siendo así, para ser facturador electrónico se debe estar debidamente certificado por el Servicio de Impuestos Internos, proceso que se puede llevar a cabo desde su sitio. Atendiendo a lo anterior, la principal característica de un sistema de facturación es que permita emitir documentos tributarios electrónicos (DTE) como boletas y facturas, entre otros. Otras de las características fundamentales son:

• Integración con el sistema de inventario y punto de venta (POS) para la emisión inmediata de boletas y facturas electrónicas.
• Creación de todo tipo de documentos tributarios electrónicos a los usuarios certificados.
• Generación de libros, tanto de guías de despacho electrónicas como de boletas.
• Administración de folios y almacenamiento de documentos en la nube.

Características de un sistema de inventario

Existen distintos tipos de sistemas de gestión de inventarios, pero -a grandes rasgos- son dos los más importantes del mercado:

• Un sistema de inventario genérico y multiusuario para gestionar múltiples bodegas y sucursales, con seguimiento de artículos por lotes y series.
• Un software en punto de venta (POS) que permita controlar el inventario para venta directa de productos al cliente final.

La característica más importante de ambos tipos de sistemas de gestión de inventarios es que funcionan en la nube, lo que permite administrar el inventario online desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo con conexión a Internet. Además, hay algunas características de ambos sistemas que son de suma importancia:

• Pueden integrarse con un ERP (software de planificación empresarial) y, por ende, conectar -en la nube- las distintas áreas de las empresas.
• Realizan un seguimiento constante de artículos, considerando los ingresos y egresos de cada uno.
• Indican la sucursal o bodega en que se encuentran los distintos productos y en qué cantidad.
• Se adaptan a múltiples tecnologías (pistolas de pago, impresoras, dispositivos móviles, etc.).
• Las ventas se registran automáticamente en el sistema de facturación en línea.

Sistema de facturación e inventario: soluciones modulares

Tanto el sistema de facturación como el de inventario se pueden integrar de forma modular en una misma plataforma, permitiendo a los negocios contar con información ordenada y actualizada sin necesidad de realizar traspasos manuales de un módulo a otro. La conexión entre ambos sistemas genera un efecto de sinergia en la productividad de la empresa: la venta de productos es más rápida e intuitiva, y esta información se registra automáticamente en el software de facturación, agilizando los procesos de contabilidad y facilitando su consecuente organización. Gracias a la acción mutua de un sistema de inventario y facturación, es posible realizar ventas menos aparatosas para negocios minoristas o de venta directa, además de permitir la adaptación a múltiples medios de pago y generación de diversos DTE.