No importa cuál sea el giro de nuestra empresa, siempre tendrá que comprar y vender para poder desarrollar su actividad económica.
De ahí que el Libro de Compra y Venta sea tan útil a la hora de gestionar las finanzas y cumplir obligaciones tributarias.
Pero ¿qué es específicamente?, ¿cómo se lleva?, ¿es obligatorio? Solucionemos esas dudas, para que confirmes la necesidad de implementarlo y empieces a llevar este registro como todo un profesional.
¿Qué es el Libro de Compras y Ventas?
Es muy sencillo. Se trata de un documento contable y tributario en el que registramos de forma cronológica cada una de las compras y ventas que realiza la empresa.
Dicha documentación debe ser lo más detallada posible, expresando en cada registro:
- Fecha de la operación y emisión del documento tributario.
- Nombre y RUT del proveedor o cliente.
- Número del documento tributario.
- Monto neto de la operación, IVA y total.
Lo ideal es documentar absolutamente todas las compras y ventas, incluyendo aquellas en las que no fueron emitidos documentos tributarios electrónicos.
Así tendremos un registro completo de las operaciones comerciales, perfecto para optimizar la gestión financiera y calcular cuánto IVA debemos declarar y pagar cada mes en el Formulario 29.
Importancia del Libro de Compra y Venta
El 1 de agosto de 2017, el Servicio de Impuestos Internos (SII) eximió a los contribuyentes de la obligación de llevar este libro y enviarlo cada mes.
En su lugar, implementó el Registro de Compras y Ventas. Este sistema se abastece de los documentos tributarios electrónicos emitidos por los contribuyentes y se compone de 2 módulos:
- Registro de Ventas (RV).
- Registro de Compras (RC).
Con esta información, el SII sabe qué operaciones afectas, exentas y no afectas al IVA realizó la empresa durante el periodo. Información clave para confeccionar una propuesta de declaración del IVA, tanto el crédito como el débito fiscal.
En ese sentido, podríamos decir que no es necesario llevar este documento. Pero eso sería un grave error. Teniendo en cuenta lo que es el Libro de Compras y Ventas, podemos afirmar sin temor a equivocarnos que es prácticamente indispensable para cualquier Pyme. Veamos las razones:
Necesidad contable y para control interno
Lo que hizo el SII fue eximirnos de una obligación tributaria, pero lo más probable es que nuestra empresa siga requiriendo la información de compras y ventas para confeccionar los estados financieros y sustentar los asientos contables en el Libro Diario.
Igualmente, debemos tener presente que el artículo 27 del Código de Comercio nos exige registrar detalladamente en el Libro Diario todas las operaciones mercantiles de la empresa. Razón por la cual es muy recomendable tener el Libro de Compra y Venta como una herramienta auxiliar para la contabilidad.
Por otra parte, la importancia del Libro de Compra y Venta también se debe a que permite la trazabilidad clara de las operaciones comerciales.
Lo anterior favorece el control de ingresos y gastos, así como la toma de decisiones informadas (siempre sabemos cuánto compramos, cuánto vendemos y los márgenes de ganancia reales).
Optimización del cumplimiento tributario
El Registro de Compras y Ventas se confecciona automáticamente con los documentos electrónicos recibidos correctamente por el SII.
Perfecto. Pero ¿qué sucede si un proveedor no informa las compras que hicimos o con las operaciones soportadas mediante documentos en papel?
En estos casos, debemos entrar a la plataforma del SII a complementar el registro. Tarea muy importante, pues esta información es clave para determinar el crédito fiscal al que puede acceder nuestra empresa. Y sin duda, el Libro de Compras y Ventas resulta fundamental para sustentar los ajustes realizados.
Además, tener actualizado este libro nos permite anticipar posibles errores en la declaración del IVA, así como planificar mejor el pago de las obligaciones tributarias mensuales.
¿Cómo hacer Libro de Compras y Ventas?
Como lo mencionamos hace un momento, todo es cuestión de registrar cronológica y detalladamente todas las operaciones comerciales de la empresa.
Sin embargo, para gestionarlo de forma eficiente, resulta muy recomendable tener en cuenta las siguientes sugerencias:
- Realizar el registro de compra o venta lo más antes posible.
- Clasificar las operaciones, diferenciando entre compras y ventas afectas, exentas o exportaciones.
- Validar frecuentemente los datos de emisor y receptor, así como los montos de cada operación.
- Realizar periódicamente conciliaciones bancarias, con el fin de garantizar que todas las operaciones comerciales registradas corresponden al flujo de efectivo contabilizado por la empresa.
- Guardar respaldos de todas las operaciones comerciales, tal y como lo exige el SII.
- Verificar periódicamente que la información del Libro de Compras y Ventas corresponde a la reflejada en el registro del SII.
Finalmente, debemos decir que la tecnología es una gran amiga a la hora de automatizar procesos empresariales. Por esta razón, lo ideal es dejar en el cajón del olvido los registros en papel y digitalizar toda la gestión de los libros contables, valiéndonos de herramientas avanzadas como un ERP online.
Nada como hacer Libro de Compras y Ventas con el ERP Defontana
Defontana ERP es un sistema 100% en la nube que integra varias funcionalidades para optimizar el cumplimiento tributario y la gestión contable.
Hablando específicamente del Libro de Compras y Ventas, podemos conectarlo con el sistema de facturación, para que registre automáticamente las ventas que realiza la empresa y las compras asociadas a los documentos electrónicos que aceptamos.
Además, automatiza la conciliación bancaria y la integración del Libro con compras, ventas, inventario, contabilidad y tesorería, simplificando por completo toda la gestión, así como el manejo de la información en las diferentes áreas de negocio.
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Autor: Defontana Chile
