La facturación electrónica es una innovación que se ha insertado en los diversos sistemas tributarios del mundo, lo cual ha significado implementar una serie de cambios respecto del formato físico utilizado de forma clásica. Esto ha permitido mejorar los procesos tributarios, reducir a evasión fiscal y dar más tranquilidad a los contribuyentes a la hora de procesar este tipo de documentos, hoy DTE (Documento Tributario Electrónico).
Se estima que en Perú, al menos 250.000 pequeñas y medianas empresas harán uso de este nuevo sistema de facturación durante 2018, lo cual ha sido parte de un plan de masificación digital que ha ido implementando la Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria (SUNAT). Sin embargo, a la hora de implementar un software de facturación electrónica en tu empresa, es necesario considerar diversos factores para asegurarte de elegir la mejor opción:
1. Soporte
El soporte técnico cobra vital importancia al momento de elegir un software de facturación electrónica, pues en más de alguna ocasión se puede necesitar recurrir a un equipo de especialistas capaces de resolver dudas y problemas del sistema.
De nada sirve una plataforma con diversas funcionalidades y gran capacidad operativa si la empresa proveedora no brinda la instancia para solucionar problemas o aclarar dudas. Por ello, antes de optar por un software de facturación electrónica, evalúa el soporte técnico que ofrece.
2. Interfaz
Es necesario escoger una plataforma que cuente con una interfaz que sea amigable, ¿por qué?
Entendiendo que son muchos lo detalles en torno al tratamiento de las facturas electrónicas -como la información del proveedor, verificar el detalle de lo que se paga/cobra y cumplir con las fechas y disposiciones de la SUNAT, entre otros– es de suma importancia que el software sea intuitivo y fácil de usar. De lo contrario, complicará el trabajo de los contadores o responsables del área administrativa, entorpeciendo los flujos de trabajo.
3. Volumen de DTE
La cantidad de DTEs que se generan en tu empresa es uno de los aspectos más importantes a la hora de elegir un software de facturación electrónica. Por ello, un software con el que se pueda emitir una cantidad limitada de facturas puede significar un problema en períodos de mucha actividad.
De este modo, se hace necesario evaluar y analizar correctamente la cantidad de facturas que se emiten durante un año y, en base a eso, seleccionar el software que ofrezca los planes que mejor se adapten a las características de tu empresa, sin dejar de considerar el factor «crecimiento empresarial», es decir, la posibilidad de incrementar el servicio contratado.
4. Presupuesto
Los diversos sistemas de facturación electrónica disponibles en el mercado varían de acuerdo con el presupuesto que tu empresa tenga. Este punto es muy importante, dado que la inversión realizada en la implementación del software, al cubrir totalmente las necesidades requeridas, estará evitando futuros gastos extras.
Además, es importante considerar que la facturación electrónica -como proceso- permite un ahorro de hasta un 60% en relación a aspectos como la impresión de papel, tiempo, y gastos de archivo y distribución.
Como ves, a la hora de elegir un software de facturación electrónica es necesario considerar ciertos factores que te permitirán tomar una decisión acertada. Al analizar aspectos como los mencionados anteriormente podrás optar por una solución que se ajuste a las necesidades de tu empresa, optimizando tanto los recursos como los procesos.
