El vertiginoso desarrollo de la tecnología y su aplicación al quehacer empresarial ha significado una revolución en la forma en que entendemos la administración de nuestras PYMES. Quizás la arista más relevante de esta tendencia es la posibilidad que presentan los software de administración y gestión de potenciar el crecimiento de las empresas, lo que supone una ayuda en un factor crítico para las pequeñas y medianas empresas. ¿Cómo pueden estos software potenciar el desarrollo empresarial?
Manejo más eficiente de recursos
Aquí entramos en el terreno de uno de los más grandes exponentes de la tecnología aplicada a las pequeñas y medianas empresas: los software ERP (Enterprise Resources Planning o Planificación de Recursos Empresariales).
Basados en la automatización de diversos procesos y la integración de la información de diferentes áreas de una empresa, estos sistemas permiten una mejora a nivel macro, facilitando desde la administración del inventario hasta llevar la contabilidad de una entidad, permitiendo canalizar un enorme volumen de información en torno a una sola plataforma. Así, las organizaciones pueden tener una visión más acabada de gran parte (o la totalidad) de sus departamentos, identificando los aspectos a mejorar, aquellos que deben eliminarse y los que requieren de un análisis en detalle.
Control del flujo de caja
El manejo de flujos de caja muy ajustados es un aspecto con el que la gran mayoría de las PYMES deben lidiar constantemente (sí, a todos nos pagan a 30, 60 o 90 días), y los software ERP ofrecen un apoyo concreto y efectivo ante este desafío.
Estos sistemas permiten visualizar en tiempo real las transacciones y balances de nuestras empresas, planteando así un escenario actualizado de los estados financieros. Esto permite evaluar futuras inversiones, adquisiciones e incorporaciones de acuerdo con la real capacidad financiera de la empresa, brindando una oportunidad de crecimiento sostenido.
Mejor relación con los clientes
Otros software que se han instalado con fuerza en el mundo empresarial -sobre todo en las empresas de marketing y ventas- son los CRM (Customer Relationship Management o «Gestión de la Relación con los Clientes»).
Estos sistemas están enfocados en potenciar las relaciones externas de nuestras empresas, estableciendo relaciones más fluidas con nuestros clientes. Esto se logra mediante la creación automatizada de bases de datos con las preferencias de los compradores, recordando sus métodos de pago favoritos, historial de contactos, compras anteriores, etc. Así, es posible generar estrategias personalizadas en torno a datos de gran valor para la empresa, optimizando los recursos invertidos en acciones de marketing.
Mejora la gestión de los contratos
Los sistemas de Gestión del Ciclo de Vida de los Contratos (CLM por sus siglas en inglés) ofrecen una nueva perspectiva en el manejo de documentos contractuales.
Tal como lo indica su nombre, los software CLM permiten optimizar los procedimientos contractuales a lo largo de todo su ciclo de vida, desde su creación hasta su renovación. Principalmente, la utilización de estos software se traduce en un menor tiempo de revisión y aprobación de nuevos contratos, automatizando -y por ende optimizando- los procesos.
De acuerdo a cifras entregadas por la consultora europea Aberdeen Group, los CLM permiten una reducción de hasta un 79% en los gastos del proceso de gestión de contratos. Además, estos sistemas reducen un 64% el tiempo promedio de resolución de conflictos con nuestros proveedores.
La tecnología en las empresas llegó para quedarse, y precisa de una adaptación integral a este nuevo escenario, siendo la aplicación de software de administración y gestión la mejor forma de ponerse al día y potenciar el crecimiento de nuestro negocio.
