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Excel vs. sistema ERP Defontana: ¿qué es mejor para negocios?

Autor: Defontana Chile

Excel ya lleva 40 años siendo utilizado por muchas empresas para procesar datos y ejecutar algunas tareas administrativas: análisis financieros, inventarios, seguimiento de proyectos, cálculo de nóminas, entre otras.

Sin embargo, desde que apareció el sistema ERP en la nube está siendo relegado de la gestión empresarial.

5 diferencias entre Excel y el sistema ERP

Un sistema de ERP en la nube también permite administrar datos y realizar varias operaciones empresariales. Pero guarda diferencias sustanciales frente a la hoja de cálculo.

Conozcámoslas, para que tengas mayor criterio a la hora de decidir cuál es la herramienta que necesitas en tu negocio:

1. Propósito y alcance de cada herramienta

En Excel trabajamos en hojas de cálculo, que son tablas conformadas por filas y columnas en las que podemos organizar todo tipo de datos y realizar varios procesos interesantes:

Análisis de datos.
Cálculos (desde aritmética básica hasta operaciones avanzadas con fórmulas y funciones).
Creación de gráficos.
Tablas dinámicas para el análisis de datos.
Importación y exportación de datos desde diversas fuentes

¿Y qué son los sistemas ERP? Cuando hablamos de esta herramienta, nos referimos a software de Planificación de Recursos Empresariales.

Estos fueron especialmente desarrollados para integrar en una sola plataforma toda la gestión empresarial.

Sus principales características son:

Integración de procesos (conecta áreas como finanzas, inventario y ventas).
Base de datos centralizada.

Por ejemplo, cuando realizamos una venta, el sistema ERP permite realizar varias operaciones relacionadas con esta transacción:

Generar la factura electrónica.
Realizar el asiento contable.
Actualizar automáticamente el inventario.

Ahora bien, cuando el ERP funciona en la nube, no tienes que gastar dinero en licencias, ni en infraestructura propia. Si quieres tenerlo en tu empresa, solo debes pagar una suscripción (como la de Netflix, por ejemplo).

2. Funciones de automatización

En Excel, las capacidades de automatización están enfocadas en operaciones matemáticas.

Por ejemplo, el cálculo de remuneraciones, pero debemos crear las fórmulas e ingresar todos los datos de forma manual.

Las funciones de automatización del sistema de ERP están enfocadas a los procesos administrativos y operacionales en las diferentes áreas de negocio.

Por ejemplo, podemos realizar de forma automática las conciliaciones bancarias, la generación de estados financieros, la actualización de inventarios y las órdenes de compra.

3. Capacidad de integración

Excel no tiene integración nativa con otros sistemas, aunque es posible conectarlo a diferentes bases de datos para importar y exportar información sin tener que hacerlo manualmente.

Además, podemos integrar Excel con algunas plataformas de automatización como Power Automate; y con herramientas de Microsoft 365, como Power BI, SharePoint y OneDrive.

El sistema ERP, por su parte, nació para integrar en una sola plataforma toda la gestión empresarial. Por esta razón, además de centralizar los diferentes departamentos de la empresa, tiene API´s abiertas para conectar fácilmente sistemas externos.

Defontana, por ejemplo, admite una gran cantidad de integraciones, entre las cuales destacan comercios electrónicos, marketplaces, CRM, bancos, pasarelas de pago, software de recursos humanos, soluciones de logística y mucho más.

4. Enfoque colaborativo

En las dos herramientas, los equipos de trabajo pueden colaborar de forma remota. Pero hay que decir que los enfoques son muy diferentes.

En el ERP todos los datos están sincronizados y tenemos la oportunidad de crear usuarios con permisos específicos sobre la información que pueden ver y las acciones que pueden ejecutar.

En Excel online, las colaboraciones se limitan a la posibilidad de que varios usuarios trabajen sobre la misma hoja de cálculo.

5. Actualización de datos

Como lo mencionamos hace un momento, los datos del ERP se actualizan en tiempo real y de forma automática en todas las áreas de la empresa. Esto reduce los silos de información, mientras optimiza la toma de decisiones.

En Excel no sucede eso: para que los datos se actualicen, tenemos que abrir la hoja de cálculo, buscar la celda correspondiente y hacer la respectiva modificación. Volviendo al ejemplo de la venta que pusimos líneas atrás, luego de entregar el producto tenemos que:

Ir al registro del inventario y restar del stock la unidad vendida.
Ir a la contabilidad y hacer los asientos contables de ingresos, cuentas por cobrar, caja, etc.

Estas actualizaciones manuales pueden generar inconsistencias o duplicidades en la información.

De hecho, algunas investigaciones han evidenciado que más del 90% de las hojas de cálculo contienen errores. Algo muy grave, especialmente ahora que los datos son el principal activo de las empresas.

Si tenemos operaciones complejas, sí o sí deberíamos invertir en un ERP

No decimos que Excel sea una herramienta obsoleta. De hecho, creemos que es genial. Pero solo para el desarrollo de procesos simples, para la gestión de datos a baja escala.

Teniendo en cuenta de lo que sabemos qué son los sistemas ERP, no hay duda de que es la herramienta ideal para aquellas compañías que buscan automatización, seguridad y eficiencia en la gestión de sus áreas clave.

Son muchos los cambios positivos que verás al migrar de Excel a un ERP, como aumento de la productividad, reducción de errores humanos y una mejor toma de decisiones basada en datos actualizados y centralizados.

Con el ERP para Pymes de Defontana, tu empresa podrá escalar de manera eficiente, adaptándose a las necesidades del mercado sin las limitaciones de las hojas de cálculo.

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Excel vs. sistema ERP Defontana: ¿qué es mejor para negocios?

5 diferencias entre Excel y el sistema ERP

1. Propósito y alcance de cada herramienta

2. Funciones de automatización

3. Capacidad de integración

4. Enfoque colaborativo

5. Actualización de datos

Si tenemos operaciones complejas, sí o sí deberíamos invertir en un ERP

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