Importancia de la gestión documental y firma digital en empresas

Hoy en día, el 70% de las pymes han digitalizado parte de sus procesos, bien sabemos que este avance se vio potenciado por el efecto de la pandemia, pero no ha disminuido con el levantamiento de las restricciones. En este contexto no podemos olvidar la importancia del acceso a nuestra documentación y contar con herramientas como la firma digital. A la vez, necesitamos trazabilidad, por ejemplo, si un trabajador se declara conforme y firma el comprobante del pago de sus remuneraciones, pero el monto no es el correcto, puede dirigirse a la Inspección del Trabajo y necesitaremos acceso a nuestros respaldos.

¿Por qué implementar un gestor de documentos?

Los archivos son parte fundamental de nuestra empresa. Estos guardan el historial de todos los acuerdos tomados con nuestros colaboradores, los que incluye: contratos, anexos, cambios de la dirección en que se presta el servicio, etc. Un ejemplo de herramienta que nos ayudará en esto, es el gestor de documentos. Este es un módulo donde tendremos la posibilidad administrar los documentos de nuestra empresa de manera digital. También nos facilita generarlos de forma masiva creando plantillas de los documentos más utilizados. Además, nos permitirá llevar una fácil administración de documentos por proyecto, pues podremos organizarlos por faena o área. Por ese motivo, el gestor documental es una gran alternativa que nos permitirá mantener nuestra información más importante, guardada de forma segura y ordenada. Además, permite jerarquizar los datos, sin interferir en la administración. 

2 ventajas de la gestión documental 

La gestión documental puede ser nuestra gran aliada, ya que nos entregará beneficios tales como: 

1. Permite una fácil administración de documentos

Gracias a la gestión documental, es posible tener todos nuestros archivos en un solo sitio, gracias a la centralización de datos, por lo que no tendremos que buscarlos en distintos lugares y, al ser digitales, evitamos que se extravíen o se lleguen a dañar.

2. Facilita el acceso a la información 

Al estar dentro de un software de recursos humanos, los archivos de nuestros colaboradores estarán siempre disponibles, tanto para nosotros, como para ellos, en caso de solicitar, por ejemplo, sus últimas liquidaciones de sueldo. Adicionalmente, al tenerlos en la nube, podremos acceder desde cualquier dispositivo, ya sea desde una tablet, notebook o smartphone. Lo único que necesitaremos es una conexión estable a internet.

La importancia de la firma digital

Otra herramienta fundamental que nos permitirá optimizar nuestros procesos es la firma digital. Con esta podremos oficializar diversos documentos, ya sean contratos, finiquitos, permisos, anexos y más. Todo de manera rápida y sencilla de la que se guarda registro automáticamente. Así ganamos tiempo y mejoramos la productividad a través de la generación masiva de documentos que nos permite un software de recursos humanos, en que podemos pedir la firma de toda la nómina de trabajadores con plantillas personalizadas.

Lleva tu gestión al siguiente nivel con Zenda

Entendiendo la importancia de la documentación. Zenda es el software de recursos humanos que Defontana tiene a nuestra disposición. Esta eficiente herramienta, que siempre está actualizada de acuerdo a las normas, nos permite crear todo tipo de documentos de forma masiva. Luego podemos oficializarlos mediante su firma digital, que es completamente válida y segura, ya que está certificada por la Dirección del Trabajo y el Ministerio de Economía. Adicionalmente, nos aseguramos de la identidad del firmante con una doble validación a través de correo electrónico o SMS. Esto es solo una parte de lo que podemos hacer por ti en cuanto a RRHH, conoce nuestras soluciones.