El nivel de inventario tiene una influencia directa en las utilidades de nuestro negocio. Al manejar las cantidades adecuadas de mercancía, ahorramos costos de almacenaje y reducimos las posibilidades de pérdida por merma o deterioro de los productos. Además, esto nos permite tener menos dinero inmovilizado en existencias de baja rotación y evitar los quiebres de stock que, según una investigación del Departamento de Ingeniería Industrial de la Universidad de Chile, generan pérdidas significativas en las ventas, ya que cuando las personas no encuentran en góndola lo que buscan recurren a:
- No comprar (11%).
- Retrasar la compra (15%).
- Sustituir el producto por otro de la misma marca (13%).
- Comprar en otra tienda (32%).
- Sustituir el producto por uno de otra marca (29%).
En respuesta a lo anterior, el sistema de control de inventarios es una herramienta indispensable para mantener un óptimo nivel de existencias y, por lo tanto, para cuidar las finanzas.
¿Qué es un sistema de inventario?
En líneas generales, un sistema de inventario es una herramienta de gestión empleada para registrar las cantidades de mercancías existentes en un negocio, así como para determinar el costo de los productos vendidos.
Mediante un sistema de control de inventarios es posible saber cuánta mercancía se tiene en determinado momento y qué productos están por acabarse (eventual quiebre de stock), así como determinar los niveles de rotación de los productos e identificar aquellos próximos a cumplir su fecha de caducidad.
¿Cómo funciona un sistema de inventario?
El funcionamiento de los sistemas de inventario puede variar de un software a otro, pero -en líneas generales- se puede resumir de la siguiente manera:
Ingreso de un stock inicial
Lo primero que permite hacer un sistema de control de inventarios es ingresar a una base de datos la cantidad, costo y precio de venta de cada uno de los productos que componen el stock del negocio.
Por lo general, estos productos vienen identificados con un código único que el sistema puede leer rápidamente empleando cualquier tipo de pistola, lo que facilita considerablemente el registro de mercancías.
Cada vez que llega nueva mercadería al almacén se debe realizar el respectivo ingreso de las cantidades recibidas, para no generar inconsistencias entre las existencias reales y las registradas en el sistema.
Actualización del inventario en tiempo real
El inventario queda asociado al registro de ventas. Por lo tanto, cada vez que se vende un producto el sistema lo descuenta del stock, ingresando el valor de la venta. Así se mantiene un registro continuo de cada artículo del inventario, lo que permite ver -en todo momento- las mercancías disponibles y las que están próximas a agotarse.
Sin duda, información relevante para simplificar la gestión del stock y ayudar en la toma de decisiones.
Software de Punto de Venta
Al preguntarse qué es un sistema de inventario, es fundamental acotar que se trata de una herramienta que se incluye en un software de punto de venta (POS). Esto contribuye a ordenar los ingresos y egresos, asegurando una gestión del inventario fidedigna y transparente, lo que deriva en un mejor control de las finanzas y, por ende, de las utilidades.
Para obtener el máximo provecho de un sistema de inventarios, es fundamental analizar las diferentes opciones del mercado y optar por un proveedor que ofrezca asistencia técnica y, además, que permita la integración con el sistema ERP. Así, podrás mantener actualizada la información de stock y contable.
